Nachholbedarf bei Digitalisierung
Steigerungspotential hinsichtlich Effizienz und Sicherheit
- Mehr als 40 Prozent der befragten Unternehmen hat keine Strategie zur Digitalisierung
- In jedem vierten Unternehmen suchen Mitarbeiter mehr als einen Tag pro Monat nach Informationen
- 40 Prozent der Firmen tauschen vertrauliche Vertragsunterlagen über unsichere Übertragungswege aus
Die PMG Projektraum Management GmbH und die Premier Management & Marketing Group haben in einer Umfrage mit Entscheidern der Immobilienbranche den Status der Digitalisierung untersucht: Hinsichtlich Effizienz und Sicherheit besteht noch großes Steigerungspotential für das digitale Daten- und Prozessmanagement.
Die Umfrage zeigt ein geteiltes Bild: 58 Prozent der Befragten geben an, dass in ihren Unternehmen Immobilienunterlagen zumindest teilweise in Papierform vorliegen. 15 Prozent der Firmen setzen sogar noch überwiegend auf Papierakten. Nur rund ein Drittel verwaltet Immobiliendaten überwiegend digital.
Das Festhalten am Papier führt zu einem massiven Zeitaufwand bei der Suche nach Objektinformationen. Fast jeder vierte Befragte verbringt pro Tag mehr als 30 Minuten mit der Suche nach Informationen in Bestandsunterlagen. Auf einen Monat gesehen verlieren diese Unternehmen dadurch mehr als einen Tag pro Mitarbeiter. Weitere 20 Prozent der Befragten suchen täglich länger als 15 Minuten nach Informationen.
Dennoch haben aktuell mehr als 40 Prozent der Unternehmen noch keine Strategie zur Digitalisierung entwickelt, um diese Missstände zu beheben. Jedes zehnte Unternehmen hat sich noch gar nicht mit diesem Thema beschäftigt. Innerhalb der nächsten zwei Jahre planen allerdings rund 30 Prozent der Befragten eine Strategie zu entwickeln. Immerhin ein Drittel der Befragten setzt aktuell eine Digitalisierungsstrategie um.
Das konkreter Handlungsbedarf zur Einführung eines Systems zur digitalen Speicherung, revisionssicheren Protokollierung und volltextbasierten Suche besteht, bestätigen 36 Prozent der Teilnehmer. Auch bei der rechtssicheren Aufbewahrung von Unterlagen gibt es Nachholbedarf: 42 Prozent der Befragten geben an, dass ihr Unternehmen nicht umfassend vorgesorgt hat. In 9 Prozent der Unternehmen sind hierzu noch gar keine Maßnahmen getroffen worden.
Ein bedenkliches Bild zeigt sich auch bei dem Austausch vertraulicher Verkaufsunterlagen. Rund 40 Prozent der Immobilienunternehmen setzen auf unsichere Methoden für den Datenaustausch wie E-Mail oder Post. Nur jede fünfte Firma nutzt bereits einen Datenraum in der Cloud für einen revisionssicheren Austausch.
„Viele Unternehmen der Immobilienbranche schöpfen das Potential digitaler Unterlagen und Prozesse noch nicht aus und vergeuden so wertvolle Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter“, sagt Christian Hoste, Geschäftsführer der pmg Group GmbH. „Unabhängige Berater mit Branchenkenntnissen können Immobilienunternehmen bei der Entwicklung einer individuellen Digitalisierungsstrategie unterstützen und so den Unternehmenserfolg positiv beeinflussen.“
„Der Verlust von vertraulichen Unterlagen kann eine Immobilientransaktion im schlimmsten Fall verhindern und die Reputation eines Unternehmens schwer schädigen. Das 40 Prozent der Immobilienunternehmen noch auf unsichere Methoden der Datenübertragung setzen ist erschreckend“, erklärt Mike Riegler, Geschäftsführer der PMG Projektraum Management GmbH. „Ein Datenraum in der Cloud ist, der effizienteste und sicherste Weg des Datenaustausches.“
An der Online-Umfrage von der PMG Projektraum Management GmbH und der pmg Group GmbH haben sich über 60 Entscheider, von denen über 50% mehr als 60 Objekte in Ihrem Portfolio verwalten, der Immobilienbranche beteiligt.
