Revisionssichere Transaktionen
„Heute steht bei Transaktionsschluss alles per Knopfdruck zur Verfügung.“
Im Verkaufsprozess von Immobilien werden zahlreiche Daten und Dokumente zwischen Verkäufer, Makler, Beratern und künftigem Eigentümer ausgetauscht. Nicht selten kommen hierbei noch Excellisten oder nicht datensichere Cloudlösungen zum Einsatz. Allerdings erschwert diese Handhabung eine revisionssichere Transaktion erheblich. Einfacher und vor allem revisionssicher ist die Nutzung eines digitalen Datenraums. Im Gespräch erklären Markus Jugan, Geschäftsführer der IMMOBILIEN JUGAN Investmentverwaltung GmbH, und Marc Mockwitz, Geschäftsführender Gesellschafter der Cloudbrixx GmbH, welche Vorteile die Nutzung einer professionellen, virtuellen Datenraumlösung in der Praxis bietet.
The Property Post: Herr Mockwitz, zunächst einmal müssen wir den Begriff des digitalen Datenraums schärfen und auch der Frage nachgehen, warum typische Cloudspeicher nicht für Transaktionen geeignet sind?
Marc Mockwitz: Wichtig zu verstehen ist, dass die bekannten und gern genutzten Cloudlösungen oder Datenmanagementsysteme keine digitalen Datenräume sind. Solche Systeme erfüllen nicht den Zweck, einen Verkaufsprozess revisions- und rechtssicher abzubilden. Hier ergeben sich unter anderem bedeutende Unterschiede, die den Datenschutz und die Datensicherheit betreffen.
In einem digitalen Transaktionsdatenraum sind dank komplexer Sicherheitseinstellungen im System alle Daten bestmöglich vor Missbrauch geschützt: Beispielsweise werden Dokumente im Datenraum selbst verschlüsselt abgespeichert. Das Drucken, bzw. der Download der verfügbaren Dokumente wird verhindert und die Dateien werden durch ein automatisch eingebundenes Wasserzeichen zusätzlich vor unbefugtem Gebrauch geschützt. Virtuelle Datenräume bieten damit ein sicheres Gerüst unter anderem für die Due-Dilligence-Prüfung, die gängige Cloudspeicher nicht leisten können.
The Property Post: Herr Jugan, Sie haben bereits viele Jahre Erfahrung im Umgang mit digitalen Datenräumen gesammelt. Worauf kommt es Ihnen in der Handhabung an?
Markus Jugan: Wir arbeiten bereits seit mehreren Jahren mit virtuellen Datenräumen im Rahmen von mittelgroßen Immobilientransaktionen im höheren einstelligen Millionenbereich. Seit knapp zwei Jahren nutzen wir den digitalen Datenraum CLOUDBRIXX. DEAL.
Eine einfache Handhabung und größtmögliche Transparenz machen es allen Beteiligten leicht, die virtuelle Umgebung im Transaktionsprozess als tägliches Arbeitswerkzeug zu nutzen. Innerhalb weniger Minuten wird ein virtueller Datenraum völlig unabhängig von der IT-Umgebung eines Unternehmens erstellt. Über eine Rechtematrix kann ich zielgenau rollenbasierte Zugriffsrechte (Lesen, Download, Editieren) zum Datenraum an sich und für den Zugriff auf einzelne Ordner oder Dateien steuern. Das betrifft unsere Zusammenarbeit mit Verkäufern und Maklern, Kaufinteressenten, Immobilienverwaltern, Rechtsberatern oder Banken.
Marc Mockwitz: Die Dokumente lassen sich einfach über Drag&Drop im System hochladen und je nach Einstellung automatisch nummerieren. Auch eine Q&A-Funktion steht den Usern für Fragestellungen bei dem Umgang mit dem virtuellen Datenraum und für eine strukturierte und nachvollziehbare Abwicklung von Fragen potenzieller Investoren bzw. Käufern zur Verfügung.
Markus Jugan: Ja genau, früher waren für diesen Prozess zahlreiche E-Mails oder Excellisten notwendig. Heute steht bei Transaktionsschluss alles per Knopfdruck zur Verfügung. Die Fragen und Antworten sind entscheidend für Verhandlungen und werden auch zum Kaufvertrag mit dokumentiert.
The Property Post: Eine bedeutende Eigenschaft von virtuellen Datenräume ist die Revisionssicherheit. Wie wird diese abgebildet?
Marc Mockwitz: Umfangreiche Analyse- und Kontrollfunktionen sind notwendig, um die Revisionssicherheit zu ermöglichen: Alle Aktivitäten werden mittels Log-Files protokolliert. Damit lassen sich alle Logins, Lesezugriffe, Uploads und Downloads aber auch die Kommunikation im Q&A-Bereich lückenlos nachverfolgen. Es lässt sich jederzeit nachweisen, welche Person zu welchem Zeitpunkt Zugriff auf bestimmte Dokumente und Unterlagen im System hatte. Außerdem erhält der Verkäufer von einem professionellen Datenraumanbieter eine Konformitätsbescheinigung. Mit diesem Dokument wird die Datensicherung für den Notartermin vom Datenraumanbieter in der Echtheit bestätigt.
The Property Post: Digitale Lösungen sind letztlich auch ressourcenschonend. Wie sieht es da in puncto Kommunikation und Kostenersparnis aus?
Marc Mockwitz: Digitale Datenräume bündeln den Datenaustausch, die Kommunikation und weitere notwendige Prozesse in einer Anwendung. Das allein schafft bereits ein hohes Maß an Effizienz. Über die integrierte Benachrichtigungsfunktion werden alle berechtigten Personen über neue Aktivitäten im Datenraum informiert. Damit ist jede/r Beteiligte zu jedem Zeitpunkt immer auf dem aktuellen Stand.
Markus Jugan: Ergänzend sei erwähnt: Es bedarf keiner nennenswerten Einarbeitung, um sich mit der digitalen Umgebung vertraut zu machen. Der Aufbau des Systems ist einfach und es lässt sich intuitiv bedienen. Das spart Zeit und Geld. Meine Erfahrung zeigt außerdem: Ein unkontrollierter Datenraum - also ein Datenmanagementsystem, das nicht dem Zweck dient, einen Verkaufsprozess abzubilden - kann nicht die Sicherheit bieten, die ein professioneller Datenraum gewährleistet.
The Property Post: Vielen Dank für das Gespräch!
Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von Cloudbrixx // JUGAN Investmentverwaltung
Erstveröffentlichung: The Property Post, Juni 2023
