Ordnung im Datensalat

Die Anforderungen an Datenbanken von Immobilienfondsanbietern steigen kontinuierlich. In immer kürzeren Frequenzen müssen individuelle Auswertungen und Reportings vorgenommen werden. Viele bestehende Datenbanken können dies kaum noch leisten. Es gibt verschiedene Ansätze zur Behebung der Probleme – von einer Reorganisation der Daten bis hin zur Auslagerung an externe Dienstleister.

Ein Immobilienfondsanbieter benötigt heute immer häufiger individuell aufbereitete Daten über seine Fonds und die zugehörigen Portfolios. Sowohl Datenumfang als auch -formate werden immer differenzierter. Zum Beispiel benötigt das Risikomanagement bestimmte Indikatoren täglich, die Fondsanleger brauchen im Rahmen des Reportings andere Kennzahlen monatlich, der Fondsverband BVI wünscht wieder andere Daten ebenfalls monatlich, die INREV benötigt für ihren Index ebenfalls spezielle Kennziffern. Diese Liste ließe sich weiter fortsetzen.   

Was hier nach alltäglicher Praxis im Fondsgeschäft klingt, ist in der Realität oft außerordentlich mühsam, zeitintensiv und aufwendig. Woran liegt das? Die Datenbanken vieler Immobilienunternehmen und Fondsanbieter sind oft historisch gewachsen und daher individuell strukturiert. Häufig liegen die Daten in den unterschiedlichsten Systemen, teilweise gar nicht in verwertbarer elektronischer Form, vor. Oft wurden auch wiederholt einzelne, spezifische Anpassungen zu bestimmten Anlässen ad hoc vorgenommen – beispielsweise die Einführung von neuen Datenfeldern für ein spezielles Reporting. Zwar können die regelmäßigen Pflichtanforderungen damit erfüllt werden. Aber bei neuen Vorgaben oder gar freiwilligen Datenlieferungen – wie etwa für den INREV Quarterly Index – stoßen die historisch gewachsenen Datenbanken schnell auf Schwierigkeiten. Es ist somit mehr als hilfreich, wenn alle Daten nicht nur digital und strukturiert vorliegen, sondern auch an einem Ort, sprich einer zentralen Datenbank, zu finden sind.

Struktur der Primärdaten muss verbessert werden

Die Arbeit beginnt bereits bei den Primärdaten. Der erste Schritt ist hier, eine Feldliste für die gesamte Datenbank zu erstellen, die kleinteilig genug ist, um alle Anforderungen zu erfüllen – auch solche, die erst in Zukunft hinzukommen. Dazu ein Beispiel: Im INREV Quarterly Index wird sowohl das Netto-, als auch das Bruttofondsvermögen abgefragt. Sind diese beiden Positionen in der Datenbank auswertbar, ist die Datenlieferung für den Index unproblematisch. Wird dann für eine andere Auswertung beispielsweise für das Reporting eines Investors später einmal eine andere Kennzahl benötigt, kann dies einfach aus den Daten generiert werden. Dies gilt analog auch für die Datenlieferung für den INREV Asset Level Index. Die Einzelpositionen ermöglichen den flexiblen Umgang mit den Anfragen.

Zudem ist von entscheidender Bedeutung, eine klare Definition für jedes einzelne Feld zu erarbeiten, damit die Daten für alle Immobilien konsistent sind. In der Praxis kommt es immer noch vor, dass es keine klare Definition gibt, was in einem Datenfeld erfasst wird. Das mag trivial klingen, kann sich aber bei einem globalen Portfolio schnell als Herausforderung erweisen, da die Standards hier oft abweichen.

An technischen Schnittstellen führt kein Weg vorbei

Eine weiterere wichtige Aufgabe für den Datenbankmanager ist es, die Daten so zusammenzuführen, dass eine fondsbezogene Auswertung von Daten unterschiedlicher Herkunft möglich ist. In der Praxis müssen beispielsweise Anlegerdaten wie das Commitment (Höhe der Kapitalzusagen), meist aus einem CRM-System, und Fondsdaten, wie z.B. der Net Asset Value (NAV) aus einem Buchhaltungssystem, in einer Auswertung kombinieren.

Um alle Daten in einem System zur Verfügung zu haben, kommt man nicht an technischen Schnittstellen vorbei. Über eine Schnittstelle werden – vereinfacht gesprochen – die Daten zwischen einen Ausgabesystem und einem Aufnahmesystem übertragen. Das Ausgangssystem gibt eine Datei in einen Datenraum, aus dem sie von einem anderen System aufgenommen wird. Die Formatvorgaben werden grundsätzlich vom aufnehmenden System gemacht: Mögliche Dateiformate sind csv, xml, txt und xls. Eine Alternative dazu ist der direkte Zugriff auf eine andere Datenbank – ohne zwischengeschalteten Datenraum. Allerdings ist diese Variante nicht weit verbreitet.

Neben technisch-strukturellen Fragen, wie der Frage nach einheitlichen Wirtschaftseinheiten, gilt es hier ein Augenmerk insbesondere auf die fachlich-inhaltliche Abstimmung zu legen. Diese bildet das Fundament für eine konstant hohe Datenqualität. Bei allen Schnittstellen sollten darüber hinaus die technischen Möglichkeiten genutzt werden und so viele Validierungen und Plausibilitätschecks wie möglich zu integrieren. Nur so kann die Datenqualität langfristig und effizient hoch gehalten werden.

Alternativen: Datenmigration oder Auslagerung an Spezialisten

Bei älteren, historisch gewachsenen Datenbanken kann eine Anpassung wie beschrieben zu aufwendig sein. In einem solchen Fall kann eine Datenmigration – also die Übertragung in ein neues Datenbanksystem – das Mittel der Wahl sein. Eine andere Möglichkeit ist die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Unternehmen. Fondsanbieter haben die Möglichkeit, ihr Back-Office – und damit das Datenbankmanagement – an spezialisierte Dienstleister auszulagern. Sowohl Datenmigration als auch Auslagerung sind natürlich mit personellem und finanziellem Aufwand verbunden.    

Verbesserung der Datenqualität kann Transformationsprozess anstoßen

Den Gesellschaften, die zunächst keine solch umfassenden Lösungen wie Datenmigration oder Outsourcing ergreifen wollen, empfehlen wir, sich im ersten Schritt auf die Datenqualität zu konzentrieren. So wird zumindest ein Anfang gemacht und der Transformations-Prozeß angestoßen. Wie oben beschrieben, können dann zunächst die internen Prozesse und Definitionen standardisiert werden. Standards, an denen sich Unternehmen bei den Definitionen orientieren können, sind in Deutschland beispielsweise der Standard der gif (Gesellschaft für Immobilienwissenschaftliche Forschung). Der nächste Schritt wäre, die Definitionen und die darauf basierenden Schnittstellen auch für Externe/Dritte als Standard zu verwenden. Kommt es später zu Anpassungen, sind diese leichter machbar. Wenn beispielsweise auf einen Industriestandard gewechselt werden soll, muss nur noch der interne Standard zum Industriestandard „gemappt“ werden. Auf diese Weise geht die wertvolle Arbeit – nämlich die fachliche Auseinandersetzung mit den Daten – nicht verloren. Sie kann vielmehr unabhängig von der Festlegung auf einen Standard konserviert werden.

Das Ziel aller Maßnahmen an der Datenbank muss immer sein, die Primärdaten in einem Format vorzuhalten, dass unterschiedlichste Auswertungen und Lieferungen erlaubt. Die Qualität und Konsistenz der Primärdaten ist dabei das A und O. Alle späteren Analysen und Reportings fußen auf der Qualität der Primärdaten.

State-of-the-art-Datenbank erlaubt Auswertungen auf Knopfdruck

Eine gut strukturierte Datenbank kann beispielsweise Renditen auf Objektebene und Fondsebene zu allen Stichtagen seit Fondsauflage berechnen. Außerdem sollten etwa unterschiedliche Renditekennzahlen wie Wertänderungsrenditen, Währungsrenditen, Liquiditätsrenditen oder Mietrenditen auf Knopfdruck berechnet werden können. Dasselbe gilt auch für Renditeangaben nach verschiedenen Berechnungssystematiken wie IRR, Renditen nach BVI oder Total Return.

Eine Datenbank auf den aktuellen Stand zu bringen, ist kein technisches Problem. Es ist meist eine Frage des Wollens. Dabei steht außer Frage, dass die Anforderungen an die Datenbanken von Fondshäusern künftig weiter steigen werden. Darauf müssen sich vor allem solche Anbieter einstellen, die jetzt noch mit historisch gewachsenen und wenig flexiblen Systemen operieren. Früher oder später, muss sich jeder mit dem Thema Daten zwangsläufig auseinander setzen – besser früher und freiwillig als später und unter externem Druck. Die INREV hat die Relevanz dieses Themas erkannt und jüngst das ‚Technology Committee‘ gebildet, das u.a. diese Fragen untersucht und mit seinen Ergebnissen die Branche unterstützen wird.

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von IntReal International Real Estate Kapitalverwaltungsgesellschaft mbH
Erstveröffentlichung: IntReal Inside 2017