Software wie Sand am Meer

Wie finden Asset- und Fondsmanager die richtige Software? Wie sie dabei vorgehen sollten und wie Künstliche Intelligenz (KI) ihre Arbeit vereinfachen und beschleunigen kann.

Um anstehende Herausforderungen der Immobilienbranche zu lösen, ist das Sammeln und Analysieren von Objektdaten unerlässlich. Das gelingt effizient nur mit professionellen Software-Produkten. Der externe Druck zum automatisierten und vernetzten Datenmanagement auf Ebene des Asset- und Fondsmanagements kommt dabei von verschiedenen Seiten. Von den Investoren, die ihre Renditeerwartungen immer detaillierter und fundierter unterlegt haben möchten und die Ergebnisse laufend überwachen wollen. Von den Finanzierungspartnern, die ein immer engmaschigeres Controlling vollziehen müssen und nicht zuletzt von den Aufsichtsbehörden, die Daten zu Risikomanagement und ESG anfordern.

Aber auch die Asset- und Fondsmanager selbst wollen ihre strategischen Handlungsoptionen detaillierter bewerten, um daraus bessere und schnellere Entscheidungen ableiten zu können.

Hierfür sind neben der Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP) immer häufiger zusätzliche Anwendungen nötig, die über Schnittstellen an die Stammsoftware-Produkte angebunden werden und einen reibungslosen Datentransfer zwischen den Programmen ermöglichen. Bei der Suche nach der passenden Software-Infrastruktur können Asset-Manager sich am Markt selbst umschauen oder Branchenkollegen fragen, welche Anwendungen diese nutzen und wie zufrieden sie damit sind. Auswahlberater können ebenfalls hilfreich sein, insbesondere dann, wenn die Problemstellung komplexer ist und eine neutrale Funktion zwischen Unternehmen und Lösungsanbietern sinnvoll ist.

Bei neuerer, noch kaum verbreiteter Technik, die auch generativer KI nutzt, ist es zudem ratsam, in ausreichendem Umfang Testfälle einzubeziehen. Hilfreich sind dabei primär Dienstleistungen oder Auskünfte von Unternehmen, die die relevanten Produkte aus der eigenen Arbeitspraxis kennen und so mit den Spezifika sowie den Vor- und Nachteilen der Techniken vertraut sind.

Zeit in die Auswahl investieren

In die Suche nach den optimalen Anwendungen sollten Asset- und Fondsmanager am Anfang ausreichend Zeit investieren. Sie sollten sich intern auf den Auswahlprozess gut vorbereiten. Je nach Umfang sollten ein oder mehrere Verantwortliche benannt werden, die dann – gegebenenfalls zusammen mit dem Auswahlberater – den Prozess auf Kundenseite führen.

Gute Beratungsfirmen schauen sich zunächst das bestehende “Ökosystem“ des Kunden genau an, um unter anderem deren Leistungsfähigkeit und Integrationsfähigkeit zu prüfen. Dies ist wichtig, damit das neue Ökosystem hinsichtlich der Datenflüsse optimal konfiguriert werden kann. Nicht selten löst dies weiteren Anpassungsbedarf bzw. die Notwendigkeit aus, weitere Lösungsbausteine für den Datentransfer hinzuzuziehen. Denn für den Projektablauf ist es essenziell, wie reibungslos die Datenmigration aus der bisherigen Software laufen kann und wie Qualitätssicherungsmaßnahmen integriert werden können.

Mit den Lösungsanbietern sollten dann das Zielbild und das Anforderungsprofil besprochen werden. Empfehlenswert ist es, vorab die Kern- bzw. Mindestanforderungen durch die eigenen Experten im Haus zusammenstellen zu lassen und eine selektive Anzahl später bei den Produktdemonstrationen einzubeziehen. Auch die IT-Compliance des Unternehmens sollte frühzeitig hinzugezogen werden, damit die Lösungen auch von Beginn an genutzt werden können. Egal ob neue ERP- oder PropTech-Software: Fast alle arbeiten inzwischen cloudbasiert und werden DSGVO-konform in Deutschland beziehungsweise der EU gehostet. Beides sollte als Standard bei der Auswahl vorausgesetzt werden.

Der zeitliche Horizont für einen solchen Auswahlprozess lässt sich nicht eindeutig bestimmen, je nach Situation sind aber erfahrungsgemäß sechs bis neun Monate realistisch. 

Fallbeispiel: KI-Unterstützung für Mietvertragsanalysen

Generell sind neue KI-Lösungen im Real-Estate-Sektor sehr gefragt. Dabei gilt es zu beachten: KI-Lösungen müssen durch den IT-Compliance-Bereich mit Blick auf die diesbezügliche EU-Gesetzgebung besonders geprüft werden. Hierzu gibt es jedoch gute Hilfestellungen von Unternehmen, die diesen Prozess bereits durchlaufen haben.

Konkret in der Praxis eignen sich KI-Lösungen beispielsweise für Mietvertragsanalysen und bieten hier viele Vorteile. Die Analyse der zugrunde liegenden Mietverträge mittels KI benötigt nur einen Bruchteil der Zeit, die üblicherweise entsprechendes Fachpersonal für die Auswertungen einer Vielzahl komplexer Vertragsdokumente nebst Nachträgen und Schriftverkehr verbrauchen würde und liefert Ergebnisse mit einer sehr geringen Fehlerquote. Mit den Ergebnissen lassen sich extrem schnell Vergleiche mit den Rent Rolls erzeugen, die aus eigenen ERP Systemen oder im Kontext von Due Dilligence-Prüfungen im An- und Verkaufsprozess relevant sind. Die Nutzer profitieren von den qualitativ guten Ergebnissen und enormer Zeitersparnis.

Technisch gesehen werden die zu analysierenden Dokumente in das KI-Tool hochgeladen. Die Analyse von Mietverträgen wird nur eine generative KI-Lösung bewerkstelligen können, die darauf mit der entsprechenden Fachexpertise aus dem Real-Estate-Bereich trainiert wurde. Wichtig ist dabei, dass die Daten nach der Bearbeitung beim verarbeitenden Softwareunternehmen nicht gespeichert werden. Gerade bei Due-Diligence-Prüfungen ist dies aus datenschutzrechtlichen Gründen ein wichtiger Aspekt.

Fest steht: Die richtige Softwareauswahl für das Datenmanagement wird immer mehr zu einem entscheidenden Faktor für den Erfolg im Asset- und Fondsmanagement. Es empfiehlt sich, auf Expertise und spezialisierte Beratung zu setzen, um innovative Technologien wie KI richtig zu integrieren und die eigene Wettbewerbsfähigkeit in einem herausfordernden Markt zu sichern.

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Erstveröffentlichung: immobilienmanager, November 2024