Einzugsmanagement

Bei Abschluss der Entwicklung einer Wohnanlage müssen innerhalb kürzester Zeit zahlreiche Mieter einziehen. Dies muss koordiniert erfolgen, ansonsten drohen chaotische Zustände beim Einzug. Beauftragt ein Projektentwickler damit einen Einzugsmanager, erspart ihm das einerseits einen hohen Koordinationsaufwand. Andererseits minimiert er damit die Folgekosten.

Es gibt eine neuralgische Phase bei Projektentwicklungen von größeren Wohnanlagen: Diese ist direkt nach der Fertigstellung, wenn innerhalb kurzer Zeit die Mieter bzw. Selbstnutzer einziehen und zeitgleich der Eigentumsübergang vom Entwickler auf den Käufer stattfindet. Bei Projektentwicklern, die sich nicht um ein geordnetes Einzugsmanagement in dieser Phase kümmern, kann hier schnell Chaos entstehen. Verschlimmert werden kann die Situation, wenn zudem noch Bauverzögerungen hinzukommen.

Schlimmstenfalls sind die Wohnungen zum Einzugstermin nicht bezugsfertig. Oder rund hundert Mieter ziehen geballt an nur drei Samstagen ein. Oder die Umzugsfahrzeuge können nicht bis an das Objekt heranfahren, weil überall noch baubedingte Sperrungen stattfinden.

Dies sind keineswegs nur kleinere Unannehmlichkeiten. Derartige Vorkommnisse können für den Projektentwickler schnell zu unangenehmen finanziellen Folgen führen: In der Regel gibt es im Rahmen des Kaufvertrags Mietgarantien, die der Projektentwickler eingegangen ist. Können die Mieter dann nicht wie vorgesehen einziehen, kann es für den Developer teuer werden, weil er seine eingegangene Garantieverpflichtung erfüllen muss. Ein weiterer Nachteil: Hat der Mieter großen Ärger beim Einzug, ist das Verhältnis zum Vermieter von Beginn an vorbelastet und der Mieter tendiert bei Mängeln schneller zu Mietminderungen.

Daher beauftragen Projektentwickler bei größeren Wohnanlagen immer häufiger einen professionellen Einzugsmanager. Dieser wird zeitlich begrenzt für die Phase zwischen Fertigstellung bis zum Abschluss der Einzugsphase beauftragt. Seine Aufgabe: Die Fülle der Aktivitäten in relativ kurzer Zeit zu koordinieren. Er muss zunächst prüfen, ob die Wohnungen zum avisierten Zeitpunkt wirklich übergabefähig sind. Ist dies nicht der Fall, muss er mit dem Projektentwickler und dem Mieter sprechen und eine für beide zufriedenstellende Lösung finden. Zudem übernimmt der Einzugsmanager auch das Gewährleistungsmanagement und wickelt entsprechende Ansprüche ab.

Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Koordination der Einzüge. Es ist eine große logistische Herausforderung, wenn innerhalb von zwei bis vier Wochen rund 100 Mieter einziehen. Allein die Regelung der Zufahrt ist oft aufwendig. Dies gilt insbesondere, wenn an anderen Teilen des Objektes noch gebaut wird – oder beispielsweise die Tiefgarage noch nicht frei gegeben ist. Beides ist keine Seltenheit. Teilweise müssen bei der Kommune vor Ort Genehmigungen eingeholt werden – etwa wenn es darum geht, Feuerwehrzufahrten für den Umzug zu nutzen. In der Praxis kommt es auch vor, dass Leute mit Übersee-Containern anreisen. Dann muss geklärt werden, wo der Container wie lange abgestellt werden kann.

Wichtig ist darüber hinaus die Koordination der Aufzüge, wenn viele Mieter am selben Tag einziehen. Kümmert sich niemand darum, sind die Fahrstühle schnell geblockt. Hier ist die Zuteilung von Timeslots sinnvoll. Darüber hinaus sollte ein Einzugsmanager beispielsweise auch die Aufzüge mit Schutzverkleidungen auslegen, um Schäden in einem neuen Fahrstuhl zu verhindern.

Die Kosten für das Einzugsmanagement werden in der Regel vom Projektentwickler getragen. Dieser hat ein großes Interesse daran, dass die Vollvermietung bzw. die Einzüge reibungslos stattfinden, ohne dass er sich groß darum kümmern muss. Das erspart ihm einerseits den hohen Koordinationsaufwand. Andererseits minimiert er damit die Folgekosten. Diese können aus den im Kaufvertrag eingegangenen Mietgarantien resultieren, wenn die Mieter nicht rechtzeitig einziehen können oder wegen Problemen im Zusammenhang mit dem Einzug die Miete mindern.

Einzugsmanagement ist eine relativ neue Dienstleistung im Immobilienbereich. Aufgrund des Booms auf dem Projektentwicklungsmarkt wird die Nachfrage danach deutlich ansteigen. Die Koordination ist vor allem bei größeren Wohnanlagen in den Metropolen sehr aufwendig. Die Projektentwickler haben keine Kapazitäten für die Koordinierung des aufwendigen Einzugsprozesses.

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Erstveröffentlichung: The Property Post, Januar 2018