Zukunftsorientierte Software

Von der Wohnungswirtschaft über die gewerbliche Immobilienwirtschaft bis hin zum Corporate-Real-Estate-Management (CREM) – in der gesamten Immobilienbranche ist der Einsatz einer immobilienwirtschaftlichen Softwarelösung nicht mehr wegzudenken. Sie sorgt mit der Automatisierung regelmäßig wiederkehrender Aufgaben für mehr Effizienz und gleichzeitig für mehr Transparenz sowie die Kontrolle nahezu aller Prozesse und agiert als zentrales digitales Nervensystem von Immobilienunternehmen.

Die Weiterentwicklung und dynamische Anpassung einer Software und der mit ihr abbildbaren Arbeitsprozesse an den aktuellen individuellen Bedarf von Immobilienunternehmen wird dabei zunehmend zu einem wichtigen Faktor, um zukunftssicher die sich fortlaufend ändernden sowie gestiegenen Anforderungen im Immobiliensektor zu meistern. Denn können Systeme aktuelle Anforderungen nicht oder nicht mehr abbilden, bekommen Unternehmen die Folgen schnell zu spüren - mehrere Gründe sprechen dann für einen Softwarewechsel.

Wie wichtig eine zukunftsorientierte Software ist und warum ein Softwarewechsel sich lohnen kann?
Eine Software wird nicht adäquat weiterentwickelt und regelmäßig den aktuellen Anforderungen der Immobilienwirtschaft angepasst? Grundlegende Arbeitsprozesse lassen sich mit einer Software nicht abbilden oder der Automatisierungsgrad ist zu gering? Die Software wird in absehbarer Zeit gekündigt und der Entwickler stellt Software-Updates und Kundenservice ein? Bei der eingesetzten Softwarelösung fehlt es an relevanten Schnittstellen oder der unternehmensspezifischen Integration von Partnerlösungen? Das sind nur einige wenige Beispiele für wichtige Kernmerkmale einer modernen Softwarelösung - trifft aber eines dieser Szenarien auf eine genutzte Software zu, ist es an der Zeit, ein neues ERP-System für die Immobilienwirtschaft einzuführen. Denn derartige Faktoren können in der heutigen Zeit schnell über Erfolg oder Misserfolg von Immobilienunternehmen entscheiden.

Neue Anforderungen schaffen neue Herausforderungen
Gestiegene Anforderungen bei der Betreuung von Kund*innen, Partner*innen und Dienstleistern, also in der Immobilienwirtschaft beispielsweise von Eigentümer*innen, Investor*innen, Mieter*innen, Handwerker*innen oder dem Facility Management, veranlassen einen Großteil an Unternehmen der Immobilienbranche dazu, die Bearbeitung ihrer alltäglichen Aufgaben und Prozesse mithilfe digitaler Lösungen abzubilden. Eine umfassende Software für das Immobilienmanagement, mit der eine Vielzahl an täglichen Aufgaben automatisiert abgebildet werden kann und die regelmäßig an neue Herausforderungen in der Immobilienverwaltung angepasst wird, ist hier ein essenzielles Herzstück der unternehmerischen Infrastruktur.
Daneben erhalten zusätzliche, spezialisierte Softwareprodukte und Erweiterungsmodule für spezielle Anforderungen heute zunehmend den Einzug in die Immobilienunternehmen, um spezifische Aufgaben optimal abzubilden – diese müssen unkompliziert integrierbar und über Schnittstellen verfügbar sein. Denn ein Immobilienportfolio effizient zu managen, indem man allein pünktlich die Betriebskostenabrechnung versendet und monatlich einmal den Zustand der Immobilie überprüft sind heute bei Weitem nicht mehr die einzigen Aufgaben in der Immobilienverwaltung.

Die Anforderungen an Dienstleistungen und Services in der Immobilienwirtschaft steigen. Ein ausgiebiges Reporting bzw. Monitoring, die schnelle Auskunftsfähigkeit und Anpassung an aktuelle Gegebenheiten, die schneller werdende Kommunikation aufgrund gestiegener Ansprüche von Mieter*innen, ein digitales Dokumentenmanagement, die Wohnungsübergabe mit mobilen Endgeräten und die zunehmende Integration smarter Lösungen für das Management von Immobilien sind entscheidende Schritte bei der Digitalisierung von Unternehmen in der Immobilienwirtschaft, um den zukünftigen Herausforderungen gerecht zu werden.

Mehr digitale Lösungen - höhere Komplexität der Prozesse
Mit der zunehmenden Aufgabenvielfalt und der dafür notwendigen voranschreitenden Digitalisierung erhöht sich jedoch gleichzeitig die Komplexität des Digitalisierungsprozesses - moderne, zukunftssichere Softwarelösungen müssen mehr leisten, um die notwendigen Arbeitsprozesse sowie moderne Nutzer*innen und Mieter*innen-Bedürfnisse abzudecken. Die Auswahl der richtigen Software zählt daher zu den wichtigsten Entscheidungen für die Zukunft eines Unternehmens - Sicherheit, Effizienz und Flexibilität sollten dabei höchste Priorität haben. Eine neue Immobiliensoftware sollte den gesamten kaufmännischen und technischen Bereich abdecken und eine zukunftssichere sowie ganzheitliche Plattform bereitstellen, indem sie stets weiterentwickelt wird und die schon erwähnten Möglichkeiten einer unproblematischen Anbindung bzw. Integration von wichtigen Erweiterungsmodulen und spezialisierten Softwarelösungen zulässt.

Individuelle Anpassung einer Software an Nutzer*innen Bedürfnisse als Erfolgsfaktor
Module, mit denen umfangreiche Kernprozesse der Immobilienwirtschaft automatisiert abgebildet werden, sollten weitestgehend in eine Software integriert sein und den Nutzer*innen vielfältige Lösungsmöglichkeiten für die Automatisierung bzw. Vereinfachung von Arbeitsschritten bieten – ausschlaggebend ist dabei, dass sowohl die Aktualität der Module als auch der gesamten Software mithilfe regelmäßiger Updates stets gewährleistet wird, um auf dem neusten Stand der Technik, der aktuellen Anforderungen und der gesetzlichen Änderungen zu bleiben.

Neben diesen Kerneigenschaften wird der größtmögliche Mehrwert einer Immobilienverwaltungssoftware mit Möglichkeiten der Individualisierung geschaffen - mithilfe unterschiedlicher Programmerweiterungen oder gegebenenfalls exklusiven Sonderprogrammierungen kann eine individuelle Ausrichtung des Systems an die Bedürfnisse der Nutzer*innen umgesetzt werden. Sonderfunktionen, die auf Unternehmenswunsch integriert werden, garantieren, dass wirklich alle anfallenden Aufgaben und Prozesse digital abgebildet werden. Denn letztlich gilt es, die spezifischen Aufgaben und Anforderungen des jeweiligen Immobilienunternehmens so zu berücksichtigen, dass ein Allround-Paket mit spezialisierten Softwarelösungen zum Einsatz kommt, mit dessen Unterstützung Immobilienbestände mit unterschiedlichen Immobilienkonzepten und verschiedenen Assetklassen allumfassend verwaltet werden können.

Kombination einer “offenen” Softwarelösung als Herzstück mit angrenzenden Speziallösungen
Die Kombination aus einer regelmäßig aktualisierten, zukunftssicheren Softwarelösung für das Immobilienmanagement als Herzstück der digitalen Infrastruktur, in die bei Bedarf angrenzende Lösungen für verschiedene zusätzliche Aufgaben über Schnittstellen integriert werden, ist so die effektivste Lösung, um den sich zukünftig entwickelnden Marktanforderungen gerecht zu werden.

Neben der laufenden Weiterentwicklung ihrer Lösung setzen Softwareentwickler daher zunehmend auf Schnittstellen und die unproblematische Anbindung von Speziallösungen zur Bewältigung moderner Herausforderungen. Für Unternehmen ist das hochrelevant. Denn nur so erhalten sie die Sicherheit, dass auch künftige Anforderungen schnell in der Software umgesetzt und Anwendungen in ihre bestehende Systemlandschaft integriert werden können – nur mit dieser Möglichkeit kann, die durch Software und Technologie versprochene Effizienzsteigerung für Immobilienunternehmen auch zukünftig umgesetzt werden.

Weniger Aufwand durch Datenaustausch zwischen Softwarelösungen
Damit der Digitalisierungsprozess immobilienwirtschaftlicher Aufgaben und Anforderungen letztendlich gelingen kann, ist ein guter Softwarepartner mit einer umfassenden Lösung notwendig, die ständig auf dem neusten Stand gehalten wird. Dabei spielen die umfangreichen Automatisierungsmöglichkeiten täglicher Prozesse und die Weiterentwicklung der Lösung mit regelmäßigen Updates für die Nutzer*innen eine genauso große Rolle, wie ein moderner Kundenservice, der die persönliche Betreuung sowie die Umsetzung individueller Anforderungen und Sonderprogrammierungen berücksichtigt.
Immobilienunternehmen sollten in Zukunft bei der Auswahl von Softwarelösungen verstärkt auf diese Faktoren achten. Sind Softwaresysteme nicht mehr aktuell oder die Technologieplattform der genutzten Software ändert sich, bietet sich ein Neustart an – möglicherweise passt eine andere Immobilienverwaltungssoftware besser zu den modernen Anforderungen eines Unternehmens. Oft ist so ein Softwarewechsel ein Garant für die Weiterentwicklung, die Flexibilität und Zukunftssicherheit von Prozessen sowie ganzer Unternehmen.

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von Crem Solutions GmbH & Co. KG
Erstveröffentlichung: Crem Solution Blog, März 2022 (https://blog.crem-solutions.de/)