Servicetraum Immobilie

Die klassische Immobilienverwaltung weicht immer mehr dem Immobilienmanagement - und das meist gerechtfertigt. Denn der Begriff “Verwaltung” beschreibt schon lange nicht mehr das, was den Aufgabenbereich der Branche mittlerweile ausmacht - “Management” passt heutzutage vielmehr. Dabei ist der Einsatz digitaler Technologien kaum noch wegzudenken.

Die Anforderungen an ein modernes Immobilienmanagement verändern sich. Es reicht nicht mehr aus, eine Immobilie bloß zu vermieten und sich alle paar Monate ein Bild vom Zustand des Objektes zu machen. Die Mieter erwarten vom Management heute einen angemessenen Service, zusätzliche Dienstleistungen sowie eine stetige Betreuung - und die Besitzer bzw. Investoren von Immobilien verlangen nach schnellen Vermietungen, geringem Leerstand sowie aussagekräftigen Reportings. Der Service- und Managementaspekt gewinnt also immer mehr an Bedeutung. Mit zunehmender Veränderung, hin zu kundenorientierten Management- und Dienstleistungsunternehmen, verändern und vervielfältigen sich zudem die täglich anfallenden Aufgaben - die Anforderungen an das Immobilienmanagement steigen immens und sind oft nur noch mit dem Einsatz digitaler Anwendungen zu bewerkstelligen. Dementsprechend wird das Wissen über die Möglichkeiten eines gezielten Einsatzes solcher digitaler Arbeitsweisen immer wichtiger. Softwarelösungen für das Immobilienmanagement ermöglichen die Planung sowie Automatisierung der meisten anfallenden Aufgaben - ergänzt um Zusatzmodule oder Partnersoftware ist nahezu der gesamte Arbeitsbereich digital abgedeckt. Nur so kann ein modernes und kundenorientiertes Immobilienmanagement das heute weitaus größere Serviceangebot effektiv organisieren.

Um sich vom heutigen Standard abzuheben, werden in Büroimmobilien beispielsweise variabel gestaltbare Konferenzräume, integrierte Kitas und Fitness-Studios angeboten, deren Verfügbarkeit, Nutzung und Ausstattung neben den obligatorischen Büroflächen organisiert sowie verwaltet werden muss. Diese Serviceangebote, zusätzlich zu den täglich anfallenden Verwaltungsaufgaben zu koordinieren ist die große Herausforderung - die Terminplanung für die Konferenzräume in Verbindung mit der oft unterschiedlichen und flexiblen Ausstaffierung ist dabei nur ein Beispiel unter den vielen anfallenden Aufgaben. Bei der Bewältigung eines solchen, heute adäquaten Serviceangebotes und modernen Immobilienmanagements, hilft eine Software für das Immobilienmanagement. Alle für die Immobilienwirtschaft wichtigen Prozesse können abgebildet werden und Unternehmen können sich eine Automatisierung vieler ihrer alltäglichen Aufgaben sowie einen individuellen Workflow einrichten. Darunter fallen beispielsweise Terminierungen inbegriffen aller Informationen zu einem Termin (z. B. das Set-Up von Konferenzräumen mit Bestuhlung, Leinwand, Beamer, etc.) mit zusätzlich eventuell notwendigen Terminwiedervorlagen oder die softwareseitige Verwaltung flexibler Flächen.

Eine Verwaltung solcher flexibler Flächen wird zukünftig immer wichtiger. Die mittlerweile bei Gewerbeimmobilien immer häufiger genutzte modulare Bauweise gestaltet die Möglichkeit einer Veränderung von Flächen während der Nutzungsphase immer einfacher. In vielen Fällen wird dies heute regelmäßig genutzt, um Büros oder Gewerbeflächen zu vergrößern bzw. zu verkleinern und so die Flächen den Mieterwünschen anzupassen. Das Immobilienmanagement muss diese flexiblen Flächen demnach auch softwareseitig mithilfe eines variablen Flächenmanagements unkompliziert verwalten und abrechnen können.

Vorgaben der Immobilienbesitzer und Investoren sowie Erfordernisse und Bedürfnisse seiner Mieter kennen

Neben derartigen Serviceangeboten muss das Immobilienmanagement die bestehenden Vorgaben der Immobilienbesitzer und Investoren umsetzen sowie weitere Erfordernisse und Bedürfnisse seiner Mieter erfüllen. Dazu zählen z. B. Faktoren, wie die Festlegung und Anordnung des passenden Klientels für eine Gewerbeimmobilie, sodass die von vielen Mietern gewünschten sowie die für eine langfristig erfolgreiche Immobilie notwendigen Synergieeffekte greifen können. Dafür ist die intensive Kenntnis der Objekte und der Konkurrenzsituationen im gemanagten Bestand äußerst wichtig. Bei einer Vielzahl an verwalteten Objekten und den dazugehörigen Flächen fällt es natürlich oft schwer, alle Informationen zu kennen. Mit einer entsprechend konfigurierten Softwarelösung hat man die Möglichkeit, für jedes Objekt und jede Fläche sowie für jeden einzelnen Mieter in einer Mieterakte alle wichtigen Informationen gebündelt zu hinterlegen und kann diese mit einem Klick stets schnell abrufen. Dazu gehören beispielsweise auch in den Mieterakten hinterlegte Terminvorlagen für endende Mietverträge, die bei einem erfolgreichen Leerstandsmanagement unterstützen. So ist die Anlage einer Terminvorlage für auslaufende Optionen sehr hilfreich, um z. B. einen Mietvertrag vorzeitig zu verlängern oder sich schon frühzeitig um einen Nachmieter zu bemühen.

CRM-Systeme für Portalvermarktung und Interessentenmanagement

Dabei, Leerstände zu vermeiden, helfen zudem CRM-Systeme für die Portalvermarktung und das Interessentenmanagement. Auf Basis von in der Verwaltungssoftware vorliegenden Objektinformationen werden mühelos alle Stammdaten direkt aus der Software an das System und von dort in alle gängigen Immobilienportale übertragen. Ergänzt werden können die Inserate bzw. Anzeigen zudem ganz unkompliziert mit passenden Texten, dazugehörigen Fotos sowie allen relevanten Dokumenten und Daten - direkt aus der Managementsoftware. Dazu schaffen solche CRM-Lösungen Möglichkeiten, die zahlreichen anfallenden Aufgaben zu vereinfachen und zu beschleunigen, die bis zum Vertragsabschluss mit dem neuen Mieter oder Eigentümer anfallen. Mit der Kombination aus Managementsoftware und CRM-System kann beispielsweise die in Ballungsräumen häufig aufkommende Vielzahl von Anfragen für Immobilien spielend bearbeitet werden – oder ein Mangel an Bewerbern in ländlichen bzw. von Leerstand bedrohten Gebieten durch kurze Reaktionszeiten kompensiert werden. Mithilfe individuell gestaltbarer Formulare erkennt man in den Einsendungen bei den CRM-Systemen sofort, wie viele oder welche Mietinteressenten auf ein Inserat passen oder via eines eingestellten Datenabgleiches, wer bereits Angebote aus Ihrem Haus erhalten hat. Zudem kann man mithilfe solcher individuell gestaltbarer Formulare die gewünschten Informationen zu den potenziellen Mietern erhalten - von der einfachen Abfrage der Kontaktdaten über das Arbeitsverhältnis des Interessenten bis hin zu seiner Liquidität. Die variable Gestaltung macht es möglich, die Formulare je nach Region mit den gewünschten, unterschiedlichen Schwerpunkten anzulegen. Mit wenigen Mausklicks können während des Vermietungsprozesses zudem Besichtigungstermine, Objektreservierungen, Hinweise auf fehlende Unterlagen, Vermietungszusagen oder freundliche Absagen versendet werden. Die Daten von ausgewählten Bewerbern lassen sich direkt in die Managementsoftware übertragen und dort weiterverarbeiten - beispielsweise in einem Modul zur Vorerfassung von Vertragsdaten, um direkt einen Vertrag zu erstellen. Darüber hinaus liefert die Lösung umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten, mithilfe derer man Anfragen, Gesuche und Interessenten gezielt bewerten kann. So gleicht das System beispielsweise auch Objekte, die man dem Markt neu zur Verfügung stellt, kontinuierlich mit den Portalgesuchen und Websiteanfragen von Interessenten ab und sendet eine Auswahl vorsortierter, qualifizierter Bewerberdaten zurück.

Monatlich aussagekräftiges Reporting erstellen

Solche umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten sind aber nicht nur für den internen Gebrauch nötig und sinnvoll. Die in der Managementsoftware gesammelten Informationen bringen einen weiteren großen Vorteil mit sich - die Möglichkeit, jederzeit aussagekräftige Reportings zu erstellen. Die Automatisierung ermöglicht es, sich regelmäßig alle Prozesse und Berichte anzeigen zu lassen, die man benötigt. Von ablaufenden Gewährleistungsfristen der Baumaßnahmen bis hin zu monatlichen Mieteinnahmen - egal ob für die interne Analyse oder für den Immobilienbesitzer bzw. Investor.

Service durch das Management spielt eine immer größere Rolle

Wie schon oben beschrieben, spielt neben diesen Managementaspekten der gebotene “Mieter”-Service eine immer größere Rolle. Die Kommunikation mit dem Immobilienmanagement bzw. die schnelle Abwicklung von Anfragen und Reparaturen sind mitunter ausschlaggebende Gründe dafür, dass Mieter zufrieden oder unzufrieden sind. Mithilfe eines Kommunikationsportals für Mieter verbunden mit dem Auftrags- und Terminmanagement einer Softwarelösung kann das gesteigerte Aufkommen von Terminanfragen und Reparaturaufträgen zeitnah gesteuert und abgearbeitet werden. Die Einstellung von Terminwiedervorlagen oder eventuelle Priorisierungen mancher Objekte bzw. Mietern, beispielsweise mit Wartungsverträgen, ermöglicht eine Steigerung der Zufriedenheit bei den Kunden. Dazu ist die direkte und unkomplizierte Kommunikation mit den Mietern ein immer wichtiger werdender Aspekt. Die Mieter erwarten heute eine unkomplizierte Kontaktaufnahme, bestenfalls möchte sie 24 h ihre Anliegen loswerden können. Das funktioniert nur online per Nachrichtenportal. Zwar ist die gegenseitige Kenntnis eines persönlichen Ansprechpartners auf beiden Seiten auch in unserer heutigen digitalen Welt noch immer ein großer Vorteil, daneben kann das Management heute aber auch auf Softwarelösungen zurückgreifen, mit denen die Kommunikation beidseitig vereinfacht wird. Solche Portale verbessern und erleichtern die Kommunikationsmöglichkeit sowie den Austausch von relevanten Daten und Dokumenten. Mieter, Management und beispielsweise Handwerker können hier online jederzeit einen Schaden melden, Terminanfragen für Reparaturen stellen bzw. bestätigen oder Aufträge und Rechnungen schnell und problemlos austauschen.

Rechnungen freigeben mithilfe eines digitalen Dokumentenmanagementsystems

Für die Organisation unternehmensinterner Dokumente, wie Rechnungen oder Aufträge, empfiehlt sich die Nutzung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems. Moderne, webbasierte Dokumentenmanagementsysteme archivieren Dokumente unternehmensweit rechtssicher in einem zentralen Dokumenten-Pool. Automatisch und unabhängig von Quelle oder Format macht das integrierte System es ganz einfach, wichtige Dokumente zu sammeln, zu suchen, zu teilen und auf sie zuzugreifen – überall und jederzeit, im Browser, mit mobilen Apps oder in der Cloud. Dabei ist gesamte Datenablage GoBD-konform, revisionssicher und entspricht allen Rechtsvorschriften. Einer steuerlichen Abnahme der elektronischen Dokumente steht daher nichts im Wege.

In Hinblick auf diese beispielhaften innovativen Managementansätze bzw. neuen Geschäftsprozesse im Immobilienmanagement und auch hinsichtlich neuer, intelligenter Wohnkonzepte wachsen die Anforderungen an alle beteiligten Immobilienunternehmen. Mithilfe von Softwarelösungen lassen sich jedoch viele Prozesse unkompliziert und automatisiert abbilden und verarbeiten. Schon mit der Implementierung einer Softwarelösung und der dazugehörigen Digitalisierung von Immobilienbeständen mit allen Informationen zum jeweiligen Objekt lässt sich ein Wettbewerbsvorteil sichern, der nach und nach mit der Erarbeitung einfacher Prozesse, wie einer Terminvorlage, stetig ausgebaut werden kann. Steigern also auch Sie Ihren Unternehmenserfolg mit einem System, das alle relevanten Informationen jederzeit verfügbar macht, Ihre Geschäftsprozesse automatisiert und Sie in die digitale Zukunft begleitet.

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Erstveröffentlichung: The Property Post, Januar 2018