Zukunftssichere Software

Von der Wohnungswirtschaft über die gewerbliche Immobilienwirtschaft bis hin zum Corporate-Real-Estate-Management (CREM) – in der gesamten Immobilienbranche ist der Einsatz von Immobilienverwaltungssoftware nicht mehr wegzudenken. Sie sorgt für mehr Effizienz, Transparenz, die Kontrolle nahezu aller Prozesse und agiert als zentrales, digitales Nervensystem von Immobilienunternehmen. Die dynamische Anpassung einer Software, und der mit ihr gestalteten digitalen Arbeitsprozesse, an den individuellen Bedarf von Immobilienunternehmen wird dabei immer mehr zu einem wichtigen Faktor, um zukunftssicher die sich fortlaufend ändernden Anforderungen im Immobiliensektor zu meistern. Denn können Systeme aktuelle Anforderungen nicht oder nicht mehr abbilden, bekommen Unternehmen die Folgen schnell zu spüren - mehrere Gründe sprechen dann für einen Softwarewechsel.

Warum ein Softwarewechsel sich lohnen kann?
Grundlegende Arbeitsprozesse lasse sich mit einer Software nicht abbilden oder der Automatisierungsgrad ist zu gering? Die Software wird in absehbarer Zeit gekündigt und der Entwickler stellt Software-Updates und Kundenservice ein? Bei der eingesetzten Softwarelösung fehlt es an relevanten Schnittstellen oder der unternehmensspezifischen Integration von Partnerlösungen? Nur einige wenige Beispiele - trifft aber eines dieser Szenarien auf eine genutzte Software zu, ist es an der Zeit, ein neues ERP-System für die Immobilienwirtschaft einzuführen. Denn derartige Faktoren können in der heutigen Zeit schnell über Erfolg oder Misserfolg von Immobilienunternehmen entscheiden.

Neue Anforderungen schaffen neue Herausforderungen
Gestiegene Anforderungen bei der Betreuung von Kunden, Partnern und Dienstleistern, also in der Immobilienwirtschaft beispielsweise von Eigentümern, Mietern, Handwerkern oder dem Facility Management, veranlassen einen Großteil an Unternehmen der Immobilienverwaltung dazu, die Bearbeitung ihrer alltäglichen Aufgaben und Prozesse immer mehr mithilfe digitaler Lösungen abzubilden. Eine umfassende Software für das Immobilienmanagement, mit der eine Vielzahl an täglichen Aufgaben automatisiert abgebildet werden kann und die regelmäßig an neue Herausforderungen im Immobilienmanagement angepasst wird, ist hier ein essenzielles Herzstück der unternehmerischen Infrastruktur.

Daneben erhalten zusätzliche, spezialisierte Softwareprodukte und Erweiterungsmodule für spezielle Anforderungen heute immer mehr den Einzug in die Immobilienunternehmen – diese müssen unkompliziert integrierbar und über Schnittstellen verfügbar sein. Denn ein Immobilienportfolio effizient zu managen, indem man allein pünktlich die Betriebskostenabrechnung versendet und monatlich einmal den Zustand der Immobilie überprüft sind heute bei Weitem nicht mehr die einzigen Aufgaben in der Immobilienverwaltung. Die Anforderungen an Dienstleistungen und Service in der Immobilienwirtschaft steigen. Ein ausgiebiges Reporting bzw. Monitoring, die schnelle Auskunftsfähigkeit und Anpassung an aktuelle Gegebenheiten, die schneller werdende  Kommunikation aufgrund gestiegener Ansprüche von Mietern, ein digitales Dokumentenmanagement, die Wohnungsübergabe mit mobilen Endgeräten und die zunehmende Integration smarter Lösungen für das Management von Immobilien sind entscheidende Schritte bei der Digitalisierung von Unternehmen in der Immobilienwirtschaft, um den zukünftigen Herausforderungen gerecht zu werden.

Mehr digitale Lösungen - höhere Komplexität der Prozesse
Mit dieser zunehmenden Aufgabenvielfalt und der dafür notwendigen voranschreitenden Digitalisierung erhöht sich die Komplexität des Digitalisierungsprozesses - moderne, zukunftssichere Softwarelösungen müssen mehr leisten, um die notwendigen Arbeitsprozesse sowie moderne Nutzer- und Mieterbedürfnisse abzudecken. Die Auswahl der richtigen Software zählt daher zu den wichtigsten Entscheidungen für die Zukunft eines Unternehmens - Sicherheit, Effizienz und Flexibilität sollten dabei höchste Priorität haben. Eine neue Immobiliensoftware sollte den gesamten kaufmännischen und technischen Bereich abdecken und eine zukunftssichere sowie ganzheitliche Plattform bereitstellen, indem sie stets weiterentwickelt wird und die Möglichkeiten der unproblematischen Anbindung bzw. Integration von wichtigen Erweiterungsmodulen und spezialisierten Softwarelösungen zulässt.

Individuelle Anpassung einer Software an Nutzerbedürfnisse als Erfolgsfaktor
Module, mit denen umfangreiche Kernprozesse der Immobilienwirtschaft automatisiert abgebildet werden, sollten weitestgehend in eine Software integriert sein und den Nutzern vielfältige Lösungsmöglichkeiten für die Automatisierung bzw. Vereinfachung von Arbeitsschritten bieten – ausschlaggebend ist dabei, dass sowohl die Aktualität der Module als auch der gesamten Software mithilfe regelmäßiger Updates gewährleistet wird, um auf dem neusten Stand der Technik, der aktuellen Anforderungen und der gesetzlichen Änderungen zu bleiben.

Neben diesen Kerneigenschaften wird der größtmögliche Mehrwert einer Immobilienverwaltungssoftware mit Möglichkeiten der Individualisierung geschaffen - mithilfe unterschiedlicher Zusatzmodule oder gegebenenfalls exklusiven Sonderprogrammierungen kann eine individuelle Ausrichtung des Systems an die Bedürfnisse der Nutzer umgesetzt werden. Sonderfunktionen, die auf Unternehmenswunsch integriert werden, garantieren, dass wirklich alle anfallenden Aufgaben und Prozesse digital abgebildet werden. Denn letztlich gilt es, die spezifischen Aufgaben und Anforderungen des jeweiligen Immobilienunternehmens so zu berücksichtigen, dass ein Allround-Paket inklusive spezialisierter Softwarelösungen zum Einsatz kommt, mit dessen Unterstützung Immobilienbestände mit unterschiedlichen Immobilienkonzepten und verschiedenen Assetklassen allumfassend verwaltet werden können.

Kombination einer “offenen” Softwarelösung als Herzstück mit angrenzenden Speziallösungen
Die Kombination aus einer regelmäßig aktualisierten, zukunftssicheren Softwarelösung für das Immobilienmanagement als Herzstück der digitalen Infrastruktur, in die bei Bedarf angrenzende Lösungen für verschiedene zusätzliche Aufgaben über Schnittstellen integriert werden, ist dabei die effektivste Lösung, um den sich zukünftig entwickelnden Marktanforderungen gerecht zu werden. Einige Softwarehersteller für die Immobilienwirtschaft haben das erkannt und setzen neben der laufenden Weiterentwicklung ihrer Lösung zunehmend auf Schnittstellen und die unproblematische Anbindung von Speziallösungen zur Bewältigung moderner Herausforderungen. Für Unternehmen ist das hochrelevant. Denn nur so erhalten sie eine hohe Sicherheit, dass auch künftige Anforderungen schnell in der Software umgesetzt und Anwendungen in ihre bestehende Systemlandschaft integriert werden können – nur mit dieser Möglichkeit kann, die durch Software und Technologie versprochene Effizienzsteigerung für Immobilienunternehmen auch zukünftig umgesetzt werden.

Weniger Aufwand durch Datenaustausch zwischen Softwarelösungen
Damit der Digitalisierungsprozess letztendlich gelingen kann, ist ein guter Partner mit einer umfassenden Softwarelösung und einem verzahnten System notwendig, das ständig auf dem neusten Stand gehalten wird. Dabei spielen die umfangreichen Automatisierungsmöglichkeiten täglicher Prozesse und die Weiterentwicklung der Lösung mit regelmäßigen Updates für die Nutzer eine genauso große Rolle, wie ein moderner Kundenservice, der die persönliche Betreuung sowie die Umsetzung individueller Anforderungen und Sonderprogrammierungen berücksichtigt.

Immobilienunternehmen sollten und müssen in Zukunft bei der Auswahl von Softwarelösungen verstärkt auf diese Faktoren achten. Sind Softwaresysteme nicht mehr aktuell oder die Technologieplattform der genutzten Software ändert sich, bietet sich ein Neustart an – möglicherweise passt eine andere Immobilienverwaltungssoftware besser zu den modernen Anforderungen eines Unternehmens. Oft ist ein Softwarewechsel ein Garant für die Weiterentwicklung, die Flexibilität und Zukunftssicherheit von Prozessen.

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von Spacewell Germany
Erstveröffentlichung: Spacewell Germany Blog vom Oktober 2020 (https://blog.spacewell-germany.com/)