Betriebskostenmanagement

Geht es um die Rentabilität von Immobilien, spielen die Betriebskosten eine zentrale Rolle. Deshalb haben Hausverwaltungen den Anspruch, Betriebskosten proaktiv zu managen und zu optimieren. Da diese Aufgabe jedoch immer komplexer wird, greifen viele von ihnen auf die Unterstützung professioneller Betriebskostenmanager zurück. Immobilienexperte Christophe Lemery von Albert Immo erklärt, worauf es beim effizienten Betriebskostenmanagement ankommt.

Was sind Betriebskosten?
Zu den Betriebskosten gehören gem. § 1 BetrKV diejenigen Kosten, die dem Vermieter bzw. Eigentümer durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes entstehen. Welche Stellen dazu gehören, ist in § 2 BetrKV festgelegt:

• Grundsteuer
• Wasserversorgung
• Entwässerung
• Heizung
• Betrieb der Aufzüge
• Müllbeseitigung
• Gebäudereinigung

Üblicherweise erbringt die Hausverwaltung die Leistungen nicht selbst, sondern beauftragt damit externe Dienstleister. Nicht alle dabei entstehenden Kosten sind umlagefähig. Das gilt etwa für Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Zu den Verwaltungskosten gehören die Kosten für die Hausverwaltung, für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung und Bankgebühren. Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten umfassen Arbeiten wie das Malern des Treppenhauses, Reparaturen an Elektroanlagen und Rücklagen für Renovierungen.

Warum eine Optimierung der Betriebskosten wichtig ist
Durch hohe Betriebskosten wird eine Wohnung teurer, was dazu führen kann, dass ein Mieter sich die Wohnung nicht mehr leisten kann. Darüber hinaus sind hohe Betriebskosten bei Leerständen besonders problematisch, da der Vermieter bis zu 50 % der verbrauchsunabhängigen Betriebskosten selbst tragen muss.

Aus diesen Gründen ist es wichtig, dass die Hausverwaltung die Betriebskosten permanent überprüft und optimiert. Albert Immo unterstützt seine Mieter beispielsweise, indem Gas- und Elektrizitätsverträge gebündelt und regelmäßig neu verhandelt werden.

Anforderungen an ein effektives Betriebskostenmanagement
Damit das Betriebskostenmanagement erfolgreich ist, muss es einer Reihe von Anforderungen genügen. Ein Überblick über die wichtigsten Aspekte:

1. Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Die Anforderungen an eine rechtlich einwandfreie Betriebskostenabrechnung sind hoch. Deshalb ist es für Vermieter von vorrangigem Interesse, die Betriebskosten transparent aufzuführen und nach Möglichkeit niedrig zu halten.
Eine besondere Bedeutung kommt deshalb einem detaillierten regelmäßigen Reporting über Änderungsmaßnahmen und ihre Erfolge zu. Hierzu gehören ein effektives Berichtswesen und eine umfassende Präsentation aller Zahlen, Benchmarks, Entwicklungen und Auswirkungen der durchgeführten Maßnahmen.
Davon profitieren Mieter und Vermieter gleich doppelt. Einerseits haben sie jederzeit einen Überblick über Verbesserungspotenziale, andererseits erhöhen sie den Wettbewerbsdruck auf Anbieter von Bewirtschaftungsleistungen, was zu einer langfristig positiven Preisentwicklung beiträgt.

2. Vollständigkeit
Ein erfolgreiches Betriebskostenmanagement muss einen erschöpfenden Überblick über die Betriebskostenarten sämtlicher Objektbestände umfassen. Nicht vernachlässigt werden darf dabei auch der Anbietermarkt mit allen verfügbaren Leistungen und Preisen. Erst auf dieser Grundlage können die eigenen Betriebskosten valide bewertet und angemessen angepasst werden.
Aufgrund der Komplexität der einzubeziehenden Faktoren übersteigt ein internes Betriebskostenmanagement häufig die Ressourcen der Hausverwaltung bzw. des Facility Managements. Deshalb wird häufig ein externer Spezialist beauftragt.

3. Konsequente Einbindung der Mieter
Maßnahmen zur Optimierung von Betriebskosten wie beispielsweise veränderte Reinigungszyklen, Grünpflege oder Modernisierungsmaßnahmen sind letzten Endes immer davon abhängig, dass die Mieter sie mittragen. Aus diesem Grund muss das für den Betriebskostenmanager notwendige Know-how auch offen an andere Beteiligte wie Mieter und Hausmeister kommuniziert werden.
Mieterbeteiligung ist beim Thema Betriebskosten auch deshalb so wichtig, weil viele Kostenarten wie Wärme und Wasser zu einem großen Teil vom individuellen Verbrauchsverhalten der Mieter abhängig sind. Das gilt auch für Kosten für Müllentsorgungen und Hausreinigungen. Bereits durch ein nachhaltiges Einwirken auf die Gewohnheiten der Mieter kann deshalb schon ein wichtiger Beitrag zur Senkung von Betriebskosten geleistet werden.

4. Know-how
Kein Hausverwalter kann alle Feinheiten des Themas Betriebskostenmanagement kennen. Deshalb ist es sinnvoll, das Fachwissen von Experten in Anspruch zu nehmen. Die Optimierung von Betriebskosten ist mittlerweile so komplex geworden, dass sie ohne spezialisierte Berater kaum noch realisiert werden kann.

Die wichtigsten Schritte des Betriebskostenmanagements
Ein effektives Betriebskostenmanagement läuft im Wesentlichen in fünf Schritten ab. Dazu gehören eine Ersteinschätzung, eine Liegenschaftsbegehung, die Strukturierung und Planung aller Aufgaben, die Umsetzung der Maßnahmen und die anschließende Kontrolle.

1. Ersteinschätzung mit Potenzialanalyse
Im ersten Schritt grenzt man ab, welche Betriebskostenarten genauer in den Blick genommen werden sollen. Dabei werden bestehende Dienstleistungsverträge analysiert und ggf. vervollständigt und anschließend mit vergleichbaren Portfolios aus einer Datenbank verglichen. Zusätzlich werden kaufmännische und technische Einsparpotenziale im Gebäude ermittelt. Das Ziel dieser ersten Projektphase besteht in der Erstellung einer Potenzialanalyse mit lohnenden Optimierungsansätzen, die nachhaltige Einsparungen ermöglichen.

2. Liegenschaftsbegehung
Wurden im ersten Schritt alle verbrauchsabhängigen und -unabhängigen Betriebskostenarten analysiert, wird bei Bedarf als nächstes eine technische Begehung der Liegenschaft durchgeführt. Dazu gehören unter anderem Interviews mit technischen Dienstleistern in der näheren Umgebung und die Überprüfung der technischen Anlagen.
Das Ziel besteht dabei darin, konkrete Handlungsempfehlungen, aber auch Aufwands- und Investitionsabschätzungen zu erstellen, die dem Eigentümer das Fällen gut begründeter Entscheidungen ermöglichen.

3. Strukturierung und Planung der Aufgaben
Ausgehend von den Schwachpunkten der einzelnen Gebäude, die im Benchmarking aufgezeigt wurden, strukturiert man die Aufgaben zunächst nach den erforderlichen Investitionen und dem zeitlichen Rahmen. Hieraus ergeben sich drei Kategorien:

• Schnelle Maßnahmen, die keine größeren Investitionen erfordern - Dabei kann es sich zum Beispiel um die Ersetzung von Restabfallbehältern durch Papierbehälter handeln.
• Langfristige Maßnahmen ohne größere Investitionen - Hierzu zählen beispielsweise die Schulung von Mitarbeitern und der Einbau von Wasserzählern.
• Weitere Investitionsplanung - Dieser Kategorie gehören langfristige Maßnahmen an, für die größere Ausgaben erforderlich sind. Das können zum Beispiel Solaranlagen auf dem Dach oder effektivere Heizungen sein.

4. Die Umsetzung konkreter Maßnahmen
Maßnahmen zur Einsparung von Betriebskosten unterscheidet man noch einmal in folgende Kategorien:

1. Zusammenarbeit mit Dienstleistern zur Senkung von Kosten (z. B. professionelles Behältermanagement bei Restabfällen)
2. Investitionen in kostensparende Technik (z. B. Wärmedämmungen)
3. Qualifikation von Mietern und Mitarbeitern
4. Einkauf von Leistungen in größeren Mengen und durch Ausschreibungsverfahren.

Die wichtigsten Ansatzpunkte bei der Umsetzung von Effizienzsteigerungen sind laufende Bezugs- und Dienstleistungsverträge. Oft lassen sich hier nicht nur direkte Einsparungen erzielen, sondern auch versteckte Betreiberrisiken mindern, die aus ungeklärten Haftungsabgrenzungen hervorgehen. Ein professioneller Betriebskostenmanager verhandelt Verträge bei Bedarf neu oder schreibt sie neu aus. Dabei übernimmt er alle Aufgaben von der Formulierung der Ausschreibung bis zur Durchführung des Bieterverfahrens.
Das Ziel aller Maßnahmen besteht in einer deutlichen Kostenreduzierung, einer Verbesserung der Service-Qualität, einer klaren Abgrenzung der Verantwortlichkeiten und einer rechtssicheren Betriebskostenabrechnung.

5. Erfolgsmessung und laufende Betreuung
Um die Erfolge der durchgeführten Maßnahmen zu bewerten und langfristig zu stärken, muss der Betriebskostenmanager eine detaillierte Dokumentation und ein regelmäßiges aussagekräftiges Reporting anfertigen. Anhand dessen können Maßnahmen hinsichtlich ihrer Wirksamkeit bewertet und bei Bedarf angepasst werden.
Darüber hinaus umfasst die laufende Betreuung des Objekts ein kontinuierliches Kosten- und Verbrauchscontrolling. Dies kann beispielsweise in Form eines fortdauernden Vertragsmanagements und eines umfassenden Controllings der technischen Dienstleister geschehen. Eine weitere Möglichkeit zur langfristigen Effizienzsteigerung ist die Bündelung von Objekten und von Strom- und Gasversorgungsverträgen.

Fazit
Ein konsequentes Betriebskostenmanagement ist eine wichtige Möglichkeit, die Rentabilität eines Gebäudes zu erhöhen. Indem man Dienstleistungsverträge überprüft, kostensparende Technik installiert, Mieter und Mitarbeiter qualifiziert und Leistungen in größeren Mengen einkauft, lassen sich deutliche Einsparungen realisieren. Da es sich beim Betriebskostenmanagement aber um ein komplexes Thema handelt, kann es sich für Hausverwaltungen anbieten, es an spezialisierte Dienstleister auszulagern.

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von ALBERT Immo GmbH
Erstveröffentlichung: The Property Post, Oktober 2020