Wettbewerbsfaktor Compliance

Das Thema Compliance hat in der gesamten Immobilienbranche erheblich an Bedeutung gewonnen. Auch eher ‚regulierungsferne‘ Dienstleister wie Property-Manager sind davon betroffen, wenn sie für Mandanten aus dem KAGB-Bereich arbeiten wollen. Eine funktionierende und gut organisierte Compliance-Funktion wird immer mehr zum Wettbewerbsvorteil.

Bis vor wenigen Jahren war Compliance ein Thema, das hauptsächlich den Wertpapierbereich betraf. Compliance-Anforderungen gibt es im WpHG schon seit rund 20 Jahren. Für den Immobilienbereich war Compliance dagegen lange kein Thema. Dies hat sich mit Einführung des Kapitalanlagegesetzbuchs (KAGB) im Jahr 2013 grundlegend gewandelt. Jede Kapitalverwaltungsgesellschaft (KVG) muss seitdem von der BaFin zugelassen werden. Dabei muss sie ein eigenes Risikomanagementsystem nachweisen, zu dem auch die Compliance-Funktion gehört. Die Vorgaben sehen bei jeder KVG einen festen Compliance-Beauftragten vor, der direkt der Geschäftsleitung unterstellt ist, die das Risikomanagement verantwortet.

Gemäß KAGB ist die Kapitalverwaltungsgesellschaft die rechtliche Initiatorin eines Fonds. Die Nachfolgenden Leistungen wie Asset- und Property-Management kann sie entweder selbst erbringen oder auslagern. Unabhängig davon, ob sie die Leistungen selbstständig erbringt oder auslagert, muss die KVG sicherstellen, dass die Compliance-Vorgaben auch bei diesen Wertschöpfungsstufen eingehalten werden. Das KAGB hat damit eine Entwicklung angestoßen, die dazu führt, dass Compliance in der ganzen Immobilienbranche eine immer wichtigere Rolle spielt.

Damit steigen auch die Anforderungen an eher regulierungsferne Unternehmen wie Property-Manager. Viele Unternehmen der Branche gehen verstärkt dazu über, eigene, interne Compliance-Richtlinien zu erlassen. Diese regeln beispielsweise im Detail, was bei Ausschreibungen zu beachten ist, wie mit vertraulichen Informationen umzugehen ist, wie Interessenkonflikte gehandhabt werden, aber auch wie beispielsweise mit Einladungen von dritter Seite umgegangen werden muss.

Die Initiierung, Umsetzung und auch Kontrolle von Compliance bei der BauGrund-Gruppe wird von deren Vorstand und Aufsichtsrat als eine wesentliche Aufgabe der Unternehmens-führung gesehen und dementsprechend vorangetrieben. Dies zeigt auch den hohen Stellenwert, den Compliance im Unternehmen genießt, was sich letztlich durch alle Hierarchieebenen zieht. So hat auch die BauGrund-Gruppe einen eigenen Mitarbeiter als Compliance-Verantwortlichen ernannt, der dafür Sorge trägt, dass die unternehmensinterne Compliance-Richtlinie eingehalten wird. Diese Richtlinie, die zudem sehr eng mit dem internen Kontrollsystem (IKS) verzahnt ist, schreibt umfassende Maßnahmen zur Mitarbeiterinformation und -schulung, zur Betrugsprävention, zur Vermeidung und zum Management von Interessenkonflikten vor. Über die Umsetzung der Maßnahmen muss der verantwortliche Mitarbeiter in einem halbjährlich zu erstellenden Compliance-Report berichten. Die gestiegenen Compliance-Anforderungen produzieren natürlich erheblichen Aufwand für die Unternehmen. Die BauGrund-Gruppe verfügt aufgrund seiner gesellschaftlichen Struktur schon lange über umfassende Erfahrung bei der Umsetzung von Compliance-Richtlinien in der Praxis, da das Unternehmen als Tochter einer Bank bereits seit Jahren aus Konzerngründen viele regulatorische Vorgaben erfüllen muss.

Gerade auch im Property-Management-Geschäft ist spürbar, dass das Thema bei der Auftragsvergabe eine immer größere Rolle spielt. Property-Manager müssen ihren Mandanten nachweisen, wie Prozesse definiert sind, wie Compliance-Handbücher aussehen oder wie Prozesse und Compliance-Angelegenheiten dokumentiert sind. Beispielsweise muss ein Property-Manager auch nachweisen, dass die Vergabe von Leistungen an Dritte korrekt erfolgt. Die Ausschreibung muss genau dokumentiert werden – beispielsweise wenn Hausmeister- oder Gärtnerdienstleistungen ausgeschrieben werden. Potenzielle Kunden wünschen vermehrt Einsicht in diese Dokumente.

Zur Compliance zählt auch, dass alle Mitarbeiter einmal im Jahr eine Anti-Korruptionserklärung unterschreiben. Darin bestätigen sie, dass sie während eines gesamten Kalenderjahres die geltenden Compliance- und Anti-Betrugs-Regelungen eingehalten haben.

Insgesamt wird das Thema Compliance auch im Immobilienbereich noch weiter an Bedeutung gewinnen. Das KAGB war ein großer Schub. Für viele Unternehmen wird die Erfüllung von Compliance-Vorgaben auch aus Wettbewerbsgesichtspunkten immer wichtiger. Denn nur wer seine Compliance im Griff hat, kann Kunden aus dem regulierten Bereich ansprechen.

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von BauGrund Immobilien-Management GmbH
Erstveröffentlichung: Immobilien Fondsbuch 2017