Hybride Arbeitsweise

Eine Folge der Pandemie - unsere Arbeitswelt wird sich in Zukunft wohl verändern und neuen Bedürfnissen nachgehen. Vermehrte hybride Arbeitsformen aus Homeoffice und Präsenzarbeit werden dazu führen, dass Büros angepasst und anders genutzt werden müssen. Einerseits mit dem Hintergedanken, dass sich Mitarbeiter*innen bei der Umsetzung hybrider Arbeitsweise zukünftig leicht zurechtfinden und andererseits, weil für Unternehmen schlichtweg die Möglichkeit besteht, Arbeitsfläche und somit Kosten einzusparen. Mit diesem Wissen suchen viele Unternehmen nach einer neuen und modernen Lösung.

Die hybride Arbeitsweise steht für auf ein Konzept, das es Mitarbeitern*innen ermöglicht, sowohl im Büro als auch online, also im Homeoffice oder wo auch immer, zu arbeiten. Hybrides Arbeiten ist nichts Neues, aber seine Popularität wurde durch die Pandemie und den intensivierten Einsatz von Homeoffice maßgeblich gesteigert. Immer mehr Arbeitgeber*innen machen sich daher Gedanken, wie sie ihre Arbeitskonzepte und somit auch ihre Büros zukunftsträchtig aufstellen.

Die Umsetzung hybrider Arbeitsmodelle stellt viele Unternehmen aber vor völlig neue Herausforderungen. Welche und wie viele Arbeitsplätze benötigen sie? Wie kann die Vergabe bzw. Buchung von Arbeitsplätzen für alle Nutzer in Zukunft unkompliziert vonstattengehen? Und wie können Unternehmen die Auslastung von Büros, Räumen und Arbeitsplätzen bestmöglich analysieren?

Smarte Lösung für das Büro von morgen

Smarte Lösungen für das Büro- und Arbeitsplatzmanagement liefern die Antwort auf all diese Fragen. Eine Software mit integrierten Tools für die einfache Buchung von Räumen oder Arbeitsplätzen sowie umfangreichen Analysemöglichkeiten über die Auslastung kann sowohl Arbeitgeber*innen als auch Mitarbeiter*innen bei der erfolgreichen Gestaltung hybrider Arbeitsweisen im Alltag unterstützen. Mit einer möglichen Installation und Integration von Sensoren in das smarte System können sogar Echtzeitdaten verwendet werden, um jederzeit erkennen zu können, welcher Arbeitsplatz oder welcher Raum momentan belegt ist. Ein zusätzliches Mittel, was die schnelle und einfache Suche nach freien Arbeitsmöglichkeiten aber auch die Nutzung von Büros sehr vereinfacht.

Technologie zur Unterstützung hybrider Arbeitsweisen

Bei Umsetzung einer hybriden Arbeitsweise ist die Belegung innerhalb eines Büros oftmals weniger vorhersehbar und schwankt tendenziell. Aber genau für diese Gegebenheiten bieten intelligente Arbeitsplatztechnologien – und die mit ihnen erhobenen Daten – eine dringend benötigte Unterstützung. Zum einen helfen sie Unternehmen, neue Arbeitsstrukturen schnell zu erkennen und sich darauf einzustellen. Zum anderen unterstützen sie alle Mitarbeitenden, sich in einem flexiblen Arbeitsumfeld zu
orientieren - mitunter auch dank IoT-Echtzeitdaten.

Mithilfe von Sensoren kann das System Echtzeitdaten nutzen (muss aber nicht), um Mitarbeitern*innen bei der Navigation durch die komplexen Gegebenheiten einer flexiblen Büroumgebung und Arbeitsplatznutzung zu unterstützen. Räume und Arbeitsplätze können über eine App, eine Browser-Anwendung oder auf in Büros installierten Displays ganz anschaulich, unkompliziert und schnell reserviert, gebucht und folglich genutzt werden - dabei unterstützt besonders die Visualisierung der Büroumgebung in Form maßgeschneiderter Bürokarten bei der einfachen Suche und der schnellen Buchung.

Anhand einfacher Buchungsdaten oder aber Echtzeit-Belegungsdaten erkennen Beschäftigte auf der Bürokarte umgehend, welcher Platz bzw. welcher Raum aktuell besetzt ist und können dementsprechend schnell einen freien Arbeitsplatz finden. Das smarte System bietet so ein für alle Mitarbeitenden einfach bedienbares Tool, um sich bei der hybriden Arbeitsweise in einem neuen Büroumfeld mit flexiblen Arbeitsplätzen zurechtzufinden.

Raum- und Arbeitsplatzmanagement für die hybride Arbeitsweise

Die mit der smarten Lösung erhobenen Daten über die Auslastung von Arbeitsplätzen, Räumen oder bestimmten Bereichen in einem Büro ermöglichen gleichzeitig strategische Überlegungen zur (Neu-)Gestaltung von Büros im Sinne hybrider Arbeitsplätze. Mit dem Wissen darüber, welche Art an Arbeitsbereichen ihre Mitarbeitenden gerne nutzen und benötigen, können Unternehmen Arbeitsbereiche schaffen, die sowohl das Wohlbefinden der Mitarbeiter*innen als auch ihre Produktivität fördern.

Denn Büros als physischer Arbeitsplatz werden sich für die Arbeitswelt der Zukunft wohl einer Transformation unterziehen müssen. Wenn die Art und Weise unserer Arbeit sich ändert, wird auch der Arbeitsplatz nicht mehr so aussehen oder funktionieren wie bisher. Feste Arbeitsplätze werden flexiblen Arbeitsmöglichkeiten weichen müssen. Konzentrierte Einzelarbeit findet zukünftig womöglich häufiger im Homeoffice satt und das Büro wird immer mehr zum Drehpunkt für Interaktion und Zusammenarbeit. Aus diesem Grund besteht vielerorts Ungewissheit über die benötigte Fläche und die Intensität der Nutzung bestimmter Arbeitsplätze und Raumtypen.

Die hier nötigen Anpassungen für eine bedarfsgerechte Büro- und Arbeitsplatzgestaltung können mit einem Smart-Building-Tool optimal umgesetzt werden. Auf Grundlage datengestützter Analysen der Büroauslastung kann ermittelt werden, welche Arbeitsplätze sowie Flächen weniger genutzt werden, um dementsprechend Entscheidungen zur Umgestaltung zu treffen. Zeigen Analysen beispielsweise, dass erstaunlich viel Fläche verschwendet wird, weil große Konferenzräume nicht zweckmäßig oder von “zu wenigen” Personen genutzt werden, könne diese verkleinert oder aufgeteilt werden. Nur ein Beispiel dafür, wie ein Überblick darüber, wie oft Mitarbeiter Arbeitsplätze oder verschiedene Räume nutzen und bis zu welchem Grad diese besetzt sind, eine bessere Bürogestaltung untermauern kann. Diesen Überblick und noch viele weitere Analysemöglichkeiten der Büronutzung bzw. -auslastung liefert die smarten Lösungen.

Warum jetzt in ein smartes System für die Umsetzung hybrider Arbeitsweise investieren?

In eine neue Technik für die Optimierung der Arbeitsweise und die Anpassung von Büros zu investieren, wenn wir zukünftig von einer reduzierten Mitarbeiterpräsenz am Arbeitsplatz ausgehen, erscheint vielen Unternehmen dennoch zunächst unlogisch. Warum Geld ausgeben, um Räume zu analysieren, die nur von halb so vielen Mitarbeitern genutzt werden? Doch genau dort liegt der Vorteil. Für Unternehmen und Arbeitgeber, die wissen wollen, auf wie viel Mietraum sie verzichten können, um Kosten einzusparen oder welche Flächen sie umfunktionieren können bzw. müssen, um ihren Mitarbeiter die optimale Arbeitsumgebung zur Verfügung zu stellen, sind die smarten Lösungen sowie die damit erhobenen Daten unentbehrlich.

Die Investition in eine smarte Lösung zu umgehen und einer Tendenz zu folgen, wie ein „typisches“ Büro zukünftig aussehen könnte, mag verlockend sein. Aber der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, dass Unternehmen und Arbeitgeber ihre Entscheidungen auf der Grundlage eigener Nutzungsdaten stützen. Jedes Unternehmen ist anders aufgestellt und die Mitarbeitenden benötigen andere4 Voraussetzungen. Ihre Büroumgebung sowie ihre Arbeitsplätze müssen demensprechend individuell an die internen Bedürfnisse angepasst werden, um den größten Mehrwert zu generieren. Ziel ist es, Mitarbeiter*innen die hybride Arbeitsweise zu ermöglichen, überflüssige Fläche einzusparen und so langfristig Kosten für angemietete Flächen zu vermeiden. Und genau das ermöglicht eine smarte Lösung für das Büro- und Arbeitsplatzmanagement.

Was können Unternehmen durch die Implementierung einer smarten Lösung für die Umsetzung hybrider Arbeitsweisen erreichen?

Kurz gesagt: Intelligente Arbeitsplatztechnologien und ihre Analysemöglichkeiten unterstützen Unternehmen sowie deren Mitarbeitenden bei der effektiven Umstellung auf eine flexible Büro- und Arbeitsplatznutzung im Sinne hybride Arbeitsweise. Einerseits ermöglichen sie allen Beteiligten die einfache, schnelle Buchung sowie Nutzung von Räumen und Arbeitsplätzen. Andererseits schaffen sie Planungssicherheit für Unternehmen und ermöglichen Kosteneinsparungen aufgrund etwaiger Flächenreduktion.

Möchten Sie mehr über smarte Lösungen für die Umsetzung hybrider Arbeitsformen erfahren, lesen Sie gerne das E-Book “HYBRIDES ARBEITEN MIT SMART-BUILDING-TOOLS DIE NEUE ARBEITSWELT MITGESTALTEN”.

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Erstveröffentlichung: Crem Solutions Blog, März 2022