Optimales Flächenmanagement in Büros

Die Arbeitswelt verändert sich momentan. Mehr mobiles Arbeiten und weniger Präsenzarbeit in Büros ist in vielen Unternehmen an der Tagesordnung. Das Büro ist jedoch noch lange nicht zum Auslaufmodell geworden - flexible Arbeitsweisen werden aber zu einer veränderten Nutzung und somit zu möglichen Anpassungen der Bürostruktur sowie der Bürogröße führen. Hier sollten Unternehmen die Einführung einer Flächenmanagement-Software in Betracht ziehen, um die Entwicklung der Arbeitsweisen in ihren Alltag zeitgemäß umsetzen zu können und von einer optimalen Büronutzung durch die Mitarbeiter*innen zu profitieren. Welche Vorteile das Flächenmanagement mithilfe einer digitalen Workplace Lösung mit sich bringt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Um die Vorteile des Einsatzes einer Workplace Lösung, einer „Büroverwaltungs-Software“ oder von einer “Flächenmanagement-Software” im Allgemeinen zu verstehen, muss man die neuen Arbeitsweisen und die Merkmale der unterschiedlichen heute auf dem Markt erhältlichen Software verstehen. Moderne Workplace Lösungen mit der Möglichkeit, Sensoren zu integrieren, sind umfassender als ein einfaches Büroverwaltungs-Tool oder eine alleinstehende Raumbuchungssoftware. Damit sind sie den neuen Anforderungen an die moderne Arbeitswelt weitaus mehr angepasst und ermöglichen die flexible Nutzung von Räumen und Arbeitsplätzen sowie weitläufige Kosteneinsparungen aufgrund der Einsparung nicht benötigter Flächen. Die modernen Tools realisieren einerseits eine einfache Reservierung sowie Buchung von Arbeitsplätzen oder Räumen durch die Mitarbeiter*innen und andererseits erlauben sie dem Unternehmensmanagement die optimale Anpassung bzw. die Reduktion von nicht benötigter Fläche - mit dem Ziel, Mietkosten einzusparen und die Rentabilität des Unternehmens zu fördern.

Neue Arbeitsweisen - Gründe, warum Flächenmanagement immens wichtig wird
Hybrides und mobiles Arbeiten, open Office, flexible und intelligente Büros, digitaler Arbeitsplatz… Neue Arbeitsmethoden und dementsprechend notwendige neue Bürowelten entwickeln sich in den Unternehmen momentan zunehmend weiter. Dieses Phänomen, das durch die COVID-19-Krise weiter angetrieben wurde, hat weitaus größere Dimensionen angenommen, als vormals von vielen Unternehmen vermutet. Aber auch vor der Pandemie ist die Weiterentwicklung neuer Arbeitsweisen schon zunehmend in den Fokus gerückt. Hier spielen die Erwartungen einer neuen Generation von Arbeitnehmer*innen, die zeitlich und räumlich flexibel sein wollen, eine entscheidende Rolle. Dabei ermöglichen insbesondere die modernen technologischen Mittel diese Arbeitsphilosophie - das mobile Arbeiten kann aufgrund geringerer Auswirkungen auf die reibungslosen Abläufe des Unternehmens äußerst unkompliziert umgesetzt werden. Mobiles Arbeiten beispielsweise aus dem Homeoffice funktioniert also entgegen vielen Erwartungen sehr gut, das wurde während der Pandemie ausgiebig getestet und hat dem Trend einen zusätzlichen Schub gegeben.

Mitarbeiter*innen werden mit Blick auf diesen Trend zukünftig weniger in den Büros sein. “Weniger” ist hier der entscheidende Begriff und soll meinen, das Büro als Arbeitsort fällt nicht komplett weg und bleibt ein wichtiger Bestandteil zukunftsorientierter Arbeitsweisen. Eine “No-Office-Philosophie” wird es wahrscheinlich seltener geben. Denn der direkte Austausch mit Kolleg*innen, die Zusammenarbeit, die Kommunikation und die Interaktion stehen dem entgegen und bilden wichtige Faktoren für ein funktionierendes Team. Das bedeutet, die unregelmäßige, flexible Nutzung von Büros wird immer wichtiger. Und das bedeutet weiterführend? Aufgrund weniger regelmäßiger Belegung sowie fehlender Auslastung kann ungenutzte, überflüssige Fläche eingespart bzw. anders genutzt werden.

Letzten Endes kommt dies den Unternehmen bei einem Einsatz moderner technischer Mittel für das Flächenmanagement sogar zu Vorteil – moderne Workplace Lösungen erlauben es, die Bürowelt dementsprechend anzupassen und sie flexibel nutzbar zu machen, um den Mitarbeiter*innen die neuen Arbeitsweisen zu ermöglichen, sie zu halten oder für sich zu überzeugen, indem sie sich an deren Präferenzen orientieren. Gleichzeitig ermöglicht das System mithilfe von erhobenen Daten, die Auslastung von Büros zu analysieren, um dementsprechende wirtschaftliche Entscheidungen zu treffen.

Kostenreduzierung aufgrund optimalen Flächenmanagements
Denn in den meisten Fällen können durch die Einführung neuer Arbeitsweisen und dem Einsatz moderner Workplace Lösungen für deren unkomplizierte Umsetzung die Immobilienkosten gesenkt werden. Im Hinblick auf hybride Arbeitsweisen und die damit einhergehende flexible Nutzung von Büros kann ein Unternehmen seine Kosten pro Arbeitsplatz erheblich senken. Bei einer geringeren Belegung von Arbeitsplätzen aufgrund der Abschaffung einer Anwesenheitspflicht im Büro kann z. B. die Anzahl der Arbeitsplätze sowie die Größe der Fläche reduziert werden. Den Mitarbeiter*innen ermöglicht die Workplace Lösung hier, unkompliziert auf eine geringere Anzahl an Plätzen zurückzugreifen, die einfach über das digitale System buchbar sind – sei es auf dem Smartphone, dem PC oder in Büros verbauten Touchpoints.

Auf diese Weise werden die, den Erwartungen vieler Arbeitnehmer*innen entsprechenden, flexiblen Arbeitsweisen benutzerfreundlich im Alltag umsetzbar und vor allem für alle einfach anwendbar. Die Wünsche nach mehr Flexibilität und insbesondere die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten und ihren Arbeitsort an die Bedürfnisse ihres Privatlebens anzupassen, ohne dabei ihr Berufsleben zu vernachlässigen, können ohne großen Aufwand umgesetzt werden. Innovative Arbeitsformen ermöglichen es Unternehmen so auch, Talente besser anzuziehen, diese zu akquirieren und die Fluktuation zu begrenzen.

Produktive Mitarbeiter*innen und der Irrglaube über flexible Arbeitsmodelle
Entgegen der landläufigen Meinung führen hybride Arbeitsformen im Allgemeinen zu einer höheren Produktivität. Dies liegt vor allem an den Wahlmöglichkeiten der Mitarbeiter*innen, ihren Arbeitsplatz den Aufgaben anzupassen. Kürzere Pendelzeit und bessere Konzentrationsfähigkeit ermöglichen es manchen Arbeitnehmer*innen beispielsweise, im Homeoffice bessere Leistungen abzurufen, wobei manche Aufgaben aufgrund direkter Kommunikation oder technischer Möglichkeiten besser vor Ort im Büro bearbeitet werden. Hier reicht es für die Unternehmen also nicht aus, die neuen Arbeitsweisen einfach nur zu akzeptieren und zu übernehmen, um alle Vorteile zu erzielen. Unternehmen müssen diese neue Philosophie verinnerlichen, sich entsprechend organisieren und vor allem die notwendigen Instrumente einsetzen, sodass sie und ihre Mitarbeiter*innen die Flexibilität bei der Arbeit unkompliziert im Alltag umsetzen können. Moderne Workplace Lösungen erlauben allen Beteiligten hier die notwendige Flexibilität bei der individuellen Wahl und erleichtern die Entscheidungen.

Der Einsatz einer Workplace Lösung hat demnach viele Vorteile für Unternehmen. Darunter fällt z. B. auch die Neukonfiguration der Räumlichkeiten anhand neuer Bedürfnisse. Erfasste Belegungsmuster und bevorzugte Arbeitsbereiche von Mitarbeiter*innen können ermittelt werden: Was benötigen die Personen im Büro? Welche Arbeitsorte wählen sie? Ist es der Konferenzraum? Wählen sie das Einzelbüro oder doch lieber die offenen Arbeitsbereiche? Anhand des möglichen Einsatzes von Belegungs- und Personenzahlsensoren sowie der mit ihnen gesammelten Daten oder aber anhand expliziter Buchungsdaten von Plätzen und Räumen erhalten Unternehmen verwertbare Informationen, um das Büro und die Arbeitsplätze so zu gestalten, dass er für die Nutzer*innen unter dem Gesichtspunkt modernster Arbeitsweisen optimal geeignet ist.

Reduzierung der Kosten für Immobilien
Unternehmen können anhand der Erfassung und Analyse dieser Daten zu Belegungstrends nachvollziehen, wie sich die Belegungsmuster im Laufe der Zeit verändern. Das verschafft ihnen regelmäßig die Möglichkeit, die Bürofläche und die Raumaufteilung an den tatsächlichen Belegungsbedarf anzupassen und ihre Miet- und Betriebskosten zu senken. Das Workplace System bietet damit eine effiziente Lösung für das Flächenmanagement und dient als Instrument, um ein besseres Umfeld für die Mitarbeiter*innen zu schaffen – und dass bei gleichzeitiger Reduktion von Miet- und Energiekosten.
Wirtschaftlich ermöglicht der Einsatz eines modernen Workplace Systems zudem eine bessere Planung der Energieversorgung sowie die optimale Organisation von FM-Dienstleistungen - ausgerichtet an den tatsächlichen Bedarf des Gebäudes, seiner Räume und der Nutzer*innen. Wenn ein Raum zum Beispiel tagsüber überhaupt nicht genutzt wurde, muss auch kein Reinigungspersonal eingesetzt werden. Wenn ein Raum nicht gebucht wird, muss er nicht klimatisiert oder geheizt werden. Eine einfache Rechnung, bei der dank dieser intelligenten Dienste, Betriebskosten gesenkt werden.

Management eines Immobilienportfolios – Workplace Lösung für den schnellen Überblick
Zusammengefasst dient das Workplace System letztendlich nicht nur dem Flächenmanagement, auch wenn es hier entscheidende Vorteil bietet. Es ist vielmehr ein System für die optimale Nutzung von Büros, die umfassende Analyse der Büronutzung und die darauf abgestimmte Planung der benötigten Bürowelt. Die Workplace Lösung wird so zu einem wesentlichen Instrument, um sicherzustellen, dass sowohl das Unternehmen als auch seine Mitarbeiter*innen von der Einführung neuer Arbeitsweisen profitieren.

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von Crem Solutions
Erstveröffentlichung: Blog Crem Solutions, Juni 2022