Nutzer in den Fokus!

Beschäftigte in der Immobilienwirtschaft machen immer häufiger eine irritierende Erfahrung: Wenn in ihrem Unternehmen die Einführung einer neuen Softwarelösung angekündigt wird, dann ist das häufig ein aufwändiges internes Projekt. Es werden Arbeitsgruppen gebildet, Analysen erstellt, Schulungen anberaumt und irgendwann beginnt dann schließlich die Implementierungsphase, die nicht selten etliche Wochen oder Monate in Anspruch nimmt. Bis die neue Software einsatzbereit ist, dauert es eine gefühlte Ewigkeit. Im Privatleben dagegen erleben sie das exakte Gegenteil: Für alle möglichen Zwecke können sie sich eine App auf ihr Smartphone oder auf ihr Tablet laden. Die Installation dauert maximal wenige Minuten. Sobald diese abgeschlossen ist, lässt sich die App ohne größere Einarbeitung sofort nutzen – und das Ganze macht in der Regel sogar noch Freude. Im Beruf wie im Privatleben geht es darum, sich mittels entsprechender Softwarelösungen von öden Routinetätigkeiten zu entlasten und die so gewonnene Zeit für Wichtigeres nutzen zu können. Doch warum machen viele Anwender dann in beiden Bereichen so gegensätzliche Erfahrungen?

Die Antwort lautet in vielen Fällen: Es liegt an der Fokussierung auf die Nutzer! Leider wird bei der Entwicklung von Softwarelösungen für den professionellen Bereich noch viel zu häufig vom Entwickler statt vom Nutzer her gedacht. Das Resultat sind dann technisch anspruchsvolle Lösungen, die ihr Potenzial jedoch in der Praxis nicht ausschöpfen. Trotz hohen Entwicklungsaufwandes können sie „ihre PS nicht auf die Straße bringen“. Wer tagtäglich mit herkömmlichen ERP-Systemen arbeitet, kennt dies vermutlich aus eigener Erfahrung. In einigen Fällen ist der Aufwand für die Implementierung der neuen Software sehr hoch. Es dauert lange, die betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schulen und die neue Lösung in die bereits existierende IT-Umgebung des Unternehmens zu integrieren. In anderen Fällen ist die Benutzeroberfläche zu kompliziert gestaltet, lässt sich nicht intuitiv nutzen und den Anwendern keine Freude. Häufig ist es auch ein Mix dieser und anderer Gründe, die einer schnellen Implementierung, einer positiven Nutzererfahrung und einer daraus resultierenden hohen Akzeptanz bei den Anwendern entgegenstehen.

Um solche Probleme zu vermeiden, gibt es nur einen Weg: die konsequente Entwicklung aus der Nutzerperspektive. Die entscheidenden Erfolgskriterien lassen sich einfach auf den Punkt bringen. Eine neue Softwarelösung, die ja letztlich helfen soll, Zeit und Geld zu sparen, muss erstens schnell implantierbar und anwendbar sein. Zweitens muss ihre Nutzung – so banal das vielleicht klingen mag – richtig Spaß machen. Und drittens sollte es möglich sein, die Anwendung nicht erst in das bestehende ERP-System einbinden zu müssen, um überhaupt damit arbeiten zu können. Grundsätzlich ist eine solche Einbindung natürlich sinnvoll, doch sollte diese auch zu einem späteren Zeitpunkt möglich sein. Vor allem aber sollte sie keine Voraussetzung dafür sein, mit der neuen Anwendung sofort Zeit und Kosten sparen zu können.

Eine Vermietungssoftware, die Asset- und Property-Managern erhebliche Zeit- und Kostenersparnisse im Vermietungsprozess verschaffen soll, muss beispielsweise so gestaltet sein, dass sie nicht nur von den Beschäftigten im Unternehmen, sondern vor allem auch von Mietinteressenten, die dessen Website besuchen, auf Anhieb verstanden und gern genutzt wird. Neben Selbstverständlichkeiten wie einer logischen Menüstruktur gehören dazu auch „weiche“ Faktoren wie eine attraktive grafische Gestaltung. Aus Sicht der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Vermietungsabteilung geht es vor allem darum, schnell – idealer Weise schon nach einer einstündigen Einweisung – mit der neuen Software arbeiten zu können und keine wochen- oder gar monatelange Implementierungsphase durchlaufen oder erst die Einbindung der neuen Software in das unternehmenseigene ERP-System abwarten zu müssen. Für den Asset Manager wiederum zählt vor allem der schnelle Zugriff auf alle Daten in Echtzeit.

Sind diese Bedingungen erfüllt, dann werden allen relevanten Nutzerzielgruppen innerhalb und außerhalb des Unternehmens schnell positive Erfahrungen mit der neuen Software sammeln. Diese reichen vom „Aha-Effekt“ bei der schnellen Einarbeitung über die Zufriedenheit mit dem schnellen Zugriff auf Informationen bis hin zur Freude über die Entlastung von Routinetätigkeiten, die nicht zur Wertschöpfung beitragen. So wurde beispielsweise bei Foncia Deutschland, mit rund 80.000 Wohneinheiten einer der größten Verwalter bundesweit, bereits eine Woche nach der Unterzeichnung des Vertrages im täglichen Geschäft mit der Vermietungslösung von EverReal gearbeitet, und die Beschäftigten in den Vermietungsteams schätzen vor allem die schnelle und unkomplizierte Einarbeitung und die spürbaren täglichen Zeitersparnisse. All diese Erfahrungen sorgen für eine hohe Akzeptanz und stellen damit sicher, dass die vorhandenen Potenziale auch wirklich in vollem Umfang ausgeschöpft werden können.

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von EverReal GmbH
Erstveröffentlichung: The Property Post, Januar 2019