Schlankere Prozesse dank Digitalisierung

Zeit ist Geld – nicht nur im Banken- und Finanzwesen, sondern auch und besonders auf Baustellen. Fristgerechte Bauabnahmen und -übergaben sind ein relevanter Kostenfaktor. Mit Hilfe digitaler Tools können viele Arbeitsschritte beschleunigt und somit Projektlaufzeiten verkürzt werden. Manuelle Prozesse in die digitale Welt zu übertragen, etabliert digitale Workflows und ermöglicht es, Zeit- und Kostenvorteile zu realisieren. Aus diesem Grund werden digitale Lösungen immer häufiger in der Bau- und Immobilienbranche verwendet.

Der weltweit tätige Baudienstleister LUPP, eines der größten Bauunternehmen Deutschlands, nutzt bereits seit mehr als fünf Jahren die cloudbasierte Software-Lösung Cloudbrixx im Bereich Mängel- und Gewährleistungsmanagement. Das Leistungsspektrum von LUPP umfasst neben dem Entwickeln und Bauen auch den Immobilienbetrieb und somit den kompletten Immobilienlebenszyklus.

LUPP hat mit Cloudbrixx unter anderem die komplette Abnahme bei den DB Towers in Frankfurt und dem Wohnprojekt Embassy in Berlin mit Cloudbrixx durchgeführt. Die modulare Cloudsoftware ermöglicht es Bauleitern und Sachverständigen alle auftretenden Mängel via App mit dem Smartphone oder dem Tablet aufzunehmen und in ein zentrales System einzuspielen. Anhand digital erfasster Baupläne können Abweichungen und Fehler schnell nachvollzogen, identifiziert und dokumentiert werden. Eine Chronologie der Mängel im Handumdrehen einsehbar. Zudem erfolgt die gesamte Kommunikation unter den Projektbeteiligten über Cloudbrixx und ersetzt den ineffizienten E-Mail- oder sogar postalischen Verkehr.

Aus 24 Stunden werden 30 Minuten

Beim üblichen Ablauf der Mängelaufnahme im Rahmen einer (Vor-)Abnahme benötigte der Bauleiter/Sachverständige zunächst die ausgedruckten Baupläne, ein Klemmbrett mit Checkliste und einen Fotoapparat. Die Mängel wurden händisch während der Begehung auf der Checkliste erfasst, auf dem Bauplan mit einem Stift markiert und mit der Fotokamera dokumentiert. Anschließend musste der Bauleiter/Sachverständige die dokumentierten Mängel händisch in eine Excelliste übertragen und die aufgenommenen Fotos den jeweiligen Mängeln zuordnen. Zuletzt wurden Excelliste und Fotos an eine Person weitergeleitet, die ein Schreiben an den Bauherren oder Nachunternehmer aufsetzte. Der Bauleiter/Sachverständigen musste das Schreiben Korrektur lesen, gegenzeichnen und dann noch jemanden für eine zweite Unterschrift suchen. Alles in allem dauerte der gesamte Prozess früher bis zu 24 Stunden.

Heute kann das alles in maximal einer Stunde erledigt werden, häufig sogar in nur 30 Minuten. Bauleiter/Sachverständige benötigen für die Begehung lediglich ein Smartphone oder Tablet. Die Baupläne liegen digital vor. Mängel können mittels App im digitalen Bauplan verortet und Fotos direkt dem Mangel zugeordnet werden. Beschreibungen zum Mangel werden per „speech-to-text“-Funktion schnell und einfach mit aufgenommen. Eine nachträgliche Übertragung der Notizen ist nicht mehr notwendig. Automatisiert generierte Schreiben und digitale Unterschriften beschleunigen zudem das Mängelmanagement.

Transparente und effiziente Kommunikation

Eine automatisierte Kommunikation innerhalb der Online-Anwendung ersetzt den aufwändigen E-Mail-Verkehr. Über das System können Nachrichten direkt am Mangel erstellt und Arbeitsaufträge an die entsprechenden Stellen beim Bauträger oder Nachunternehmer gesendet werden. Ändert sich der Status einer Aufgabe, werden alle relevanten Akteure benachrichtigt und haben somit den gleichen Wissensstand. Textbausteine und Informationen wie ID, Projektname und Kurzbeschreibung des Mangels werden automatisch in die Benachrichtigungen eingesetzt. Automatische Erinnerungen weisen zudem auf den Ablauf von Fristen hin und helfen damit, den Bauzeitplan im Blick zu behalten.

Fehlervermeidung durch bessere Nachvollziehbarkeit

Neben schnelleren Prozessabläufen hat LUPP durch Cloudbrixx weitere wichtige Fortschritte erzielt:

Die Möglichkeit, Mängel auf digitalen Bauplänen zu verorten und mit einer Fotodokumentation und Sprachnachrichten zu verknüpfen, präzisiert die Mangelbeschreibung und lässt somit weniger Raum für Interpretation. Missverständnisse unter den Projektbeteiligten können vermieden werden. Gerade auf Baustellen, auf denen bis zu 20 Gewerke gleichzeitig an einem Bauwerk arbeiten, ist eine eindeutige Kommunikation wichtig.

Eine gängige Fehlerquelle, die durch die Nutzung einer zentralen Datenbank vermieden werden kann, ist das Arbeiten in verschiedenen Versionsständen einer Datei. Der Vorteil einer cloudbasierten Datenbank liegt darin, dass alle Berechtigten parallel Informationen eintragen oder abfragen können. Es gibt keine Zugriffskonflikte und folglich keine Verwirrung um Dateien mit nicht eindeutiger Benennung.

Durch die digitale Erfassung der Mängel erfolgt automatisch eine lückenlose und revisionssichere Dokumentation aller Vorgänge. Im Streitfall oder bei gerichtlichen Auseinandersetzungen kann problemlos nachgewiesen werden, wann welcher Arbeitsschritt wie und von wem umgesetzt wurde.

Auf dem Weg zum digitalen Ökosystem

Das digitale Gewährleistungs- und Mängelmanagement ist nur ein kleiner Teil im Bau- und Betriebsprozess einer Immobilie. Neben Cloudbrixx nutzt LUPP noch weitere digitale Tools, beispielsweise im Bereich Bautagebuch. Eines haben alle Anwendungen gemein: Sie ermöglichen, dass Daten untereinander ausgetauscht werden können. Bei der Anwendung der zahlreichen Speziallösungen („Insellösungen“), die es mittlerweile am Markt gibt, geschieht dies in der Regel nicht. Es fehlen standardisierte Schnittstellen, sogenannte REST-APIs, und Datenstandards, um einen medienbruchfreien Datenaustausch für Workflows zwischen den Tools herzustellen. Die Folge: Um Informationen von einem System in das andere übertragen zu können, müssen Daten erst exportiert und dann wieder importiert werden. Nicht selten geht dieser Prozess mit einem Datenverlust einher. Deshalb sind im Cloudbrixx-Ökosystem alle Module untereinander verknüpft und kommunizieren miteinander. Für die Anbindung externer Systeme nutzt Cloudbrixx eine offene Softwarearchitektur, um Anschlussfähigkeit und Konnektivität zwischen einzelnen Anwendungen zum Standard zu machen und damit dem Ziel, ein digitales Ökosystems auch über die gesamte Softwarelandschaft der Kunden zu etablieren, Stück für Stück näher zu kommen. Nur dadurch werden durchgängige Workflows geschaffen und der Datenfluss von der Planung über den Bau, den Betrieb bis zum Verkauf einer Immobilie gewährleistet.

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von Cloudbrixx GmbH
Erstveröffentlichung: Bauen aktuell, Dezember 2021