Das Büro bleibt leer

Die Situation rund um die Corona-Krise und das damit zusammenhängende Kontaktverbot haben unsere Gesellschaft vor eine große Herausforderung gestellt. Sowohl im privaten als auch im beruflichen Leben müssen alle mit bisher unbekannten Einschränkungen und Veränderungen umgehen. Im Privaten steht der Verzicht auf Kontakt mit Familie und Freunden wohl im traurigen Vordergrund - beruflich bangen viele Menschen um ihren Arbeitsplatz oder müssen mit Einschnitten leben. In vielen Unternehmen hat die Situation aber auch neue Arbeitskonzepte und Prozesse etabliert. Das Arbeiten im Homeoffice hat an Stellenwert gewonnen und wird vielerorts wohl auch nach der Krise häufiger eine Rolle spielen. Das führt uns schon jetzt zu dem Gedankenspiel, wie ein gelungenes Arbeitsplatzmanagement in Zukunft funktionieren kann, um gegebenenfalls teure Fläche einzusparen und trotzdem allen Mitarbeitern ein komfortables Arbeiten zu ermöglichen.

Auslastung von Büros verbessern und Kosten mit Arbeitsplatzmanagement einsparen
Neue Arbeitsplatzkonzepte haben schon vor der Corona-Krise an Bedeutung gewonnen - flexible Arbeitszeitmodelle, Homeoffice- und Außendiensttätigkeiten führten in so manch einem Büro zu einer Auslastung von nur etwa 40-50 Prozent der vorhandenen Arbeitsplätze an einem normalen Arbeitstag. Die Vermutung liegt nahe, dass sich besonders die Arbeit aus dem Homeoffice aufgrund der momentanen Situation in der Zukunft weiter auf flexible Arbeitsplatzkonzepte auswirkt - denn die Digitalisierung macht das Arbeiten von zu Hause einfach und viele Arbeitgeber stellen fest, dass ihre Mitarbeiter genauso produktiv sind, wie vor Ort im Büro. Das wird eine noch geringere Auslastung von Arbeitsplätzen mit sich bringen und ein effektives Arbeitsplatzmanagement wird wichtiger, um Fläche und somit Kosten einzusparen.

Die Digitalisierung der Arbeit
Die Digitalisierung war schon vor der Corona-Krise ein Antreiber, viele Branchen und ihre Prozesse sowie Arbeitsweisen zu verändern. Die während der Krise gesammelten Erfahrungen werden das weiter ausbauen. Digitale Lösungen zur Unterstützung von flexiblen Arbeitsplatzkonzepten werden dabei einen neuen Stellenwert erlangen. Denn die Arbeit mit den modernen digitalen Lösungen funktioniert besser als man denkt. Beispielsweise müssen Dokumente und Rechnungen nicht mehr in Ordnern im Schrank sortiert werden, sondern sind digital auf den Endgeräten bzw. in der Cloud und werden mithilfe digitaler Dokumentenmanagementsysteme organisiert. So ist der Zugriff auch aus dem Homeoffice gewährleistet. Feste Arbeitsplätze für alle Mitarbeiter in einem Büro werden im Zusammenhang mit derartigen, verschiedenen Softwarelösungen, Cloud-Technologien, der Zunahme neuer Arbeitskonzepte der Vergangenheit angehören.

Der Arbeitsplatz wird immer häufiger das Zuhause – das Büro bleibt leer
Mitarbeiter, die häufiger aus dem Homeoffice arbeiten oder Außendienstmitarbeiter, die nur einmal in der Woche im Büro sind, werden keinen festgelegten Schreibtisch benötigen - ihr Arbeitsplatz vor Ort kann variieren. Softwarelösungen ermöglichen die Arbeit heute von überall und das Internet of Things (IoT), Sensoren und Smart Building Plattformen erschaffen mithilfe der Übermittlung von Echtzeitdaten eine flexible Nutzung von Flächen für ein effektives Arbeitsplatzmanagement in den Büros. So gibt es mancherorts immer weniger feste Arbeitsplätze, Einzelbüros werden zunehmend in alternative Bürolösungen umgewandelt, sodass Arbeitsplätze flexibel von verschiedenen Mitarbeitern genutzt werden und Flächen zu Kostenreduzierung eingespart werden können.

Smart Buildings – unser Arbeitsplatz der Zukunft
Besonders mittels IoT vernetzte, intelligente Gebäude (Smart Buildings) und deren Büros werden damit einen immer höheren Stellenwert erhalten. Die mit neuen Technologien erzeugte Vernetzung von Sensoren und Smart Building Plattformen unterstützt bei der Optimierung der Flächen- und Arbeitsplatznutzung, bei der Steuerung des Facility Managements, beim Einsparen von Energie, beim Management der Gebäudenutzung und verbessert damit den Service von Immobilienunternehmen und den Komfort der Immobiliennutzer bei gleichzeitiger Reduzierung von Miet- und Betriebskosten.

Der Schlüssel für den großen Mehrwehrt liegt in der Verbindung aus Funksensoren und einer Softwarelösung - die Sensoren liefern Daten in Echtzeit, die in der Smart Building Plattform ausgewertet werden, um Gebäude und deren Räume im Alltag bedarfsabhängig und flexibel nutzen zu können – für wechselnde Anforderungen im Büroalltag genauso wie für einen nachhaltigen Betrieb von Immobilien. Intelligente Lösungen, wie die Tisch- und Raumreservierung für Büros, intelligentes Parkraummanagement, eine smarte Energieverwaltung oder der Einsatz von Sensoren zur Koordination des Facility-Management sind mittlerweile ausgereift und lassen sich heutzutage unkompliziert auch in älteren Immobilien nachrüsten.

Effektiver Mehrwert – Smart Building Plattformen für das Arbeitsplatzmanagement
Über eine Smart Building Plattform bereitgestellte Informationen dienen dazu, den genauen Nutzungsbedarf von Flächen zu erfassen, diese zu koordinieren und alle Dienstleistungen entsprechend intelligent zu steuern. Freie Arbeitsplätze werden den Mitarbeitern auf Displays im Büro angezeigt oder sind über eine App bzw. eine Browser-Plattform abrufbar – die Lösung, um bei modernen Arbeitskonzepten freie Arbeitsplätze in einem Büro zu koordinieren und auf diese Weise Fläche und Kosten zu sparen.

Nutzer sind es aus dem Alltag heutzutage gewohnt, fast alles über einen Bildschirm zu steuern, sei es mit einem Smartphone, Tablet PC, dem Laptop oder Infoterminal – sie erwarten einen ähnlichen Service und die gleichen Interaktionsmöglichkeiten an ihrem Arbeitsplatz. Das kann die Smart-Building-Plattform liefern. Apps mit persönlicher Unterstützung, die Live-Sensordaten und eine Darstellung der Raumaufteilung nutzen, ermöglichen neben der Navigation am Arbeitsplatz, die Buchung von Dienstleistungen und sofortiges Feedback. Jeder Mitarbeiter, der ins Büro kommt, kann sich im Vorhinein über die App oder direkt vor Ort im Büro über Displays einen Arbeitsplatz aussuchen und reservieren. Auch müssen ungenutzte Büros oder Konferenzräume erst gar nicht klimatisiert, geheizt oder vom Reinigungspersonal gesichtet werden, sodass Unternehmen durch einen niedrigeren Energieverbrauch Kosten und Ressourcen bei den Betriebskosten sparen können.

Ein Instrument, Kosten und Energie zu sparen
Mietern und Nutzern von Immobilien wird mit derartigen Smart Building Lösungen ein Instrument an die Hand gegeben, Arbeitsplätze und ganze Büros effektiv zu nutzen. Der sich so ergebende Mehrwert schafft aber auch weiterführende Vorteile für die effektive Verwaltung von Immobilien und dem Einsatz benötigter Ressourcen, beispielsweise für das Facility Management oder das Energiemanagement. In einem intelligenten Gebäude werden Dienstleistungen nicht mehr nach Plan ausgeführt, sondern gezielt dort, wo der Bedarf nötig bzw. am höchsten ist, ohne Zeit- oder Ressourcenverschwendung. Funktionen und Prozesse werden verbessert und die Nutzerfreundlichkeit steigt – mithilfe der unkomplizierten Integration smarter Technologien, wie den IoT-fähigen Sensoren verknüpft mit der richtigen Softwarelösung wird der Komfort für die Nutzer und das Management während der Nutzungsphase von Immobilien schnell optimiert und auf eine neue Ebene gehoben.

Kurzfristige Reaktion auf Umstellungen bei Arbeitsplätzen
Auch kurzfristig werden sich Arbeitsplätze einigen zentralen Herausforderungen stellen müssen, sobald die Arbeitnehmer nach Lockerungen der momentanen Situation ins Büro zurückkehren. Die Vermeidung eines möglichen Wiederauftretens des Virus ist dabei nur unter Berücksichtigung einer vorsichtigen Wiederaufnahme sozialer Kontakte mithilfe der Nutzung von separaten Arbeitsbereichen, Abstandsregelungen, Einführung neuer Standards für Hygiene und bei gleichzeitiger Gewährleistung von Komfort und Produktivität der Arbeitnehmer umzusetzen.

Iot und Smart-Building Plattformen bieten Gebäudemanagern und –nutzern die Möglichkeiten, diese Herausforderungen während der Übergangszeit zu lösen. Durch die Bereitstellung detaillierter Nutzungsinformationen können die Lösungen dazu beitragen, dass die Arbeitnehmer in Bereichen, in denen sie den größten Teil ihres Arbeitstages verbringen, räumlich weiter voneinander entfernt sind und so längere Zeiträume einer möglichen Belastung durch Krankheitserreger aus dem Weg gehen. Indem Mitarbeiter und Manager auch bei flexiblen Arbeitsplätzen in Echtzeit wissen, wo andere Personen sitzen, können Gebäudemanager das Risiko einer Belastung bei erneutem Auftreten der Infektion minimieren. Ein universell einsetzbares Reservierungssystem trägt dazu bei, dass Arbeitsflächen und Kollegen darüber informiert bleiben, wer im Gebäude arbeitet – und wo. Durch die Zuordnung der spezifischen Standorte von Mitarbeitern kann der Suchaufwand reduziert und die Mitarbeiterproduktivität gesteigert werden.

Gleichzeitig können gezieltere Hygieneansätze des Reinigungspersonals gesteuert werden und zu mehr Effizienz und Sicherheit führen. Mit den Smart-Building-Lösungen gezielt gesteuerte Reinigungsaufgaben, die auf die Nutzung des Arbeitsplatzes zugeschnitten sind, können dazu beitragen, dass zusätzliche Zeit und Ressourcen für Bereiche mit hohem Risikopotenzial bereitgestellt werden, die auf der tatsächlichen Nutzung und nicht auf Nutzungsannahmen basieren.

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von Spacewell Germany
Erstveröffentlichung: Spacewell Germany Blog vom April 2020, (https://blog.spacewell-germany.com/)