Unser Arbeitsplatz der Zukunft

Die Arbeitswelt ändert sich momentan rapide. Das Thema New Work wird zunehmend prominenter - mehr Homeoffice, hybride Arbeitsweisen und neue Technologien stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen bei der Umsetzung neuer Arbeitskonzepte und der Anpassung von Büros. Ganze Flächen, Räume und Arbeitsplätze werden heute dementsprechend ganz anders genutzt. Smart Building Lösungen bieten Eigentümern, Immobilienverwaltern, Mietern und Immobiliennutzern moderne Möglichkeiten, um Büros in der Gänze flexibel zu nutzen und effizient zu organisieren - so können weniger Arbeitsplätze auf geringerer Fläche für mehr Mitarbeiter zur Verfügung gestellt und Kosten eingespart werden. Wie das funktioniert und wie smarte Lösungen mit ihren Apps dabei unterstützen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Neue Nutzerbedürfnisse für Büroimmobilien
Die Art und Weise unserer Arbeit, die Rolle unseres Arbeitsplatzes und damit verbunden auch die Funktionalität von Büros und ganzer Gebäude entwickeln sich fortwährend - sie passen sich den jeweils aktuellen Bedürfnissen an. Homeoffice Konzepte mit flexiblen und hybriden Arbeitszeitmodellen sind vielerorts schon heute an der Tagesordnung. Um sich diesem gesellschaftlichen Trend anzupassen, werden neben den Immobilien an sich auch intelligente Technologien, die das Nutzen und Management von Immobilien effektiver gestalten, gleichermaßen weiterentwickelt. Denn moderne Bürokomplexe müssen heutzutage nicht nur in ihrer Büroarchitektur und ihrer Ausstattung flexibel gestaltbar sein, um die Umsetzung moderner Arbeitskonzepte zu ermöglichen – in der Tat muss besonders die tägliche Nutzung flexibel sein. Dabei unterstützen moderne Smart Building Lösungen, wie beispielsweise Cobundu.

Technische Lösungen zur Unterstützung von flexiblen Bürokonzepten
Mit den technischen Möglichkeiten, die moderne digitale Lösungen heute bieten, wird eine Anpassung an heutige Arbeitskonzepte sowie die dadurch entstehende neue Bürogestaltung und -nutzung möglich gemacht. Softwarelösungen und ihre Daten können von jedem Platz aufgerufen werden, Dokumente und Rechnungen müssen sich nicht mehr in Ordnern auf dem Schreibtisch stapeln, sondern sind digital auf Endgeräten bzw. in der Cloud und werden mithilfe digitaler Dokumentenmanagementsysteme organisiert. Das bedeutet, aufbauend auf eine derartige digitale Struktur können auch Arbeitsplätze flexibel und von unterschiedlichen Personen genutzt werden. Feste Arbeitsplätze für alle Mitarbeiter in einem Büro gehören im Zuge neuer Arbeitskonzepte wohl eher der Vergangenheit an.

Mit Einführung von Homeoffice und hybriden Arbeitsweisen benötigen Mitarbeiter, die nur einmal oder zwei Mal in der Woche im Büro sind keinen festgelegten Schreibtisch - ihr Arbeitsplatz vor Ort kann variieren. Softwarelösungen und Cloud-Technologien ermöglichen die Arbeit von überall und Smart Building Plattformen erschaffen mithilfe der Übermittlung von Buchungs- oder z. B. Echtzeitdaten genau dafür immer einen unkomplizierten Überblick sowie eine flexible Nutzung von Büros, Arbeitsplätzen und Flächen.

Das ermöglicht immer weniger feste Arbeitsplätze - Einzelbüros können zunehmend in alternative Bürolösungen umgewandelt werden. Besonders die unkomplizierte Handhabe smarter Lösungen für die Arbeitsplatz- und Raumbuchung schafft hier Möglichkeiten, mit denen Büronutzer sich schnell zurechtfinden, sodass Arbeitsplätze flexibel von verschiedenen Mitarbeitern genutzt werden können. Dafür ermöglichen Smart Building Apps auf dem Handy es den Mitarbeitern, ganz schnell und unkompliziert einen Raum oder den von ihnen benötigten Arbeitsplatz zu reservieren. Sie sehen in der App dabei sofort die Verfügbarkeit sowie die Ausstattung des Raumes oder Platzes und können sich daran orientieren, ob sie diesen Arbeitsplatz folglich mit wenigen Klicks buchen möchten oder eine Alternative auswählen.

Smart Buildings – unser Arbeitsplatz der Zukunft
Besonders mittels IoT vernetzte, intelligente Gebäude (Smart Buildings) und smarte Büros erhalten daher zunehmend mehr Beachtung in der Immobilienbranche sowie bei potenziellen Mietern. Denn perspektivisch werden smarte Lösungen sowohl der Nutzung als auch der Verwaltung von Immobilien eine neue Qualität verleihen. Die mit neuen Technologien erzeugte Vernetzung von Sensoren und Smart Building Plattformen unterstützt bei der Optimierung der Flächen- und Arbeitsplatznutzung, bei der Steuerung des Facility Managements, beim Einsparen von Energie sowie beim Management der Gebäudenutzung und verbessert damit den Service von Immobilienunternehmen und den Komfort der Immobiliennutzer bei gleichzeitiger Reduzierung von Betriebskosten.

Der Schlüssel für den großen Mehrwert liegt in der „möglichen“ Verbindung aus Funksensoren und effektiver Softwarelösung, wie Cobundu. Die Sensoren liefern Daten in Echtzeit, die in der Smart Building Plattform ausgewertet werden, um Gebäude und deren Räume im Alltag bedarfsabhängig und flexibel nutzen zu können – für wechselnde Anforderungen im Büroalltag genauso wie für einen nachhaltigen Betrieb von Immobilien - werden Sensoren eingesetzt, können Nutzer live verfolgen, welcher Arbeitsplatz oder Raum momentan belegt ist. Das Management kann anhand der Belegungsdaten (aber auch schon anhand von Buchungsdaten ohne den Einsatz von Sensoren) analysieren, wie frequentiert das gesamte Büro, bestimmte Räume und einzelne Arbeitsplätze sind. Anhand der Ergebnisse können folglich Zeitpläne erstellt oder überflüssige Flächen anders genutzt oder abgemietet werden.

Effektiver Mehrwert – Smart Building Plattformen für die Immobilienwirtschaft
Unternehmen, die es mit dem Einsatz der Technologie schaffen, Gebäude- und Nutzer-Daten der smarten Plattform intelligent zu nutzen, können modernen New Work Konzepte in den Alltag übertragen - mithilfe der über die Smart Building Plattform und die dazugehörige App bereitgestellten „Live“ Informationen wird die Gestaltung moderner Arbeitsweisen unkomplizierte umsetzbar. Die einfache Bedienung, die schnell und übersichtliche Möglichkeit, freie Arbeitsplätze sowie Räume zu finden und zu buchen steigert den Nutzerkomfort und die tägliche Handhabe. Dem Management von Unternehmen ermöglicht das System, am Ende die genaue Frequentierung von Flächen zu erfassen, diese zu analysieren, zu koordinieren und alle Dienstleistungen entsprechend intelligent zu steuern.

Ein entscheidender Faktor, denn Räume in Büroimmobilien sind heutzutage aufgrund flexibler Arbeitsmodelle seltener ausgelastet – viele Unternehmen könnten kleinere Büros nutzen und Kosten sparen. Hinzu kommt, dass ungenutzte Flächen oft umsonst bewirtschaftet werden und damit weitere unnötige Kosten verursachen. Hinzu kommen ökologische Aspekte, die besonders energieeffiziente Gebäude erfordern – die modernen Smart Building Plattformen versprechen hier effiziente Planungs- und Managementmöglichkeiten. Neben der „Navigation“ der Personen im Gebäude für eine optimale Tisch- und Raumplanung wird mithilfe der Smart Building Technologie und der dazugehörigen App eine gezielte Energieversorgung sowie zielgerichtetes bzw. präventives Facility-Management per digitaler Lösungen möglich. Einfach gesagt: Ungenutzte Arbeitsplätze, Büros oder Konferenzräume müssen erst gar nicht gekühlt, geheizt oder gereinigt werden, sodass Unternehmen durch einen niedrigeren Energieverbrauch und „nur“ gezieltes FM Kosten und Ressourcen sparen können.

Die Vorteile von Smart Building Lösungen für die Nutzer im Alltag
Der große Vorteil: Freie Arbeitsplätze werden jedem Nutzer direkt auf der App angezeigt oder sind auf Displays im Büro abrufbar – die Lösung, um bei modernen Arbeitskonzepten die Verteilung von Arbeitsplätzen in einem Büro zu koordinieren und auf diese Weise Fläche und Kosten zu sparen. Zudem können die Nutzer jederzeit die Ausstattung von Arbeitsplätzen und Räumen abrufen, Dienstleistungen buchen (beispielsweise einen Konferenzraum mit Getränken ausstatten lassen), Kollegen auffinden (die einen Arbeitsplatz in einem Gebäude gebucht haben) und das Facility Management steuern (Tickets für Reinigung und Instandsetzungen angelegen).

Mit dem Einsatz einer smarten Softwarelösung und einer dazugehörigen intuitiv bedienbaren App wird der Komfort für die Nutzer und die Planungssicherheit für das Management bei der Nutzung von Büros und sogar während der Nutzungsphase ganzer Immobilien weiter optimiert und auf eine neue Ebene gehoben. Die Möglichkeiten der Technologien werden sich in der Zukunft immer weiter entwickeln und versprechen weiterhin eine Steigerung der Managementmöglichkeiten, des Komforts und verringerter Kosten für die Nutzer von Gebäuden sowie viele Vorteile für eine zugeschnittene, individuelle Verwaltung von Immobilien.

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von Crem Solutions GmbH & Co.KG
Erstveröffentlichung: Crem Solution Blog, Oktober 2021 (https://blog.crem-solutions.de/)