Digitale Vernetzung

Sofortreparatur dank digitaler Vernetzung

Digitalisierung im Facility Management bedeutet nicht nur die Übertragung zuvor analog ausgeführter Arbeiten auf eine digitale Basis. Sie ist im Wesentlichen ein Vernetzungsprozess, der alle Projektparteien rund um den Immobilienbetrieb in Echtzeit zusammenführt. Für die Instandhaltung ergeben sich dadurch erhebliche Effizienzgewinne, wie die Plattform easysquare des Berliner IT-Unternehmens PROMOS consult belegt: Betreiber und Dienstleister sind hier untereinander verknüpft – stationär und mobil. Die ausgetauschten Informationen finden sich ohne Medienbrüche zentral gebündelt im IT-System des Betreibers wieder.

Schadensfälle und reguläre Instandhaltungsmaßnahmen zählen zu den aufwendigen Aufgabengebieten im Bereich der Immobilienbewirtschaftung. Von der Erkennung über die Beauftragung bis zur Bezahlung sind diverse Parteien und Abteilungen involviert. Dadurch erhöht sich innerhalb der Prozesskette die Gefahr des Medienbruchs, der zu Datenverlust und einer zeitintensiven Informationsrecherche führt. Diesem Missstand kann durch eine digitale Vernetzungsplattform abgeholfen werden, die eine lückenlose Informationsweitergabe und damit eine rasche Auftragserledigung garantiert. PROMOS consult hat sich auf SAP-basierte Software für die Immobilienwirtschaft spezialisiert und bietet mit easysquare workflow eine Lösung für die kontinuierliche Projektbearbeitung. Sie betrifft die stationär am PC erfassten Arbeitsschritte ebenso wie die am Objekt vorgenommenen Aufgaben. Letztere erfolgen über die easysquare mobile App mit einem mobilen Endgerät wie dem Tablet oder dem Smartphone.

Die Auftragserfassung erfolgt zunächst über ein Ticketsystem, das alle Meldungen unabhängig von ihrem Eingangsmedium erfasst und Aufgabenkategorien zuordnet. So können Mietermeldungen zu einer notwendigen Instandhaltungsmaßnahme über E-Mail, Telefon, die App, einen Brief oder persönlich im Unternehmen eingehen und werden unmittelbar im zentralen ERP-System (Enterprise-Resource-Planning) erfasst. Die Zuordnung geschieht zu der jeweiligen Mieter- oder Objektakte, in der die gesamte Historie zu bereits erfolgten Maßnahmen, Korrespondenzen und Rechnungen gebündelt vorliegt.

Interaktives Portal für Dienstleister

Nach der Auftragsgenerierung erfolgt mit der Ausschreibung die Einbindung der Handwerksunternehmen, die in der Regel in einem festen Bieterpool zusammengefasst sind. Durch bereits hinterlegte Leistungsverzeichnisse und Einheitspreisabkommen ist eine Sofortkalkulation der Projektkosten möglich. Klar definierte Vereinbarungen im Vorfeld wirken sich insofern beschleunigend auf den gesamten Prozess aus. Nach Annahme des Angebots durch das Handwerksunternehmen wird das schreibgeschützte Auftragsdokument mit vollständigem Leistungsverzeichnis im ERP-System erzeugt. Für den Betreiber ergibt sich damit die Sicherheit einer verbindlichen Umsetzung der zuvor vereinbarten Leistungen und Preise. Im Falle einer Ablehnung durch den Dienstleister erfolgt eine automatische Rücksendung an den Auftraggeber und eine erneute Vergabe an den Bieterpool.

Mit der Freigabe des Betreibers können die Dienstleister ebenso Änderungen an Stammdaten innerhalb der Objektakte vornehmen. Geänderte Fabrikate oder neue Raummaße nach Umbaumaßnahmen zum Beispiel sind dann automatisch im zentralen ERP-System des Auftraggebers aktualisiert. Während sämtlicher Arbeitsschritte besteht für die Dienstleister Zugriff auf die hinterlegten Leistungsverzeichnisse, anhand derer die Leistungserfassungsblätter erstellt werden. Eine Schlagwortsuche erleichtert die Informationssuche für beide Parteien: Handwerksunternehmen können auf diese Weise einzelne Angaben innerhalb der umfangreichen Leistungsverzeichnisse filtern; Betreiber können die betreffenden Objekte gerade bei großen Portfolios leicht finden – wenn beispielsweise nur der Straßenname der Immobilie oder der Firmenname des Mieters bekannt sind. Die Suchergebnisse erscheinen nicht als Aufzählung auf mehreren Seiten, sondern als Gesamtresultat auf einer Seite. Im Sinne intuitiver Anwendbarkeit gilt dem Scrollen der Vorzug gegenüber dem Blättern.

Verwendung bekannter Designstrukturen

Es ist sinnvoll, digitale Arbeitsinstrumente in ihrer Gestalt an die auch privat gebrauchten Geräte anzupassen. Dies gilt auch für die mit der easysquare Plattform vernetzte Handwerker App. Die reduzierte Oberfläche umfasst daher nur die vier Kategorien, die für die Ausführung notwendig sind: Rahmenverträge, Aufträge, Leistungserfassungen und Unternehmensprofile. Innerhalb der Auftragsübersicht gibt es sieben verschiedene Statusanzeigen, die sich an bestehenden Fristen orientieren. Sie reichen von laufenden über stornierte bis hin zu bereits bezahlten Aufträgen. Jeder neue Vorgang erscheint mit den bekannten Badges weißer Zahlen auf rotem Grund, der Eingang auf dem Smartphone erfolgt als Push-Nachricht. Zur besseren Visualisierung zählt ebenso die allgemeine Verwendung von Icons anstelle textbeladener Darstellungen. Ebenso integriert ist eine Kartenfunktion für die optimale Navigation zwischen Handwerksbetrieb und Auftragsort.

In der eigentlichen Ausführungsphase kann es immer wieder zu Rückfragen mit dem Auftraggeber kommen. Die in der Regel gegebenen Standardprozesse erleichtern auch hier die Verlagerung in den digitalen Raum: Mittels einer Chatfunktion können Dienstleister und Auftraggeber in die Direktkommunikation eintreten, um beispielsweise Maße und Preise von Ersatzteilen auszutauschen. Fotos zur besseren Dokumentation können jederzeit beigefügt und versendet werden. Dies gilt auch für Terminabsprachen zwischen Handwerkern und Mietern, die ebenso für den Betreiber ersichtlich sind und somit eine Kontrolle über bereits erfolgte und noch ausstehende Arbeiten ermöglichen. Durch die workflow-Verknüpfung können über die App die benötigten Stammdaten des Objekts wie Grundrisse jederzeit abgerufen werden. Die verfügbaren Angaben des Gebäudes sind von besonderer Bedeutung für die standardisierte Verkehrssicherung: Prüfgänge mit Kontrollen zu Heizungen, Fenstern, Wänden etc. können in systematischer Reihenfolge papierfrei mit dem Tablet oder Smartphone erledigt werden. Ebenso können Objektabnahmen bei Mieterwechseln vollständig mobil erfolgen – inklusive digitaler Unterschrift des Mieters. Für digitale Objektabnahmen hat eine Abschlussarbeit der FH Brandenburg in einer vergleichenden Darstellung aus dem Jahr 2014 eine Zeitersparnis von 50 Prozent ermittelt.

Digitale Prozesskette bis zur Rechnungsstellung

Nach erfolgter Instandsetzungsmaßnahme erzeugt der Auftraggeber auf Basis der in easysquare zugesandten Leistungserfassungen die Rechnung im ERP-System. Sie ist wie jedes andere in der Plattform erzeugte Dokument als PDF-Datei extrahierbar. Den sicheren Datentransport innerhalb der easysquare Plattform zwischen ERP, Portal und App garantieren eine Firewall sowie eine mit HTTPS-Protokoll verschlüsselte Versendung, die beispielsweise auch im Online-Banking verwendet wird.

Sowohl App als auch Portal sind nach individuellen Bedürfnissen konfigurierbar. Für ähnlich gelagerte Prozesse, wie beispielsweise Wiedervermietungen oder Schlüsselvergaben, gibt es bereits bestehende Erweiterungsmodule. Weitere Dienstleister im Bereich der Immobilienbewirtschaftung wie Versicherungsgesellschaften sind ebenso verknüpfbar. Ihrerseits müssen Dienstleister keine aufwendigen Umstellungen ihrer Software vornehmen, da die easysquare Plattform multiple Schnittstellenfunktionen hat. Eingegebene Daten können somit auch in andere, nicht SAP-basierte ERP-Systeme einfließen.

Digitaler Workflow für Reparaturen in der schematischen Übersicht.

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von PROMOS consult GmbH
Erstveröffentlichung: Der Facility Manager Juni 2017