Digitale WEG-Verwaltung

Kleine Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) als Kunden sind bei Immobilienverwaltungen oft unbeliebt - so kommt es regelmäßig vor, dass Unternehmen aus dem Sektor der WEG/SEV-Verwaltung das Mandat für kleinere WEG ablehnen, da sich der Arbeitsaufwand aus ihrer Sicht wirtschaftlich nicht rechnet. Sie zu verwalten gilt in der Branche daher schlichtweg als unrentabel, weil besagter Aufwand oft in keinem angemessenen Verhältnis zum Ertrag steht.

Doch es kommt nur auf die richtige Herangehensweise an. Mithilfe moderner digitaler Lösungen für das Immobilienmanagement lässt sich der Arbeits- und Verwaltungsaufwand heute derart minimieren, dass auch die Verwaltung kleiner WEG profitabel für eine Immobilienverwaltung sein kann.

Viel Potenzial bei der Verwaltung kleinerer WEG  
Nach Ansicht vieler Unternehmen aus dem Immobilienmanagement sind die Kosten für die Verwaltung von kleinen Wohnungseigentumsgemeinschaften zu hoch – denn generell ist der Aufwand für die Verwaltung derartiger Mandate in Bezug auf Abrechnungen, Eigentümerversammlungen und Wirtschaftsplänen genauso aufwendig, wie die der großen WEG. Wie die Immobilienzeitung in Ausgabe 08/2018 berichtete, teilen etwa zwei Drittel der DDIV-Mitglieder (Dachverband Deutscher Immobilienverwalter) diese Einschätzung in einer Umfrage des Verbands. Dabei bestehen nach Angaben des Statistischen Bundesamtes die meisten Mehrfamilienhäuser in Deutschland aus drei bis sechs Wohneinheiten. Ein vermeintlich großer Markt also, der viel Potenzial für Immobilienverwaltungen bietet.

Mit Softwarelösungen für das Immobilienmanagement rentabel arbeiten
Besonders die Tatsachen, dass gerade in kleineren WEG häufig sehr aktive Eigentümer vertreten sind, die die Mitarbeiter einer Immobilienverwaltung auf Trab halten, sich aber unter den wenigen Eigentümern gleichzeitig selten engagierte Leute für die Besetzung des Verwaltungsbeirats finden lassen, bedeutet oft mehr Arbeit für beauftragte Verwalter. Ein Immobilienmanagement muss seine Arbeitsweise demnach für solche Fälle bestenfalls so aufstellen, dass trotz derartiger Hürden rentabel mit kleinen WEG Einheiten gearbeitet werden kann. Dabei helfen moderne Softwarelösungen für die Immobilienverwaltung – mit deren Hilfen können Unternehmen ihren Arbeitsaufwand minimieren und gleichzeitig ihren Servicestandard halten oder sogar verbessern.

Vorteile bei der WEG-Verwaltung mit digitalen Lösungen
Meldungen schnell bearbeiten
Eigentümer einer WEG können beispielsweise bei einer Schadensmeldung mithilfe eines in die Verwaltungssoftware integrierten Erweiterungsmoduls für die Organisation von Angebotsanfragen schnell und effektiv zufriedengestellt werden - ein derartiges Tool unterstützt bei der schnellen und problemlosen Erstellung von Angebotsanfragen. Damit gibt das Immobilienmanagement für eine eingehende Schadensmeldung, die ein Angebot vor Beauftragung erfordert, sofort eine Anfrage an die im System hinterlegten Handwerker bzw. Dienstleister weiter. Gleichzeitig besteht natürlich die Möglichkeit, alle eingegangenen Angebotspreise zu speichern und zu organisieren und so den Rücklauf zu überwachen - der gesamte Bearbeitungsverlauf der Meldungen, Angebotsanfragen und Aufträge wird über die Historie dokumentiert. Ein integriertes Terminmanagement ermöglicht dabei zudem die Überwachung aller anliegender Termine, sodass die Mitarbeiter der Immobilienverwaltung jederzeit alle Daten abrufen können, um auskunftsfähig zu sein und je nach Bedarf zudem in der Lage sind, Auswertungen zur weiteren Bearbeitung zu exportieren.

Optimierung des Zahlungsverkehrs und des Schriftwechsels
Einen großen Anteil der investierten Arbeitszeit des Immobilienmanagements bei der Verwaltung von WEG nehmen alle Arbeitsschritte im Bereich Zahlungsverkehr und Schriftwechsel ein. Besonders dort lässt sich grundsätzlich viel Zeit und Aufwand einsparen, wenn einer Immobilienverwaltung vonseiten der Eigentümer beispielsweise Lastschriftmandate für Abbuchungen erteilt werden und die Abrechnung zukünftig über ein in eine Software für Immobilienmanagement integriertes E-Banking-System weitestgehend automatisiert organisiert werden kann.  
Die heute vielfältigen Möglichkeiten, den Schriftverkehr als Serienbrief, mit den gewünschten Daten aus der Verwaltungssoftware, anzufertigen und per E-Mail zu versenden und viele weitere täglich anfallende Prozesse digital abzuarbeiten, steigert die Effektivität einer Immobilienverwaltung ungemein und verringert den Arbeitsaufwand - versenden Sie beispielsweise die Einladung für die nächste WEG-Versammlung mit nur wenigen Mausklicks über ein in die Software integriertes Service- und Mieterportal und lassen sich die Teilnahme der Beteiligten direkt in dem Portal bestätigen.

Austausch von Dokumenten mit Eigentümern und Handwerkern via Mieterportal
Derartiges funktioniert aber nicht nur mit den Einladungen zur WEG-Versammlung, sondern auch mit anderen wichtigen Dokumenten, wie beispielsweise Jahresabrechnungen. Die mit der Verwaltungssoftware erstellte Abrechnung kann, wie alle weiteren Dokumente, problemlos über die das beschriebene Portal zum Abruf bereitgestellt werden. Durch diese digitale Kommunikationsmöglichkeit mit Eigentümern werden die oft auftretenden redundanten Kundenkontakte vermieden und der Aufwand für den Verwalter kann deutlich effizienter gestaltet und damit minimiert werden.
Hinzu kommt, dass Immobilienverwaltungen mit der Nutzung solcher Serviceportale auch bei der Kommunikation mit Handwerkern die Effizienz in gleichem Maße erhöhen. Beispielsweise können die Eigentümer einer WEG online im Serviceportal einen Schaden melden, über den der zuständige Verwalter umgehend automatisch informiert wird. Dieser wiederum kann den Schaden direkt mit wenigen Mausklicks bei einem im System hinterlegten, für diese Immobilie zuständigen Handwerker, melden, der dann per E-Mail benachrichtigt wird. Eine derartige Automatisierung bringt neben einer weiteren Steigerung der Effizienz auch eine höhere Transparenz des Services mit sich – sowohl die Immobilienverwaltung als auch der Eigentümer werden über den gesamten Prozess auf dem Laufenden gehalten sowie informiert und können jederzeit den aktuellen Stand der Schadensmeldung einsehen.

Alle technischen Anlagen im Überblick
Oft geht es bei der Verwaltung von Immobilien zudem um die Wartung oder Instandsetzung technischer Anlagen, wie z.B. Heizungsanlagen, Aufzüge, Fotovoltaik oder Blockheizkraftwerke. Auch hier können die heutigen technischen Möglichkeiten besondere Unterstützung leisten – spezielle Erweiterungsmodule in einer Software für das Immobilienmanagement erfassen alle Daten der Gebäudetechnik von Immobilien zentral und übersichtlich. Auf diese Weise hat man einen steten Überblick über alle Wartungsintervalle jeder technischen Anlage und kann auch im Falle eines Ausfalls direkt aus der Software alle nötigen Maßnahmen ergreifen.

Kleinere WEG verwalten und Digitalisierung refinanzieren
Es kann sich also für Immobilienverwaltungen lohnen auch Mandate für kleinere WEG zu übernehmen und diese mit der Unterstützung digitaler Systeme zu verwalten. Genügend Potenzial ist da und mit einer neuen diesbezüglichen betriebs- und objektbezogenen Kalkulation könnten sogar einige Maßnahmen für die Digitalisierung von Prozessen in einer Immobilienverwaltung refinanziert werden.
Dabei können digitale Systeme schon bei der neuen Kalkulation mit einer entsprechenden, korrekten Ermittlung von Verwaltergebühren unterstützen, indem sie diesen Prozess automatisieren und bereits an dieser Stelle zu einer signifikanten Zeitersparnis führen. Bei der erstmaligen Anlage der Berechnungsgrundlagen in der Software können dafür die Vorgaben für die Ermittlung der Gebühr über Regeln eingegeben und diese folglich einzelnen Objekten, also auch kleinen WEG, zugeordnet werden - dabei besteht die Möglichkeit, eine Objektmindestgebühr einzurichten, die angesetzt wird, wenn der automatisch errechnete Betrag unter der vom Verwalter angestrebten Mindestgebühr liegt.

Mit dem Einsatz digitaler Lösungen für das Immobilienmanagement besteht somit schon vom ersten Moment einer Mandat Übernahme der Vorteil sowohl einer Vereinfachung der wiederkehrenden Arbeitsschritte für die WEG-Verwaltung als auch der Steigerung der Qualität von Dienstleistungen einer Immobilienverwaltung. Nicht nur mit dem Bezug auf die Verwaltung kleiner WEG ist es also wichtig, dass sich die Unternehmen der Immobilienverwaltung auf die digitale Zukunft vorbereiten - steigern Sie die Effektivität all Ihrer Prozesse und sichern Sie die Zukunft ihres Unternehmens, ohne von den vielleicht schon digitalisierten Konkurrenten der Branche abgehängt zu werden.

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von Crem Solutions GmbH & Co. KG
Erstveröffentlichung: Blog Crem Solutions