Standards lösen kein Problem

Wer digitale Daten verwalten möchte, braucht ein Ordnungssystem. Da hilft es, wenn es Vorgaben gibt, die für alle gelten. Für die Digitalisierung der Immobilienbranche braucht es allerdings auch Zeit, denn das eigentliche Hindernis ist ein anderes.

Die Kompetenzgruppe Real Estate IT der Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung (gif) hat im Mai die Version 2.1 ihrer Datenraumrichtlinie veröffentlicht. Damit sollen Immobiliendatenräume einfacher durchsucht und geordnet werden können sowie für moderne Zukunftstechnologien, wie etwa die sog. Künstliche Intelligenz (KI), leichter zugänglich gemacht werden. Kurz: Die Richtline soll einen Beitrag dazu leisten, digitale Datenräume zu standardisieren.

Eine geordneter, digitaler Datenraum bringt viele Vorteile für eine Immobilie: Er beschleunigt Transaktionsprozesse, beschert Immobilienverkäufern deutlich geringere Haftungsrisiken und gewährleistet Revisionssicherheit. Gepflegte und transparente Immobilien sind zudem investorenfreundlich, weil keine bösen Überraschungen lauern. Ein Immobilien-Käufer spart also Zeit (und damit Geld), wenn er in seiner Ankaufsprüfung (Due Diligence) auf einen weitestgehend lückenlosen Datenbestand zurückgreifen kann. Und der Verkäufer hat den Vorteil, eine sorgfältig dokumentierte Immobilie genauer bepreisen zu können und kann so mit geringeren Abschlagspotenzialen rechnen.

Ein großer Vorteil der neuen Ordnungs-Vorgaben für Datenräume ist, dass standardisierte Ablagestrukturen es uns einfacher machen automatisierten Systemen, sprich Algorithmen (KI), das „lesen“ beizubringen. Die Pflege dieser Systeme wird ebenfalls vereinfacht. Automatische Prozesse funktionieren schließlich nur, wenn der Algorithmus die Daten lesen und zuordnen kann. Diese inhaltliche Indexierung von Dokumenten, also die automatische Zuordnung, ob es sich bei einer Textinformation um einen Stromverbrauch oder eine Mängeldokumentation handelt, ist für menschliche Intelligenz trivial. Aber ein Computer muss das erst lernen. Hierbei helfen Standards enorm weiter.

Wenn wir bereits einen Branchenstandard für die einheitliche Ablage bzw. Zuordnung von Daten und Dokumenten hätten bzw. ein jeder einen solchen verwenden würde, dann könnten alle Software-Systeme, egal von welchem Anbieter, sich darauf berufen und einen gemeinsamen, zugänglichen, konsistenten Datenbestand schaffen. Sie könnten via standardisierten Schnittstellen miteinander kommunizieren, Daten würden automatisiert und ohne Medienbrüche ausgetauscht. Das ist das Ziel. Es ist auch theoretisch möglich, die Unterlagen jeder Immobilie in Deutschland zu digitalisieren. Wäre das bereits der Fall, bräuchte es nur noch Standards, wie sie das aktuelle Update bietet, und wir wären am Ziel.

Für so einen zugänglichen und konsistenten, digitalen Datenbestand von Immobilien in Deutschland ist allerdings nicht nur die Existenz eines Branchenstandards für den Umgang mit digitalen Dokumenten vonnöten, sondern im ersten Schritt erstmal das Vorhandensein dieser Dokumente in digitaler Form. Denn die Immobilienbranche ist noch immer eine sehr analoge Branche.

Die Technologie hierfür liegt in der sogenannten Optical Character Recognition Software (kurz: OCR-Software). Sie kann Dokumenteninhalte erkennen und macht diese für die Volltextsuche auslesbar, dieser Prozess geschieht normalerweise während oder nach dem Scannen von Dokumenten. Bei Neubauten ist das weniger ein Problem, da heutzutage viele Dokumente mit moderner Software entstehen und so nicht von Papier digitalisiert werden müssen. Für die riesigen Immobilienbestände ist die Sache schon schwieriger, erst recht, wenn die Dokumente in schlechtem Zustand sind. Man stelle sich ein Dokument vor, welches über Jahrzehnte in feuchten Kellerräumen gelagert und vielleicht noch mit der Schreibmaschine geschrieben wurde. Da hilft auch die beste OCR-Software nichts, da muss die menschliche Intelligenz nacharbeiten. Ein nicht zu unterschätzender Mehraufwand.

Um die Vorteile eines gut gepflegten digitalen Datenraumes genießen zu können, hilft es, wenn Immobilien-Management-Software schon bei der Projektplanung miteinbezogen wird. Bei Bestandsimmobilien hilft häufig nur händisches Nacharbeiten.

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Erstveröffentlichung: TPP, Juli 2020