Engpass bei Fachkräften

Führungs- und Fachkräfte werden in der Immobilienwirtschaft immer mehr zur begehrten Mangelware. Offene Positionen über eigene Netzwerke oder über Ausschreibungen passend zu besetzen, wird zunehmend zur Herausforderung. Der Einsatz spezialisierter Personalberatungen erlaubt es in diesen Fällen, die qualifiziertesten, verfügbaren Marktteilnehmer kennenzulernen, Einstellungsrisiken zu minimieren, sich weiter auf das Kerngeschäft zu konzentrieren und Unternehmensressourcen zu schonen. Je anspruchsvoller dabei die Anforderungen an die zu besetzende Stelle sind, desto strengere Maßstäbe sollten auch bei der Auswahl einer Personalberatung angelegt werden. Das betrifft ihre Immobilienkompetenz, ihre Vernetzung in der Branche und eine möglichst professionelle Vorgehensweise.

Im Idealfall verfügen die beauftragten Berater und Searcher über genaue Kenntnisse und Erfahrungen mit Strukturen, Prozessen und der praktischen Arbeit in der Immobilienwirtschaft, z.B. indem sie mehrere Jahre lang selbst im operativen Geschäft tätig waren. Eine fundierte Kenntnis der Branche erlaubt ihnen eine realistische und treffsichere Einschätzung der fachlichen und individuellen Passgenauigkeit potenzieller neuer Mitarbeiter – anders als bei Anwendung allgemein gehaltener Checklisten und Fragebögen. Die personellen Anforderungen in den Assetklassen Büro-, Handels-, Wohn-, Hotel-, Logistik-, Industrie- bzw. Spezialimmobilien unterscheiden sich teilweise sehr deutlich voneinander. Gleiches gilt für die einzelnen Marktteilnehmer, z.B. Investment-, Fonds-, Portfolio-, Asset-, Propertyund Facilitymanager, Projektentwickler oder Immobilienmakler. Darüber hinaus steigt auch der Bedarf nach Führungsund Fachkräften in den Bereichen Finanzierung, Controlling, Steuern, Recht und Bewertung, die ebenfalls in engem Kontext mit der Immobilienwirtschaft stehen. Für professionelle Personalberater sollten alle diese Gebiete kein Neuland sein.

Um die jeweils qualifiziertesten Kandidaten identifizieren zu können, kommt es nicht nur darauf an, den Markt zu verstehen sondern auch systematisch und vollständig zu analysieren. Mitzubekommen bzw. zu antizipieren, unter welchen Bedingungen jemand eine neue Herausforderung sucht, ist mindestens ebenso wichtig. Dazu sollten die Personalberater und Searcher über ein persönliches Branchen- Netzwerk verfügen, das über viele Jahre aufgebaut und intensiv gepflegt wurde. Schlicht eine umfangreiche Datenbank vorzuhalten und ein Büro in der gleichen Stadt zu haben, in der die Stelle neu besetzt werden soll, reicht dazu nicht aus. Die Anzahl und Qualität der persönlichen Vor-Ort-Kontakte bzw. die Kunst, diese kurzfristig zu schaffen, ist erfolgversprechender als eine reine Vor-Ort-Präsenz.

Ob eine Personalberatung hält, was sie verspricht, ist nicht zuletzt an ihrer Vorgehensweise ablesbar: Verlässt sie sich auf Anzeigen oder geht sie direkt auf die Kandidaten zu? Es gilt der Grundsatz: Kein Versand von Lebensläufen ohne das Mandat des Auftraggebers und ohne die Zustimmung des Kandidaten. Präsentiert werden sollten ausschließlich Kandidaten, die fachlich und persönlich geeignet sowie für diese Herausforderung wechselwillig sind. Profis arbeiten in der Regel mit qualifizierten Suchaufträgen, d.h. exklusiv und mit Anzahlung auf das Erfolgshonorar. Bevor derartige Mandate angenommen werden, stellen sie sicher, dass die Vakanz auch zuverlässig zu besetzen ist. Der Zeitraum für die Besetzung sollte weder zu kurz noch zu lange bemessen sein. Die Vakanz sollte zügig besetzt werden, das aber bei gesicherter Qualität der Kandidaten. Bei Westwind Karriere werden beispielsweise 80 Prozent der Kandidaten nach vier Wochen vorgestellt. Diese sollten stets direkt, persönlich und diskret kontaktiert werden. Die Ansprache von Mitarbeitern eigener Mandanten ist aus Gründen der Seriosität und Loyalität grundsätzlich tabu. Wichtig ist auch eine hohe Marktdurchdringung, die durch ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Nutzung einer sorgfältig gepflegten Datenbank und mandantsbezogenen, maßgeschneiderten Neuansprachen sichergestellt werden kann. Und nicht zuletzt sollten ausschließlich Personalberatungen beauftragt werden, die eine Erfolgsbilanz im betreffenden Marktsegment nachweisen können.

Merkmale professioneller Personalberatungen

• Spezialisierung auf die Immobilienbranche
• Erfahrung im operativen Geschäft der Immobilienbranche
• vertiefte Kenntnisse branchenspezifischer Strukturen und Prozesse
• hoher persönlicher Vernetzungsgrad
• Direktansprache der geeignetsten Kandidaten
• hohe Marktdurchdringung
• maßgeschneiderte Neuansprachen
• vollständige und regelmäßig aktualisierte Datenbank
• hauseigene Searchkapazitäten
• detaillierte Interviewberichte
• regelmäßige Information über den aktuellen Stand des Suchprozesses
• Übernahme der Terminkoordination für Interviewtermine und der Rückmeldungen an die Kandidaten
• Teilnahme an den Kennenlerngesprächen beim Arbeitgeber
• Nachweis vergleichbarer, erfolgreich besetzter Positionen
• umgehende Rückmeldung der Kandidateneindrücke an den Mandanten und umgekehrt

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Erstveröffentlichung: Immobilien Magazin Dezember 2015