Flexibles Büromanagement

Die Umsetzung hybrider Arbeitsweisen mit einer Mischung aus Homeoffice, mobilem Arbeiten und Büroarbeit rückt bei Unternehmen und deren Mitarbeitern zunehmend in den Fokus. Nicht zuletzt hat auch die Pandemie ihren Beitrag dazu geleistet und den Beweis erbracht, dass besonders Büroarbeit und die Erledigung bestimmter Aufgaben nicht unbedingt an einem festgelegten Ort und fixiert auf einen Arbeitsplatz stattfinden müssen. Unternehmen und ihre Mitarbeiter denken daher zunehmend flexibel. Daher muss in Zukunft auch das Büro bzw. der Arbeitsplatz “flexibel nutzbar sein”. Das stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen - denn etablierte Nutzungsmuster zu ändern und das Büro auf diese Veränderung vorzubereiten, d. h. es im Sinne neuer Arbeitsweisen richtig zu nutzen bzw. nutzen zu können ist für viele Neuland. Was Sie dabei beachten sollten, erfahren Sie im folgenden Artikel.

Wie steht es um die Büronutzung?
Flexible Arbeitsplatznutzung und die dafür notwendige optimale Gestaltung von Büros werden zu einem immer wichtigeren Aspekt für den Alltag vieler Unternehmen. Denn Homeoffice-Konzepte, mobiles Arbeiten und Außendiensttätigkeiten sind heute an der Tagesordnung. Arbeitsplätze müssen zukünftig flexibel nutzbar gemacht werden, Flächen müssen angepasst und im Zuge einer geringeren Auslastung sowie der damit verbundenen Möglichkeit zu Kostenreduktion neu konzipiert und optimal genutzt werden. Für die Immobilienwirtschaft bedeutet das, dass sie die Entwicklung moderner, flexibel nutzbarer Büros auf der Agenda haben sollte und generell, dass Bestandsimmobilien bestmöglich den modernen Anforderungen von Unternehmen und deren Mitarbeitern angepasst werden müssen.

Denn der übliche 9-to-5-Büroalltag an fünf Arbeitstagen in der Woche ist immer seltener – Unternehmen und ihr Büromanagement stehen damit vor völlig neue Herausforderungen, genauso auch die Anbieter von Büroimmobilien. In vielen Unternehmen war es vor der Pandemie so, dass ca. 40 Prozent der Bürofläche an einem normalen Arbeitstag regelmäßig leer standen und sie daher bei weitem nicht ausgelastet waren – dieser Leerstand wird sich aufgrund der gesammelten Erfahrungen sicherlich zukünftig noch erweitern. Eine enorme und vor allem kostenintensive Verschwendung für das jeweilige Unternehmen.

Performance auswerten und Nutzung optimieren
Doch es gibt gute Nachrichten für die Unternehmen. Neuen Technologien, insbesondere Smart-Building-Systeme und das Internet of Things (IoT), sowie die dadurch entstandenen Möglichkeiten „intelligenter“ Gebäude haben die Immobiliennutzung in den letzten Jahren stark verändert. Sie wird immer digitaler – die Analyse- und dadurch auch die Optimierungsmöglichkeiten für Immobilien während der Nutzungsphase werden immer besser. Mithilfe smarter Technologien kann die „Performance” eines Büros heute besser denn je ausgewertet werden. Die Nutzung von Flächen kann an die spezifischen Anforderungen von Unternehmen und deren Mitarbeitern angepasst werden. Die unkomplizierte Buchung von Arbeitsplätzen oder Räumen sowie eine optimale Analyse der Büroauslastung (einerseits mit Echtzeitdaten für eine Live-Ansicht und andererseits mithilfe von Datenauswertungen der letzten Tage, Wochen, Monate) unterstützen beim Büromanagement und der dadurch möglichen Reduktion von Flächen und somit der Einsparung von Energie und Kosten.

Sensoren erfassen Nutzerverhalten und Software analysiert es
Mit der vermehrten Nutzung smarter Technologien, wie beispielsweise Softwarelösungen für die Datenanalyse, die in Verbindung mit in Gebäuden verbauten Sensoren eingesetzt werden können (aber nicht müssen), lässt sich eine nutzerfreundliche Datenerfassung und -auswertung erstellen - sei es zur Präsenzmessung oder der Analyse der Raumluft mit Werten für CO2-Gehalt, Temperatur- und Luftfeuchtigkeit. Neben der Verbesserung der Büronutzung, z. B. der Erstellung von Raumplänen anhand mit Software optimierter Belegungsanalysen oder ein spezifisches Energiemanagement, ermöglicht das System auch die gesundheitlich sichere Nutzung von Büros.
Auch ohne Sensoren und “nur” mit der entsprechenden Software für Flächenoptimierung kann analysiert werden, wie Büros genutzt werden – mithilfe der Kombination aus IoT-fähigen Technologien auch in Echtzeit. Wo halten sich Mitarbeiter beispielsweise häufig auf und welche bestimmten Bereiche einer Immobilie oder eines Büros werden besonders häufig und intensiv genutzt?

Informationen über Nutzung von Flächen
Das Immobilienmanagement bzw. das Unternehmen, welches das Büro angemietet hat, erhält auf diese Weise wichtige Informationen, um die Auslastung des Büros optimal zu koordinieren und die Produktivität der Büronutzung fördern zu können. Für die Immobilienunternehmen ein überzeugendes Argument, um ihre Bestandsimmobilien effektiv zu vermarkten und ihr Portfolio auszubauen – evtl. schafft man es, mit optimierter Flächenplanung aus einem Büro zwei zu machen. Denn für die Mieter liefert ein derartiges Werkzeug einen großen Mehrwert, er kann auf Grundlage der gesammelten Daten die Flächennutzung in Büroimmobilien exakt koordinieren und langfristig Fläche und somit Kosten einsparen.

Einsparmöglichkeiten ergeben sich mit der Nutzung der Technologie zudem beim Energieverbrauch und beim Facility Management. Räume, in denen sich niemand eingebucht hat oder in denen ein entsprechender Sensor keine Nutzung meldet, müssen beispielsweise nicht beheizt bzw. klimatisiert und am Ende des Tages auch nicht gereinigt werden.

Mit den neuen Technologien modernen Anforderungen anpassen
Unternehmen sollten sich den neuen Anforderungen, die sich aufgrund vermehrter Homeoffice-Tätigkeiten und hybrider Arbeitsweisen ergeben, nicht verschließen und die Trends mit in ihre Zukunftsplanung aufnehmen. Der Einsatz der smarten Technologien in Büros erlaubt Unternehmen, ihre Fläche oder sogar ganze Portfolios proaktiv zu managen – ganz gleich, welches Ziel sie verfolgen. Mit den wichtigsten Messgrößen zur Büronutzung- bzw. auslastung, können sie zu jeder Zeit besser und schneller fundierte Entscheidungen treffen.

Mit den hybriden Arbeitsweisen werden sich neue Bürokonzepte, wie „Open Space“, ”Flex Desk” weitere durchsetzen und den Mitarbeitern von Unternehmen gewähren, in einem Büro dort zu arbeiten, wo sie möchten. Den entsprechenden Service, also die flexible Nutzung der verschiedenen Flächen je nach Anforderung möglich zu machen, den Bedarf und die Auslastung in solchen Bürokonzepten zu analysieren, genügend (aber nicht zu viele) Arbeitsplätze anbieten zu können und so die benötige Fläche dem individuellen Nutzen anzupassen oder die Energieversorgung bzw. das Facility Management kostensparend steuern zu können, wird ein unerlässlicher Mehrwert für jedes Unternehmen.

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von Crem Solutions GmbH & Co. KG
Erstveröffentlichung: Crem Solution Blog, Juli 2021 (https://blog.crem-solutions.de/)