Ersetzen versus Umarmen

Der technologische Fortschritt birgt Möglichkeiten für besseres Arbeiten: schnellere Prozesse, transparentere Strukturen durch nutzerfreundliches Design und höhere Sicherheitsstandards sind nur einige der Potenziale, die durch moderne Software verwirklicht werden können. Dafür ist in der Regel eine Umstellung von alten auf neue Systeme unvermeidlich. Mit grundlegenden Veränderungen ergeben sich aber notwendigerweise auch Herausforderungen. Change-Management hat allem voran den effektiven Mehrwert der neuen Lösung vor Augen.

Soll eine neue Software-Lösung eingeführt werden? Wird das alte System ersetzt oder integriert? Man muss den Tatsachen ins Auge blicken: In den meisten Fällen ist es sinnvoll, reinen Tisch zu machen und veraltete Software gegen moderne, leistungsstärkere Anwendungen auszutauschen. Das hat mehrere Gründe.

Laut einer 2019 von AIIM durchgeführten Studie behaupten neun von zehn IT-Entscheidungsträgern, dass veraltete Systeme sie an der Nutzung moderner digitaler Technologien hindern. Diese seien nötig, um zu wachsen und effizienter zu werden. 44% großer Unternehmen gaben an, dass dies jedes oder die meisten Projekte betrifft.

Veraltete Systeme sind überdies meistens nicht auf dem neuesten Stand der Technik, was sie – und damit das Unternehmen! –verletzbar macht. Laut einer weiteren AIIM-Studie berichten immerhin 51% der Unternehmen von sicherheitsrelevanten Vorfällen in den letzten 12 Monaten. Auch stellt der Datenschutz mit immer komplexeren Regularien ein zentrales IT-Thema dar. 45% geben an, dass Mängel im Datenschutz ihr Unternehmen für Rechtsstreitigkeiten angreifbar machen können. Neue Anforderungen, wie sie sich beispielsweise aus der DSGVO ergeben, lassen sich mit behäbigen Altsystemen oft nicht zeitnah und umfassend umsetzen.

Productivity as a Service

Es spricht also einiges für die Umstellung auf neue, moderne Softwarelösungen. In einer zeitgemäßen und für die Branche adäquaten Software-Umgebung läuft der Umgang mit den Daten flüssiger und effizienter. Prozesse können auf diese Art erheblich verschlankt, der Kommunikationsaufwand gesenkt und die Produktivität erhöht werden. Moderne Applikationen laufen von Natur aus auf allen Gerätetypen, sodass die benötigten Informationen auch im Home-Office oder unterwegs jederzeit zur Verfügung stehen. Nicht zu unterschätzen ist auch der Fokus auf Usability. Neue Software-Lösungen weisen für Nutzer eine ästhetisch ansprechendere und intuitiv bedienbare Oberfläche auf. Das senkt den Schulungsaufwand und erhöht die Akzeptanz. Die einfache Formel: Was einfach zu bedienen ist, wird auch benutzt.

Cloud-Anwendungen oder Web-Applikationen, die unternehmensweit, zentral aktualisiert werden, sind dadurch auch bei jedem User up-to-date und bieten höhere Sicherheit vor Cyberattacken, Datendiebstahl oder -missbrauch.

Manche Unternehmen fürchten die Kosten der Umstellung. Oft macht man sich aber nicht klar, dass die Weiternutzung von Altsystemen für das Unternehmen mehr kosten kann. Statistiken der AIIM-Studie zufolge geben Unternehmen im Durchschnitt 60 bis 85 Prozent ihres IT-Budgets für die Unterhaltung alter Software-Infrastruktur aus, die ihre geschäftlichen Anforderungen nicht erfüllt. Über kurz oder lang (tendenziell schon „über kurz“) sind die aufgewendeten Finanzen für die Umstellung schnell ausgeglichen.

Und – durch das halbvolle Glas betrachtet – ist eine solche Umstellung auch die ideale Gelegenheit, der vielleicht etwas verstaubten Digitalkartei einen Frühjahrsputz angedeihen zu lassen. In den meisten Unternehmen gelten gut ein Drittel der gespeicherten Daten als ROT: redundant, obsolet, trivial. Mithin Daten, die keinen oder nur kaum Mehrwert generieren. Im Zuge einer geordneten Migration kann diese Datenlast nicht nur „ausgesiebt“ werden, die wirklich relevanten Daten können im selben Prozess kategorisiert und strukturiert abgelegt werden. Automatisierte Prozesse vereinfachen und beschleunigen diese Phase drastisch und gerade KI-gestützte Verfahren haben sich als äußerst effektiv erwiesen. So wird eine schnelle und reibungslose Übertragung gewährleistet, die den laufenden Betrieb so wenig wie möglich einschränkt.

Den Wandel vermitteln

Die Einführung einer neuen Software-Lösung darf man auf keinen Fall unterschätzen: An lang genutzten Programmen hängt ein Stück Unternehmenskultur, ein Stück liebgewonnene Tradition - trotz verästelter Dateipfade und wildwachsender Strukturbäume, in denen sich nur Mitarbeiter zurechtfinden, die sie seit Einführung des CM-Systems 1993 navigieren.

Der Change-Prozess bedeutet nicht weniger als einen Kulturwandel. Und eine Umstellung der grundlegenden Workflows, trotz aller Vorteile, stößt nicht immer auf Begeisterung seitens der Mitarbeiter. Wie wollen die anstehenden Veränderungen kommuniziert werden? „Change-Management“ heißt hier das Stichwort. Ein wohlüberlegtes Konzept, das stringent die bevorstehenden Änderungen erläutert und darauf vorbereitet, erleichtert die Umstellung. Von vorn herein sollten intensive Planungen ins Auge gefasst werden, um die zukünftigen Nutzer auf sachlicher und emotionaler Ebene aufzufangen und mit ins Boot zu holen. Die Devise heißt: informieren, einbinden, motivieren. Die Mittel und Wege dafür sind vielfältig. Vom (digitalen) Flyer über unterhaltsame Schulungsvideos und Webinare bis zu Workshops und Giveaways... es gibt viele Möglichkeiten, die neuen Prozesse vorzustellen oder für Akzeptanz zu werben.

Fazit: Ersetzen oder umarmen?

Kurze Antwort: Meistens ersetzen. Lange Antwort: Viele moderne Features kann ein Update des alten Systems kaum leisten. Neue Lösungen werden dazu benötigt. Nicht nur das Ob, sondern auch das Wie einer Umstellung will jedoch wohlüberlegt sein. Change-Management ist dabei das A und O. Also: keine Angst vor einer Systemumstellung! Durch eine gute Konzeption, einen zügigen Migrationsprozess, adäquate Schulungsmethoden und vor allen Dingen eine gute Software-Lösung wird die Umstellung zum Erfolg. Dies alles wirkt sich auf das Arbeitsklima aus – und auf den Umsatz.

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Erstveröffentlichung: DEAL Magazin, 07.04.2020