Digitaler Maßanzug

Wie in andere Industriebereichen halten auch in die Immobilien­branche digitale Systeme verstärkt Einzug. Neben allgemeinen Standardsystemen gibt es bereits eine Reihe von speziellen, für die Bedürfnisse der Immobilienbranche entwickelte Softwarelösungen. Gerade für große Immobiliengesellschaften sind häufig maßgeschneiderte Anpassungen erforderlich, um alle spezifischen und zum Teil komplexen Anforderungen erfüllen zu können.

Die IT-Unterstützung wird hierbei größtenteils von externen Dienstleistern erbracht. Das Verhältnis zwischen Immobilienunternehmen und IT-Dienstleister kann allerdings sehr unterschiedlich ausgestaltet sein. Dem liegen nicht nur unterschiedliche Geschäfts- und Kostenmodelle zugrunde, sondern auch unterschiedliche rechtliche Vertragsgestaltungen.

Outsourcing-Lösungen

Viele Immobilienunternehmen entscheiden sich heute für Out- sourcing-Lösungen, in denen nicht nur die benötigte Hardware (wie Rechner und Drucker) von einem IT-Dienstleister bereitgestellt wird, sondern auch die grundlegenden Softwarelösungen sowie Server- und Speicherkapazitäten. Auf diese Weise kann das Unternehmen Schwankungen und kurzfristige Steigerungen im Bedarf effektiv regulieren lassen. Für die konkrete Ausgestaltung von Outsourcing-Lösungen stehen schier unendliche Möglichkeiten zur Verfügung:

• von starren, vordefinierten Mengen- und Leistungsangeboten bis hin zu flexiblen und bedarfsangepassten Lösungen,
• von ortsgebundenen Serverkapazitäten bis hin zu Cloud- basierten Lösungen oder
• die komplette Auslagerung von IT- und häufig auch Tele- kommunikationsdienstleistungen von einzelnen Bereichen.

Auch bei umfassenden Outsourcing-Lösungen wird kaum ein Immobilienunternehmen auf maßgeschneiderte Anpassungen von Softwarelösungen verzichten können. Ebenfalls wichtig sind involvierte Dienstleister, die nicht primär IT-Dienstleistungen erbringen, deren Tätigkeiten aber unmittelbar mit der IT des Immobilienunternehmens korrespondieren müssen. Darunter fallen beispielsweise Dienstleister zur Erstellung von Betriebskostenabrechnungen, die direkt auf die Mieterverwal­tung zugreifen müssen und deren Daten umgekehrt auch dort wieder verarbeitet werden sollen.

Nachstehend eine Auswahl der praktisch wichtigsten Punkte bei der vertraglichen Vereinbarung von IT-Lösungen. Anhand dieser Beispiele wird deutlich, dass sich Immobilienunternehmen dieselben Fragen stellen müssen wie andere Branchen auch. Zusätzlich ergibt sich aber eine Reihe von Sonderkonstellationen aus der Immobilien- und Mieterverwaltung, die andere Probleme aufwerfen und anderer Antworten bedürfen. Aus rechtlicher Sicht ist bei dem Einsatz von IT-Lösungen eine Reihe von wiederkehrenden Aspekten von besonderer Relevanz:

Datenschutz

Allein durch die Mieterverwaltung erheben und verarbeiten Immobilienunternehmen in besonders großem Umfang persönliche Daten. Pannen oder Unregelmäßigkeiten in diesem Bereich sind nicht nur rechtlich problematisch, sondern führen auch zu Reputationsproblemen, die nur schwer zu managen sind. Deshalb ist hier nicht nur auf die rechtlich korrekte Ausgestaltung der vertraglichen Abreden zu achten, sondern auch auf die Auswahl verlässlicher Dienstleister, deren Organisation, Erfahrung und Ausstattung die Wahrscheinlichkeit von Pannen möglichst ausschließt.

IT-Outsourcing-Verträge stellen rechtlich üblicherweise eine sogenannte Auftragsdatenverarbeitung dar. Das bedeutet, das Immobilienunternehmen ist als Auftraggeber (im Sinne des Datenschutzrechts) weiterhin für die Datenverarbeitung verantwortlich - und nicht der Outsourcer. Das Immobilien- unternehmen muss also insbesondere sicherstellen, dass die Befugnis zur Erhebung und jeweiligen Verarbeitung der persönlichen Daten vorliegt, und wird bei Verstößen zur Verantwortung gezogen. Weiterhin schreibt das Gesetz eine laufende Überwachung des Auftragsdatenverarbeiters (hier also des Outsourcers) vor. Zudem muss ein Vertrag abgeschlossen werden, in dem explizit bestimmte Rechte und Pflichten vereinbart werden. Diese Verpflichtung besteht zwar erst seit 1.9.2009, vor diesem Datum geschlossene Auftragsdatenverarbeitungsverträge müssen aber entsprechend nachgerüstet werden.

Cloud-Lösungen

Ebenso sind für Cloud-Lösungen in erster Linie datenschutzrechtliche Aspekte zu bedenken, aber auch solche der internen Datensicherheit des Unternehmens. In der Regel werden in der Cloud keine festen Serverkapazitäten genutzt, sondern variable, die der Outsourcer je nach Bedarf disponieren kann. Gelegentlich werden hier Lösungen angeboten, die Drittunternehmen mit einbeziehen, die über große Serverkapazitäten verfügen und diese bei geringer Auslastung untervermieten. Das Internetunternehmen Amazon ist ein Beispiel hierfür. In der Cloud ist es schwieriger, Störfalle wie Datenverluste, Vermischung mit Daten anderer Unternehmen oder auch rechtliche Datenschutzrisiken zu kontrollieren. Deshalb sollten solche Lösungen sorgfältiger geprüft und vertraglich verhandelt werden.

Auch Dreiecksbeziehungen und Kompatibilitäten bedür­fen wohlüberlegter Regelungen. Dies betrifft etwa Verträge mit Versorgern oder Dienstleistern im Bereich der Betriebskosten- abrechnung. Diese Dritten müssen unmittelbar auf bestimmte Teile der IT des Immobilienunternehmens zugreifen, etwa auf die Mieterverwaltung. Die Befugnisse und möglichen Risiken, die sich aus einer solchen Öffnung der Systeme ergeben, müs­sen vertraglich mit allen Beteiligten geregelt werden. Dadurch entsteht eine Dreiecksbeziehung zwischen dem Immobilienunternehmen, dem generellen IT-Outsourcer und etwa dem Betriebskostendienstleister. Sorgfältig ist hierbei darauf zu achten, wer für Fehlleistungen oder verursachte Schäden haftet und dass der erforderliche Versicherungsschutz vorliegt.

Haftung

Wichtig für Immobilienunternehmen zu wissen ist, dass die Haftungsklauseln in den Standardverträgen der IT-Outsourcer oder anderer IT-Unternehmen selten die Bedürfnisse des Immobilienunternehmens berücksichtigen. Zwar sind Haftungsbegrenzungen in der einen oder anderen Form durchaus als üblich anzusehen und man wird in den seltensten Fällen um sie herumkommen. Dennoch ist es wichtig, im konkreten Fall zu prüfen, ob etwa die Haftungshöchstsummen den Risiken des Immobilienunternehmens entsprechen und ob es trotzdem noch genügend Anreize für das IT-Unternehmen gibt, in ausreichendem Maße sorgfältig und vertragstreu zu handeln. Häufig lassen Immobilienunternehmen individuelle Software erstellen oder individuelle Anpassungen von Standardsystemen vornehmen, ohne sich die Verwertungsrechte an dem Arbeitsergebnis zu sichern. Dabei entgehen ihnen große Chancen, denn solche Software ist regelmäßig urheberrechtlich geschützt; in manchen Fällen können für entwickelte Losungen auch gewerbliche Schutzrechte wie etwa Patente beantragt wer­den. Als Inhaber der ausschließlichen Verwertungsrechte an dem entwickelten Produkt haben die Unternehmen die Möglichkeit, Lizenzen an andere (Immobilien-)Unternehmen weiterzuverkaufen. So lassen sich nicht nur Entwicklungskosten amortisieren, sondern auch Wettbewerbssituationen besser kontrollieren.

„Software as a Service"

Im Zusammenhang hiermit und mit den oben genannten Cloud-Diensten stehen sogenannte Software-as-a-Service (SaaS)-Verträge. Hier wird die Software nicht auf Servern oder Rechnern des Immobilienunternehmens installiert, sondern über eine (gesicherte) Internetverbindung genutzt. Diese Lösung kann für den Anwender insbesondere im Hinblick auf Speicherkapazitäten, Updates oder Wartung Vorteile bringen. Aber auch für das Softwareunternehmen bringen SaaS-Modelle Vorteile, zum Beispiel können sie auf diese Weise eine größere Kontrolle über das Produkt behalten. Für Immobilienunter­nehmen sind hier die oben genannten Cloud-Risiken ebenso zu berücksichtigen wie die Fragen nach der Stabilität des Soft- wareunternehmens und die Folgen einer Insolvenz oder Geschäftsaufgabe.

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Erstveröffentlichung: März 2013, Immobilienwirtschaft