Gewinn unter Bedingungen

Die Einführung von Software im Immobilienmanagement ist mühsam, herausfordernd und kostet Zeit. Doch mit einer strukturierten Bedarfsanalyse, einem ausgewählten Expertenteam, flexiblen Zeiträumen und der internen Akzeptanz für digitale Prozessoptimierungen gelingt eine effektive Implementierung.

Zu dieser einstimmigen Einschätzung kamen die drei Asset Manager Christine Jung von Industria Wohnen, Matthias Lindemann von Captiva Asset Management und Frank Baier, COO der Fundamenta Group. Sie kamen im Rahmen des 6. easol Talks „Erfolgreiche Softwareimplementierung: Herausforderungen in der digitalen Transformation“ mit Marko Broschinski, Geschäftsführer der easol, zusammen. Alle drei sind Nutzer der speziell auf das Asset-Management zugeschnittenen Plattform bison.box innerhalb der easol-Suite.

Plattform-Lösungen bieten den Unternehmen den großen Vorteil, als eine zentrale Datenbank zu fungieren. Sie führen Daten verschiedener Dienstleister zusammen und schaffen eine Transparenz für Reporting und Controlling-Übersichten.  Über verschiedene Schnittstellen können Informationen, zum Beispiel aus dem Property Management, übermittelt werden. Eine Herausforderung stellt jedoch die heterogene Datenerfassung dar. Zudem bestehen keine branchenübergreifende Reporting-Standards. Mit einer einheitlichen Datenbearbeitung zwischen allen Projektparteien wäre ein entscheidender Schritt zur möglichst effektiven Nutzung von Software-Lösungen für das Asset- und Portfoliomanagement gegeben.

Marko Broschinski kommentierte: „Es steht außer Frage, dass Plattformen wie die bison.box die Arbeit im Asset – und Portfolio Management effizienter gestalten. Mitarbeiter müssen nicht mehr unterschiedliche Dokumente und Tabellen abgleichen, sondern finden immobilienrelevante Daten zentral und zeitbezogen vor. Damit ergibt sich eine Zeitersparnis, die einen großen Wettbewerbsvorteil bedeutet.“

Matthias Lindemann ergänzte, dass die Bündelung der Datenerfassung aus verschiedenen Quellen erleichtert werde. Auffälligkeiten sowie Abweichungen können besser identifiziert werden, sodass eine kontinuierliche Überprüfung stattfindet.

Wichtig bei der Entscheidung einer Softwarelösung ist, dass die Implementierung einen deutlichen Mehrwert erkennen lässt. Was vorher in verschiedenen Systemen oder Excel-Tabellen vorlag, hat nun einen einheitlichen Standard erhalten, stimmte Christine Jung zu.

Unerlässlich für eine reibungslose Implementierung ist zudem, dass eine gute Basis im Unternehmen geschaffen wird. Mit der Überleitung in die Arbeitswelt kommen nachgelagert weitere Herausforderungen. Es sollte neben einer klaren Bedarfsanalyse, was die Softwarelösung bringen soll, eine Akzeptanz bei allen Mitarbeitern geschaffen werden. Flexible Zeitpläne sind von besonderer Bedeutung, da sowohl die Implementierung als auch die Eingewöhnung der Nutzer mit starren Fristenregelungen nicht vereinbar sind.

Frank Baier betonte, dass es ratsam sei, eine Softwarelösung auszuwählen, bei der bekannte Bestandteile vorheriger Prozesse aufgegriffen werden, wie bspw. Reportings in Form von Excel-Tabellen. So erhöhe sich die Akzeptanz einer neuen Softwarelösung innerhalb der eigenen Organisation. Baier, Lindemann und Jung sind sich einig, dass es zudem hilfreich ist, in der Implementierungsphase zunächst mit digital affinen Kernteams aus zwei bis drei Fachleuten im eigenen Unternehmen zu arbeiten. Im Nachgang werden mittels Online- oder Präsenz-Schulungen nach und nach die weiteren Mitarbeiter einbezogen.

Marko Broschinski ergänzt: „Ein Experten-Team ist in jedem Unternehmen wichtig. Sogenannte Key-User bündeln wichtige Informationen und Problemstellungen, die sie uns als Softwarehersteller übermitteln. Unsere Kunden sind Teil der easol-Community. Aus den Erfahrungen und Wünschen der Gemeinschaft identifizieren wir Schnittmengen, mit der wir fortlaufend Standardisierungen unserer Produkte ermöglichen, von denen alle Nutzer profitieren.“

Mitunter führen die neuen ESG-Regularien zu weiteren Herausforderungen, Datenmengen transparent zu bündeln und die Regulatorik zu erfüllen. Für künftige ESG-Reportings wird eine Plattform wie die bison.box unabdingbar. Broschinski: „Es gibt noch keine vorgefertigte Lösung für das Handling der ESG-Anforderungen, da es derzeit keine verlässlichen Vorgaben gibt, auf die aufgebaut werden kann. Unsere Herausforderung ist es, aus unterschiedlichsten Daten verschiedener Softwarehersteller die Schnittmenge zu bilden und die Datenstränge zu bündeln. Mit der bison.box haben wir eine Grundlage geschaffen. Initiativen wie ECORE sollten im Bereich ESG das, was bekannt ist, auf den Weg bringen, sodass eine Basis geschaffen wird, die ESG-Anforderungen zu erfüllen. Wir sollten mit dem, was Konsens ist, anfangen, darauf aufbauen und einen iterativen Prozess als Community beginnen“.

Den gesamten Mitschnitt des 6. easol Talk finden Sie unter: https://www.youtube.com/watch?v=XDyg5lhKmLU

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von easol
Erstveröffentlichung: The Property Post, Oktober 2021