Margendruck setzt Property-Managern zu

Der Druck auf die Gewinnmargen ist neben dem Fachkräftemangel die größte Herausforderung für das Property-Management. Dass die Immobilienverwaltung wenig abwirft, ist kein neues Phänomen. Heutzutage ist es aber durch zunehmende Regulierung seitens der Gesetzgeber sowie Verschärfung der Vorschriften zur Energieeffizienz immer schwieriger geworden, dem Druck standzuhalten. Außerdem stellt die anhaltende Inflation eine zusätzliche Hürde dar, gewinnbringend zu arbeiten.

Wie kann man als Property-Manager diesen Herausforderungen begegnen? Das diskutierten im Rahmen eines von RUECKERCONSULT organisierten Online-Panels fünf Expertinnen und Experten: Prof. Dr. Marco Wölfle, Studienleiter des Center for Real Estate Studies (CRES) und Autor der Verwalterentgeltstudie im Auftrag von DIA, IVD und BVI, Thomas Junkersfeld, Geschäftsführer der B&L Property Management GmbH, Marc Mockwitz, Geschäftsführer der Cloudbrixx GmbH, Carolin Brandt, Managing Director of Asset Management der HIH Real Estate GmbH, und Thomas Heidelberger, Geschäftsführer der REIC GmbH.

Als Diskussionsgrundlage dienten die Ergebnisse der jüngsten Studie „Entgelte in der Immobilienverwaltung 2024“, die sich schwerpunktmäßig mit der Miet- und WEG-Verwaltung von Wohnungen auseinandersetzt. Danach hält der Konsolidierungsdruck in der Immobilienverwaltung weiterhin an. „Der Anteil an Unternehmen, die mehr als 500 Wohneinheiten verwalten, wuchs in den vergangenen Jahren um fast zehn Prozent“, so Prof. Dr. Marco Wölfle. Aktuell verwalteten 27 Prozent der Unternehmen zwischen 500 und 3000 Wohneinheiten. Habe es noch vor wenigen Jahren kaum Verwalter gegeben, die mehr 3.000 Einheiten betreuten, läge der Anteil inzwischen schon bei vier Prozent – Tendenz steigend. „Vor dem Hintergrund eines sehr kleinteiligen deutschen Wohnungsmarktes ist das eine enorme Veränderung der Strukturen von Bestandsverwaltung. Wir sollten darüber die kleinen Wohnungsbestände aber nicht aus den Augen verlieren.“

Laut Wölfle ist der deutsche Mietwohnungsbestand nicht nur kleinteilig, sondern auch räumlich verstreut. In vielen Fällen ist eine professionelle Verwaltung dieser Liegenschaften aus Kostengründen gar nicht möglich: Je kleiner die Liegenschaften, desto teurer die Verwaltung der Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG), weil Fixkosten für Abrechnung und Objektbetreuung über die Einheiten verteilt werden müssen.

Steigende Kosten, wachsende Ansprüche

Für Thomas Junkersfeld, Geschäftsführer der auf Gewerbeimmobilien spezialisierten B&L Property Management GmbH, ist das alles kein Neuland. Seit 35 Jahren ist er in der Branche tätig und seit „gefühlt“ 25 Jahren mit dem Thema Margendruck konfrontiert. „Seit den 90-er Jahren hat die Zahl der Branchenteilnehmer enorm zugenommen, was den Druck generell erhöht hat“, so Junkersfeld. „Jeder beansprucht ein möglichst großes Stück vom Kuchen. Dazu kommt die Entwicklung der vergangenen zwei bis drei Jahre, in denen sich insbesondere die Auswirkungen von Inflation und Fachkräftemangel bemerkbar machten.“

Die Ertragspotentiale der Property-Management-Anbieter haben sich in den zurückliegenden Krisenjahren nicht signifikant verbessert. Parallel steigen die Anforderungen kontinuierlich, weil die Immobilien und die Aufgaben immer komplexer werden. Mehr Arbeit, weniger Entlohnung – damit kämpft die Branche schon lange. So wird die steigende Zahl an Sonderleistungen, die das Property-Management übernehmen muss, nur selten extra vergütet. Zudem hat es zumindest bei den WEG-Regelsätzen trotz gestiegener Inflation keinen finanziellen Ausgleich gegeben. Je größer die Wohneinheiten, desto geringer die WEG-Sätze. Aktuell liegt der Regelsatz bei neuen Mandaten je nach Größe und Aufwand monatlich zwischen 27,37 Euro und 41,65 Euro pro Einheit. Binnen zwei Jahren sind die Sätze damit nur um rund vier Euro gestiegen. Im Gewerbebereich orientieren sich die Gebühren stark am Aufwand der Liegenschaft: Aktuell liegen sie zwischen drei und sechs Prozent der Soll-Miete.

Prof. Dr. Marco Wölfle hat dazu zahlreiche Gespräche mit Property-Managern geführt. „Viele Manager scheuen sich, nachzuverhandeln und höhere Gebühren einzufordern. Der Grund dafür liegt hauptsächlich im Wettbewerb.“ Nach wie vor seien viele Wohnungseigentümergemeinschaften nicht bereit, Zusatzhonorare zu zahlen. Allerdings spezialisierten sich immer mehr Verwalter auf Modernisierungsmaßnahmen – und rechneten die Kosten als zusätzliche Leistungsposten ab. Für die Mehrzahl der im Rahmen der Entgeltstudie Befragten sei das mittlerweile üblich. Vergütet würde in der Regel mit rund drei bis fünf Prozent der Auftragssumme, sobald sie 5.000 Euro übersteige.

Bessere Digitalisierung = höhere Gebühren?

Eine gute Chance, der Branche zu besseren und leistungsgerechten Vergütungen zu verhelfen, sieht Marc Mockwitz, Geschäftsführer der Cloudbrixx GmbH, in der Digitalisierung als „echtem Mehrwert“ für Property-Manager und letztlich auch deren Kunden. „Der Digitalisierungsgrad innerhalb der Branche ist noch sehr unterschiedlich. Wir erleben kleine Property-Manager, die schon komplett in der digitalen Welt angekommen sind. Ebenso gibt es aber auch große Player, die sich verzetteln, weil sie entweder versucht haben, Software selbst zu programmieren oder die Digitalisierung vernachlässigt haben und immer noch mit Excel arbeiten.“

Wer ein Angebot zur Vereinfachung und Beschleunigung und damit auch zu mehr Transparenz von Geschäftsabläufen unterbreite, könne auch die Gebühren erhöhen, weil langfristig alle davon profitierten. „Den meisten Property-Managern ist inzwischen bewusst, dass sie aktiv werden müssen“, so Mockwitz. „Man muss nur an die teils katastrophale Datenlage bei der Übernahme von Portfolios denken. Ordnung in das Chaos zu bringen, kostet ohne Digitalisierung viel Zeit und Geld. Nur wenn Daten konsistent in Ökosystemen gespeichert und bereitgestellt werden, kann dieser Datenschatz richtig genutzt werden.“

Carolin Brandt, Managing Director of Asset Management der HIH Real Estate GmbH, sieht in der Digitalisierung nicht der Weisheit letzten Schluss: „Neben der Digitalisierung sind auch effiziente Prozesse der Schlüssel zum Erfolg. Hinzu kommt, dass kleine Unternehmen sich die Digitalisierung oft nicht leisten können. Das können im Wohnbereich oft nur die Großen.“

Qualität gibt es nicht zum Nulltarif

Grundsätzlich blickt sie aus ihrer Auftraggeberperspektive kritisch auf die aktuelle Entwicklung. „Wir reden im Grunde genommen von Angebot und Nachfrage“, so Brandt. „Kleine Wohnungseigentümer haben oft Schwierigkeiten, einen Property-Manager zu finden und anzubinden. In diesen Fällen können die Verwalter höhere Gebühren durchsetzen, weil es keine Alternative gibt.“

Andererseits stellt sie fest, dass im Zuge von Auftragsakquise Property-Management generell sehr günstig oder sogar zu Dumpingpreisen angeboten werde. „Mal wird schlicht das günstigste Angebot genommen, mal das wirtschaftlich realistische. Letztlich weiß man schon, dass eine bestimmte Qualität nicht zum Nulltarif zu bekommen ist“, ist Brandt überzeugt. Als Asset-Managerin steht sie ihrerseits vor der Aufgabe, die Kosten für die Immobilienbewirtschaftung für die Investoren gering zu halten. Im eigenen Portfolio verwaltet die HIH Real Estate derzeit Immobilien mit einer Gesamtfläche von rund 3,84 Millionen Quadratmetern und einem Wert von rund 14,0 Milliarden Euro.

Ein Problem, das aus Sicht der Asset-Managerin Brandt alle angeht, ist die Überschneidung diverser Aufgaben von Facility-, Property- und Asset-Managern: „Häufig ist in der Praxis nicht klar, wer welche Aufgabe wirklich erfüllt. Wir brauchen aber nicht drei Unternehmen für ein und dieselbe Dienstleistung.“

Thomas Heidelberger ist sich sicher, dass sich daran etwas ändern wird. „Die international tätigen Unternehmen verstehen überhaupt nicht, warum sie in Deutschland drei verschiedene Manager für die Lösung eines Problems, wie einen tropfenden Wasserhahn, bezahlen sollen“, so der Geschäftsführer der REIC GmbH. Der Bau- und Immobilienprofi weiß aus langjähriger Erfahrung, was es heißt, gegen den Margendruck anzukämpfen. „Wir übernehmen häufig kritische Mandate, bei denen seit Jahren keine Betriebskostenabrechnung gemacht wurde und bei denen die Geschäftsleitung keine Ahnung hat, wie eine Facility-Management-Ausschreibung aussieht. Da setzen wir an.“

Aus seiner Sicht macht es keinen Sinn, etwa im Gewerbebereich das Property-Management unter die Drei-Prozent-Hürde zu verhandeln. „Wir sollten vielmehr offen und transparent damit umgehen und fragen ‚Wie viel Prozent bekommt ihr?‛ Letztlich entscheidet die Qualität der Dienstleitsung über den Preis, der oftmals über die Mietverträge festgelegt ist.“

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von RUECKERCONSULT GmbH
Erstveröffentlichung: The Property Post, Januar 2025