Digitale Datenräume

Die Digitalisierung setzt sich in immer mehr Bereichen der Bau- und Immobilienwirtschaft durch. Von der Planung über die Bewirtschaftung bis hin zum Transaktionsprozess existieren mittlerweile eine Vielzahl an Tools, die den Anwendern das Leben leichter machen sollen, indem sie Prozesse beschleunigen, automatisieren und weniger fehleranfällig gestalten. Nennenswertes Potenzial zur Effizienzsteigerung sieht die Branche dabei im Datenmanagement. So verwundert es nicht, dass laut einer Umfrage von Cloudbrixx Ende 2021 die Nutzung virtueller Datenräume bei Immobilientransaktionen zum Standard geworden ist.

Cloudbrixx hat Branchenteilnehmer nach ihrem Nutzerverhalten hinsichtlich digitaler Transaktionsdatenräumen befragt. 92 Prozent der Umfrageteilnehmer gaben an, bereits mit Datenraumlösungen zu arbeiten. Dies liegt auch daran, dass bereits ein Großteil der transaktionsrelevanten Daten in digitaler Form vorliegen – schätzungsweise knapp 80 Prozent. Bei lediglich 20 Prozent handelt es sich noch um Dokumente in Papierform.

Dieses Verhältnis spiegelt sich mittlerweile auch in der Praxis wider: Noch bis vor wenigen Jahren hielten Datenraumanbieter große Kapazitäten an Scanning-Teams, um bei anstehenden Deals Dokumente zu digitalisieren. Diese Kapazitäten sind fast gänzlich abgebaut. Heute können handelsübliche Scanner vernünftig aufbereitete Scans inklusive Texterkennung mittels OCR-Software (Optical Character Recognition) erzeugen. Aus diesem Grund werden analoge Dokumente immer häufiger inhouse digitalisiert. Dazu kommt, dass zunehmend Dokumente nativ digital entstehen. Allerdings ist die digitale Datenlage insbesondere von älteren Immobilienbeständen häufig noch sehr schlecht, weil Dokumente beschädigt oder im Laufe der Zeit verlorengegangen und somit unvollständig sind. Als vordringlichste Probleme, die bei Immobilientransaktionen auftreten, werden von den Befragten dann auch Unvollständigkeit und fehlende Aktualität von Dokumenten genannt.

Die größten Vorteile sahen die Teilnehmer in der konsistenten und übersichtlichen Datenstruktur (63%), der ständigen und mobilen Verfügbarkeit (61%), in Benachrichtigungsfunktionen (58%) und in Kosten- sowie Zeitersparnissen (54%). Sicherheitsaspekte wie Datenschutz (15%) und der Schutz von Dokumenten vor Manipulation (14%) hatten eine vergleichsweise geringe Relevanz. Für große Player spielte der Datenschutz allerdings eine deutlich wichtigere Rolle, denn bei Befragten, die an Deals mit einem Volumen von mehr als 150 Millionen Euro beteiligt sind, landet dieser Aspekt mit 60 Prozent der Nennungen auf Rang zwei – direkt hinter Kosten- und Zeitersparnissen und der konsistenten und übersichtlichen Datenstruktur mit jeweils 80 Prozent der Nennungen.

Die Data Collection – der Prozess der Zusammenstellung aller relevanten Daten und Dokumente für eine Transaktion – nimmt im Durchschnitt fünf Wochen in Anspruch. Die Spannbreite der Angaben reicht dabei von einer, bis hin zu zwölf Wochen. Betrachtet man die Dauer der Data Collection in Abhängigkeit von der Dealgröße wird ein direkter Zusammenhang sichtbar: Je größer der Deal, desto länger dauert auch die Zusammenstellung der Unterlagen. Der Wert steigt von durchschnittlich 2,8 Wochen bei kleineren Deals mit einem Volumen bis 10 Millionen Euro auf bis zu 8,3 Wochen bei Deals jenseits der 150 Millionen-Euro-Schwelle.

Datenräume sind in den vergangenen Jahren immer ausgefeilter, anwenderfreundlicher und performanter geworden, und der Trend geht dahin, alle relevanten Daten in auswertbaren, digitalen Systemen vorzuhalten. Der technologische Quantensprung ist indes bisher ausgeblieben. Dieser Gamechanger wird in einer funktionalen und starken Künstlichen Intelligenz liegen. Mit Hilfe einer solchen KI wird es möglich sein, tausende Dokumente per Drag-and-Drop in den Datenraum hochzuladen, den Inhalt von Dokumenten auszulesen, sie auf dieser Grundlage zu sortieren und aufzubereiten – und das alles automatisiert. In einem KI-unterstützen Transaktionsdatenraum stünden Kaufinteressenten Auswertungen für ihre Due Diligence zur Verfügung, beispielsweise zu Vermietungsquoten, Restlaufzeiten von Mietverträgen oder Sanierungsstau.

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von Cloudbrixx GmbH
Erstveröffentlichung: The Property Post, Mai 2022