Viel Effekt für wenig Geld

Der Mittelstand kann sich mindestens genauso schnell digitalisieren wie die großen Konzerne. Doch die kleinen und mittleren Unternehmen in der Immobilienbranche müssen fundamentale Bedingungen berücksichtigen.

Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) bilden zwar das Rückgrat der deutschen Wirtschaft. Doch zugleich stehen sie am Pranger, wenn es um die branchenübergreifende digitale Transformation geht. Die Europäische Union platziert in ihrem Digitalisierungsindex von 2020 Deutschland auf Rang 12 von 28 Mitgliedsstaaten und schreibt dies besonders der digitalen Trägheit der Öffentlichen Hand und der mittelständischen Unternehmen zu. Eine Studie der Bertelsmann-Stiftung von Oktober 2019 sortiert KMU fast ausschließlich in die Kategorie innovationsarmer Wirtschaftsakteure mit digitaler Scheu ein. Der deutsche Mittelstandsbund wiederum konstatiert für das Jahr 2020 stagnierende Digitalisierungsinvestitionen in KMU von durchschnittlich 17.000 Euro pro Jahr.

Diese Umstände suggerieren für die mittelständisch geprägte Immobilienwirtschaft, in den KMU die verantwortlichen Hemmschuhe für die stockende Digitalisierung zu sehen. In dieser Hinsicht werden auch Erfolge wie der gestiegene Digitalisierungsgrad der Branche relativiert, wie ihn die 2020 erschienene 5. ZIA-Digitalisierungsstudie ausweist: Das Gros der Teilnehmer, nämlich 41 Prozent, gab hierbei an, einen Umsatz von über 250 Millionen Euro pro Jahr zu erwirtschaften – weit entfernt also von klassischen Mittelstandskategorien. Fakt ist aber auch: Kleine und mittelständische Unternehmen investieren mehrheitlich zwischen einem bis fünf Prozent des Jahresumsatzes in die Digitalisierung. Damit geben sie laut dem Digitalisierungsindex 2021 von Pom+ für die Bau- und Immobilienbranche relativ gesehen mehr Geld aus als ihre Konkurrenten mit über 250 Mitarbeitern. Der Erfolg der digitalen Transformation hängt somit also nicht von der Größe und den finanziellen Spielräumen eines Immobilienunternehmens ab.

Hürden für KMU im Digitalisierungsprozess

Digitalisierung kann folglich auch ohne große personelle und finanzielle Ressourcen gelingen. Doch auf dem Weg dorthin gibt es Fallstricke, die überwunden werden müssen. Eine Strategie ist notwendig, um die bestehenden Prozesse im Unternehmen mit klar definierten Zielen in Einklang zu bringen. Hierbei handelt es sich nicht um großvolumige Pamphlete, sondern um eine Roadmap, die festlegt, welche Geschäftsfelder mit welchem Ziel digitalisiert werden sollen.  Hinzu kommt eine zeitgemäße IT-Infrastruktur mit leistungsstarken Endgeräten. An diesem Punkt erscheinen bei vielen Unternehmen bereits die ersten Fragezeichen. Doch zugleich bilden diese beiden Kriterien die notwendige Bedingung, um den digitalen Prozess nicht im kostenträchtigen Chaos münden zu lassen. Der ausgewählte Lösungspartner darf nicht Lückenbüßer für unerledigte Aufgaben auf Auftraggeberseite werden.

Eigene personelle Ressourcen sind in mittelständischen Immobilienunternehmen entweder überhaupt nicht oder zumindest nicht in ausreichendem Umfang vorhanden. Daher ist es, nicht zuletzt auch mit Bezug auf Kosten und Kompetenz, branchenübergreifender Konsens, dass externe IT-Dienstleister weit effektiver arbeiten als eigens abgestellte Vollzeit-Mitarbeiter. Der Digitalisierungspartner stellt daher nicht selten neben seinem Produkt auch personelle Kapazitäten zur Verfügung, wodurch die cloudbasierten Software as a Service (SaaS)-Anbieter indirekt eine Schlüsselposition in der Digitalisierung des Mittelstands bekleiden. Sie implementieren eine fertige IT-Infrastruktur, die sich in der Regel über Schnittstellen mit anderen Softwarelösungen oder ERP-Systemen verknüpfen lässt.

Beratungsleistungen in der digitalen Transformation

Mit den Grundpfeilern Prozesskenntnis, moderne und leistungsfähige Infrastruktur sowie flexible und gut kalkulierbare SaaS-Lösungen können bereits große digitale Schritte erfolgen. Für die Umsetzung empfiehlt es sich gleichwohl, auf spezialisierte Berater zurückzugreifen. Sie übernehmen die Rolle des neutralen Beobachters und Steuerers. Daher können sie in einer durchschnittlich zwei bis vier Tage dauernden Bestandsanalyse unabhängig von der oft eingeschränkten Selbsteinschätzung des Unternehmens schneller abteilungsübergreifende Bedarfe feststellen und Redundanzen in den „eingespielten“ Abläufen identifizieren.

Darüber hinaus verfügen die Digitalisierungsexperten über Kenntnisse im weiterhin sehr intransparenten Anbietermarkt. Bestehende PropTech-Karten nur mit den Logos und Namen der digitalen Akteure reichen als Auswahlkriterium für eine Software-Implementierung nicht aus. Es ist zudem ein Manko vieler Software-Anbieter, dass Produktinformationen in der Regel aus dem Vertrieb stammen und vielerorts mit einer intransparenten Preispolitik verknüpft sind. Berater können hier eine Auswahl bewährter IT-Lösungen offerieren, die eine angemessene Kosten-Nutzen-Relation beinhalten.

Digitalisierung ohne Bedenken starten

Die erwähnten Barrieren sollten jedoch für KMU kein Hinderungsgrund sein, die digitale Transformation effektiv zu starten. Bevor jedoch Berater verpflichtet werden oder gar eine Software-Auswahl erfolgt, müssen die unternehmensinternen Prozesse mit allen Schritten und Zuständigkeiten genau definiert sein. Dies kann nicht Aufgabe des einzelnen digitalen Dienstleisters sein.

Darüber hinaus gilt: Spezialisierte Software auf SaaS-Basis für immobilienwirtschaftliche Geschäftsprozesse ist allgemeinen Lösungen vorzuziehen. Das Produktangebot der großen IT-Konzerne ist häufig zu komplex und kostenintensiv für kleine und mittelständische Unternehmen. Leistungsfähige ausländische Produkte, die in ihrem Heimatmarkt eine gewisse Breitenwirkung erzielen können, sind wiederum oft schwer in Deutschland zu implementieren. Denn ihre Übertragbarkeit auf den deutschen Markt trifft aufgrund der hier vorherrschenden Regulatorik und der in KMU häufig anzutreffenden Fokussierung auf die deutsche Sprache auf Hemmnisse. Doch der deutsche PropTech-Markt mit seinen aktuell über 400 Lösungen bietet bereits eine angemessene Angebotsvielfalt. Mit einem kleinen bis mittleren fünfstelligen Digitalbudget pro Jahr kann daher bereits ein großer Schritt hin zum digitalen Vorreiter gelingen.

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Erstveröffentlichung: Immobilienmanager online vom Mai 2021