Rechnet sich das?

Um mit ruhigem Gewissen eine gute Entscheidung treffen zu können, müssen mit Sorgfalt alle relevanten Informationen zusammengetragen sowie mögliche Risiken und Kosten abgeschätzt werden. Entscheidungen im strategischen Kontext sind deshalb meist mehrstufig und regelmäßig mit einem nicht unerheblichen zeitlichen Aufwand verbunden. Insbesondere im operativen Tagesgeschäft besteht jedoch häufig die Notwendigkeit, Entscheidungen schnell zu treffen, um auf diese Weise Zeit und Kosten zu sparen.

Zum Alltag eines Objektbetreuers gehören zahlreiche solcher kleinen, aber dennoch wichtigen Entscheidungen. Betrachten wir beispielsweise den Fall einer Leerwohnungssanierung. Nachdem der Vormieter seine Wohnung übergeben hat, kann eine Leerwohnungsbesichtigung vom Objektbetreuer durchgeführt werden. Es werden der aktuelle Ist-Zustand der Wohnung und gegebenenfalls der Sanierungsbedarf festgestellt. Anschließend müssen die dokumentierten Daten ausgewertet und die anfallenden Kosten mit Hilfe verschiedener Listen mit unterschiedlichen Einheitspreiskatalogen kalkuliert werden, um so eine entsprechende Grundlage für den Entschluss zur tatsächlichen Durchführung der Arbeiten zu erlangen. Zwischen Begutachtung der Wohnung und der tatsächlichen Beauftragung der Dienstleister geht auf diesem Wege kostbare Zeit verloren. Gleichzeitig steigt mit der wachsenden Zahl der einzelnen Arbeitsschritte auch die Wahrscheinlichkeit für mögliche Fehler. Wäre es nicht viel einfacher, könnte der Objektbetreuer die Entscheidung zur Durchführung der fälligen Arbeiten direkt vor Ort, während der ersten Begutachtung treffen? Ein intelligentes Zusammenspiel aus mobiler Anwendungslösung und moderner Cloud-Technologie mit integriertem Datenbestand bzw. -austausch sind Voraussetzung für eine effiziente Bearbeitung des Vorgangs.

Eine Lösung von A bis Z

Die ganzheitliche Betrachtung des Vorganges einer Leerwohnungssanierung sollte bei der Auswahl einer geeigneten technischen Lösung im Vordergrund stehen. Denn eine Insellösung, die beispielsweise lediglich die Begutachtung einer Wohnung vor Ort erleichtert, ist kaum zielführend, unter Betrachtung des Gesamtkontextes. Mit unserer mobilen Lösung zur Leerwohnungssanierung wird der vollständige Vorgang einer Leerwohnungssanierung abgebildet – von der Entsendung des jeweiligen Mitarbeiters zum Immobilienobjekt bis zum Abschluss der Sanierungsarbeiten.

Ordnung ist die halbe Miete

Das flexible Lösungskonzept ist so konzipiert, dass es sowohl mit als auch ohne ERP-Integration funktioniert. Das bedeutet, die Lösung ist auch vollkommen unabhängig vom jeweiligen ERP-System sofort einsetzbar. In diesem Fall werden zunächst alle relevanten Daten, also die Adressen und Details der leerstehenden Wohnungen, die unterschiedlichen Gewerke und Bauteile sowie die zugehörigen Einheitspreiskataloge, per Excel in ein Portal importiert. Von hier aus kann nun die Disposition des jeweiligen Objektbetreuers vorgenommen werden. Diese einfache Zuordnung eines Mitarbeiters zum jeweiligen Besichtigungsobjekt ist die Grundlage zur nun folgenden Begutachtung der Wohnung. Es entfallen jegliche E-Mails, Telefonate sowie Übergaben von Detailinformationen zwischen Disponent und zuständigem Objektbetreuer. Die Disposition mittels des Portals bewirkt, dass der Objektbetreuer alle notwendigen Information zur jeweiligen Aufgabe als digitales Formular in der Mobile App auf seinem iPad erhält.

Das iPad lernt rechnen

Mit seinem mobilen Arbeitsauftrag in der Tasche kann sich der Objektbetreuer ohne weitere Arbeitsmittel auf den Weg zur jeweiligen Wohnung machen. Digitalkamera, Protokoll, Stift oder Papierlisten mit umfangreichen Einheitspreiskatalogen benötigt er nicht mehr. Selbst das Navigationsgerät hat ausgedient, denn die Navigation zum jeweiligen Objekt übernimmt die integrierte Kartenfunktion in der App selbst. Da die Daten der Wohnung bereits hinterlegt sind, funktioniert dies fast ohne jegliches Zutun des Anwenders. Vor Ort angekommen, kann der Objektbetreuer Zimmer für Zimmer alle eventuellen Schäden und Sanierungsbedarfe mit seinem iPad erfassen. Die Raumstrukturen und Gewerke sind durch das vorherige Einspielen in das Portal schon hinterlegt, sodass der Objektbetreuer das Formular nur noch intuitiv abarbeiten muss. Zusätzlich kann er direkt im Formular Fotos mit der App vom Zustand der Wohnung aufnehmen, welche dann automatisch im Formular gespeichert werden.

Dem Objektbetreuer werden in der App bereits alle potenziellen, durchzuführenden Leistungen in einer Katalogauswahl angezeigt, sodass er die durchzuführenden Tätigkeiten einfach per Fingertipp auswählen und erfassen kann. Dank der hinterlegten Einheitspreiskataloge rechnet die App automatisch, wieviel die jeweilige Maßnahme kosten wird. Und damit nicht genug: Zusätzlich werden im Hintergrund die Kosten aller ausgewählten Leistungen summiert und die Gesamtkosten der jeweiligen Maßnahmenart (z. B. Elektro-Leistungen), des Raumes (z. B. Küche) und letztendlich der gesamten Wohnung angezeigt. Auch alle anderen Rechenaufgaben werden mit links erfüllt. Wurde beispielsweise in der App die Formel zur Berechnung der Amortisation hinterlegt, so wird automatisch berechnet, ob die festgestellte Leistung aus Kostengesichtspunkten tatsächlich durchgeführt werden sollte oder ob deren Realisierung für das Unternehmen unwirtschaftlich ist. Der Objektbetreuer erhält folglich mittels der hinterlegten Datenbestände und Auswertungsmöglichkeiten der App direkt vor Ort eine fundierte Entscheidungsgrundlage und kann im Rahmen seiner Kompetenzen augenblicklich eine Entscheidung fällen sowie ggfs. die Beauftragung der Arbeiten einleiten. Zum Ende einer Begehung kann der Objektbetreuer das digitale Formular mit allen aufgenommenen Daten direkt in der App unterzeichnen und zurücksenden.

Alle Daten auf einen Klick

Nur wenige Sekunden nach dem Absenden der Daten, können die Besichtigungsergebnisse vom Sachbearbeiter im Portal abgerufen werden. Übersichtlich im PDF-Format stehen die vom Objektbetreuer ausgefüllten digitalen Formulare inklusive aller Fotos sowie der geleisteten Unterschrift zur weiteren Verwendung zur Verfügung. Ein Soll-Ist-Vergleich zeigt zusätzlich, an welcher Stelle noch Aufgaben ausstehen und welche disponierten Aufgaben bereits durchgeführt wurden. Der Sachbearbeiter kann außerdem die Arbeitsergebnisse im Excel-Format exportieren.

Alle Daten aus einer Hand

Die Leerwohnungssanierung kann auf Wunsch einfach und unkompliziert in Ihr SAP® System integriert werden. Die Daten zur Besichtigung der leerstehenden Wohnungen sowie Einheitspreiskataloge werden dann direkt aus dem SAP® System generiert und auch die Disposition der Aufgaben kann von dort erfolgen. Die digitalen Formulare werden nach durchgeführter Besichtigung an das SAP® System gesendet und können dort weiterverarbeitet und archiviert werden. Auf diese Weise werden überflüssige Schnittstellen auf ein Minimum reduziert und Ihre Daten sind immer genau dort, wo Sie sie benötigen! Der entscheidende Vorteil einer SAP® Integration ist zudem, dass Bestandsdaten eines Objekts vom Objektbetreuer vor Ort in der App gepflegt werden können und diese dann automatisch die hinterlegten Werte im SAP® System aktualisieren.

Fazit

Mit unserer Lösung zur Leerwohnungssanierung können Leerstandszeiten elementar verringert werden. Die einfache und intuitive Bedienbarkeit der App sowie die Reduzierung von Medienbrüchen durch die durchgehend integrierte und digitale Prozessbearbeitung sind hierbei entscheidende Faktoren für die Beschleunigung des Sanierungsprozesses. Vor allem ist es aber die Möglichkeit zur automatischen Kostenberechnung der Sanierungsleistungen direkt vor Ort. Das macht die Lösung zur Leerwohnungssanierung zu einem einzigartigen und richtungsweisenden Konzept.

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von PROMOS consult Projektmanagement, Organisation und Service GmbH
Erstveröffentlichung: IT&I Ausgabe 21/ Oktober 2015