Verwaltung von Gewerbeobjekten

Die Verwaltung von Gewerbeimmobilien mit umfassender Haustechnik ist in der Praxis sehr komplex. Eigentümer beauftragen damit häufig einen Generalunternehmer, der alle Leistungen erbringt. Dieses Modell bringt für den Generaldienstleister jedoch Interessenskonflikte. Die bessere Variante ist eine Verteilung der Arbeiten auf mehrere Dienstleister. Vor allem Wartungs- und Instandhaltungsleistungen sowie Infrastrukturleistungen sollten kontrolliert werden und daher von einem separaten Dienstleister erbracht werden. So können langfristig teure Überraschungen vermieden werden.

Seit der Präsidentschaft von Donald Trump ist das Schlagwort der “Checks and Balances“ wieder in aller Munde. Es beschreibt das System der Gewaltenteilung und der gegenseitigen Kontrolle und Einhegung der Verfassungsorgane in den USA. Vielen Beobachtern wurde mit dem Amtsantritt des Immobilienmoguls wieder bewusst, wie wichtig die gegenseitige Kontrolle der Gewalten ist. Das Prinzip der Checks and Balances lässt sich auf viele andere Bereiche der Wirtschaft übertragen – auch auf die Verwaltung und das Management von Immobilien. Vor allem bei größeren Büro- und Einzelhandelsimmobilien mit umfassender Haustechnik ist eine Verteilung der Leistungen auf mehrere Dienstleister meines Erachtens die bessere Variante.

Generalunternehmer versus mehrere Dienstleister

Grundsätzlich gibt es verschiedene Möglichkeiten, Verwaltung und Management einer Immobilien zu organisieren: Eine davon ist die Beauftragung eines Generalunternehmers, der alle Leistungen – also das Asset-, Property- und Facility-Management – aus einer Hand erbringt. Eine gute Alternative sieht unserer Erfahrung nach wie folgt aus: Ein Teil der Leistungen – nämlich die Wartung, die Instandhaltung und die Gebäude- und Grünanlagenpflege – wird extern vergeben. Dies klingt zunächst nur nach marginalen Unterschieden bei der Organisation der Arbeiten. Bei genauerem Hinsehen hat dies jedoch erhebliche Auswirkungen: Der große Unterschied zwischen beiden Varianten besteht beim Thema Interessenkonflikte. Bei der Variante mit Generalunternehmer muss der Eigentümer bis zu einem gewissen Grad darauf vertrauen, dass der Dienstleister seine Arbeit vollständig und umfassend erbringt und den Spielraum, den er hat, nicht zu seinem Vorteil nutzt. Denn auch wenn Kontrollen und Reportings laufend durchgeführt werden, gibt es immer Bereiche, die unterhalb der Kontrollschwellen des Eigentümers liegen.

Dies trifft beispielsweise auf das Thema Wartungen zu. Gehören der Facility Manager und das Unternehmen, das die Wartungen durchführt, zu einem Unternehmen, ergeben sich hier Spielräume für Interessenkonflikte. Diese können sich beispielweise manifestieren, wenn ein Unternehmen unter großem Kostendruck steht. Dann ist der Anreiz hoch, regelmäßig anstehende Wartungen nur oberflächlich durchzuführen. Das gleiche gilt auch für Tätigkeiten wie Winterdienst, Treppenhausreinigung oder Grünpflege. Das Problem: Werden die genannten Tätigkeiten nicht richtig durchgeführt – auch über einen längeren Zeitraum – verursacht dies nicht zwingend und zeitnah Konsequenzen. Eine ausgefallene Treppenhausreinigung ist an sich noch kein großes Problem. Größer können die Auswirkungen bei unzureichenden Wartungen sein. Wenn am Ende eine Heizung, eine Lüftungsanlage oder ein Fahrstuhl kaputt ist, kann dies sehr teurer werden. Und in aller Regel ist es dann auch nicht mehr möglich festzustellen, ob mangelnde Wartung die Ursache war oder ob der Aufzug auch bei guter Wartung kaputt gegangen wäre.

Reparaturen im Fokus

Ein anderes Beispiel für den Interessenkonflikt: Wenn der General-Dienstleister stark umsatzgetrieben ist, hat der Wartungsdienst Anreize, Reparaturen zu veranlassen, die nicht unbedingt notwendig sind. Dies gilt vor allem für kleinere Reparaturen, wo sich eine Prüfung nicht rechnet. Der Eigentümer hat in diesem Fall keine effiziente Möglichkeit zu prüfen, ob die Reparatur wirklich erforderlich ist. Bei größeren Reparaturen – ab einem Volumen von mehr als 25.000 Euro – wird in der Regel ein externer Gutachter hinzugezogen. Somit entfällt der Spielraum für den Generalunternehmer.   

Es kann lange Zeit unbemerkt bleiben, wenn ein Generalunternehmer seinen Spielraum ausnutzt. Eine typische Situation, in der dies ans Tageslicht kommen kann, ist wenn der Verkauf einer Immobilie ansteht. Dann stellt der Käufer im Rahmen der Due-Diligence fest, dass die Immobilie verschiedene Mängel aufweist, die in die laufende Dokumentation nicht zu finden sind. Schlimmstenfalls kann sich dies negativ auf den erzielbaren Kaufpreis auswirken.

Mehrere Dienstleister kontrollieren sich stärker

Bei der Variante mit mehreren Dienstleistern kontrollieren sich die beteiligten Partner viel stärker gegenseitig und der Raum für Interessenkonflikte ist sehr viel geringer. In der Praxis sieht dies wie folgt aus: Der Facility Manager wird sehr genau darauf achten, dass Wartungsleistungen und Instandhaltungsleistungen umfassend erbracht werden, da genau dies seine Aufgabe ist. Das Gleiche gilt auch für die Gebäude- und Grünpflege.  

Unsere Erfahrung zeigt: Es ist durchaus sinnvoll, Asset-, Property- und Facility-Management aus einer Hand zu erbringen. Allerdings muss eine gewisse externe Kontrolle sichergestellt sein. Daher sieht die optimale Aufgabenverteilung bei der Immobilienverwaltung eine externe Erbringung von Wartung, Instandhaltung und Gebäudepflege von dritter Seite vor. Die Kooperation mit einem externen dritten Unternehmen mag zwar manchmal schwieriger und aufwendiger sein. Aber nur so kann sichergestellt werden, dass alle wichtigen Leistungen mit ausreichender Qualität und Sorgfalt erbracht werden.

Summary

• Häufig wird für die Verwaltung von Gewerbeimmobilien ein Generalunternehmer beauftragt, der alle Leistungen erbringt.
• Jedoch sollten vor allem Wartungs- und Instandhaltungsleistungen kontrolliert werden.
• Für diese Aufgaben sollten daher separate Dienstleister beauftragt werden.
• Somit können Interessenskonflikte vermieden werden. 
• Nur so kann sichergestellt werden, dass alle wichtigen Leistungen mit ausreichender Qualität und Sorgfalt erbracht werden.

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von Omega Immobilien GmbH
Erstveröffentlichung: Immobilienwirtschaft 9/2017