Beim Deal die Chance vertan?

Portfoliotransaktionen und Unternehmenszusammenschlüsse gehören seit jeher zum deutschen Immobilienmarkt. Verschiedene Unternehmen ermittelten in Studien das vergangene Jahr 2013 sogar als transaktionsstärkstes Immobilienjahr nach der Krise, also seit 2007.

Mit 44 Prozent Transaktionsanteil lagen Büroimmobilien im gewerblichen Transaktionsmarkt ganz vorn, gefolgt von Einzelhandelsimmobilien mit rund 29 Prozent. Auch der Markt für Wohnimmobilientransaktionen entwickelte sich unter anderem durch namhafte Übernahmen positiv. Für 2014 wurde ebenfalls ein hohes Transaktionsvolumen in Aussicht gestellt. Dies allerdings eher im Rahmen von Übernahmen als durch große Deals mit einzelnen Portfolien.

Zu etwa 25 bis 30 Prozent sind an solchen Prozessen internationale Investoren beteiligt, die von ihrem Heimatstandort aus rund um die Uhr Einblick in die Daten des gehandelten Portfolios erhalten müssen, um eine etwaige Transaktion für sich bewerten zu können. Als Hauptproblem stellen sich hierbei immer wieder fehlende oder unzureichend beschriebene Schnittstellen im Prozess der Datenzusammenführung heraus. Folge sind höhere Kosten und ein größerer Zeitaufwand bei der Datenzusammenführung.

Datensammlung und -übergabe

Transaktionen konzentrieren sich derzeit auf die Segmente Büro-, Einzelhandels- und Wohnimmobilien. Sie betreffen aber darüber hinaus auch immer wieder alle anderen Nutzungsarten und stellen daher die gesamte Branche vor die immer gleiche technische Herausforderung der Datenzusammenführung. Denn kommt es zu Verkäufen oder Übernahmen großer Immobilienportfolios, werden im ersten Schritt elektronische Datenräume erstellt, in denen transaktionsrelevante Unterlagen digital gesammelt und zur Einsicht bereit gestellt werden. Durch den Erwerber werden damit die Due Diligence durchgeführt, bei denen der Wert der Immobilien bestimmt wird. Ziel ist aber auch, eine rechtliche Prüfung der gehandelten Portfolios in Hinblick auf Baurecht, laufende Verträge, Grundbücher und ähnliches sowie die finanzielle Entwicklung der Immobilien für eine Transaktionsentscheidung zu prognostizieren. Dies ist bei großen oder komplexen Immobilienbeständen nur mit Hilfe von entsprechenden EDV-Systemen möglich. Es wird dann an dieser Stelle notwendig, alle relevanten Daten in ein unterstützendes EDV-System zu übernehmen und diese dort logisch zusammen zu führen. Das ist bei den ohnehin digital erfassten Stammdaten eines Immobilieneigentümers oder -verwalters zunächst unkritisch. Aber insbesondere die Bereitstellung analoger Daten – also von Unterlagen in Papierform – bedeutet während der Due Diligence-Phase einen großen Aufwand. Mietverträge und Grundbuchauszüge müssen beispielsweise dafür aufwändig entklammert, eingescannt und in den Datenräumen ebenfalls digital und strukturiert zur Einsicht zur Verfügung gestellt werden.

Nach dem Verkauf der Immobilienbestände ist der nächste Schritt die Datenübergabe der Objekten an den neuen Eigentümer. Dies geschieht oftmals auf kompliziertem Wege händisch per Datenträger, da die bereits digitalen Daten trotz allem nicht automatisch in das ERP-System des Erwerbers übernommen werden können. Nicht kompatible Schnittstellen zwischen beiden Systemen, ein unterschiedlicher Aufbau der Stammdatensätze von Mietverträgen oder auch die Angst vor automatisch übertragenen Fehlern schüren hier die Sorgen der Verantwortlichen des Integrationsprozesses. Damit wird ein großer zeitlicher als auch finanzieller Aufwand in Kauf genommen. Abgesehen davon ist auch die Fehlerquote bei händisch-monotoner Arbeit in der Regel hoch.

Die Herausforderung meistern

Korrekt und pünktlich wären die Schnittstellen eigentlich bereits in der Anfangsphase des Projektes in Hinblick auf Inhalt und Qualität zu definieren. Es muss schon vor der ersten Datensammlung vom Erwerber festgelegt werden, in welcher Struktur die Daten zum Portfolio für die künftige digitale Übernahme aufzubereiten sind. Welchen Aufbau haben beispielsweise die Stammdatensätze der Mieter, wie und wo sind wichtige Dokumente wie Verträge technisch im Datensatz zu verknüpfen.

Nur auf diese Art und Weise können Daten wesentlich einfacher Ausgetauscht und in das Zielsystem fehlerfrei integriert werden. Auf dem Weg dahin kann eine Due Diligence und gerade in diesem Zuge die Wertermittlung für ein Portfolio vereinfacht werden.

Sichtweise der Forschung

Die gif Gesellschaft für immobilienwirtschaftlichen Forschung e.V. hat eigens einen Arbeitskreis „Immobilien-Daten-Austausch“ ins Leben gerufen. Dieser entwickelte nach eigener Auskunft eine Richtlinie – also einen Standard – zum Datenaustausch für die in Deutschland ansässigen Akteuren der Szenarien Produktkonzeption, Planung und Errichtung, Ankauf, Bewirtschaftung und Verkauf von Immobilienbeständen. An diesem Regelwerk können sich auch IT-Dienstleister im Rahmen ihrer Produktentwicklung orientieren.

Arbeitsgrundlage waren ähnliche Standards aus anderen Ländern, in denen ein einheitliches Vorgehen schon länger praktiziert wird.

Modellfall – Case Study

Abschließend bleibt festzuhalten, dass es dringend Notwendig ist, dass sich IT-Systemanbieter auf eine einheitliche Stammdatensystematik und Schnittstellenausprägung einigen. Due Diligence Prozesse und die Übertragung von Stammdaten werden damit in Zukunft vereinfacht. Ferner sinkt der finanzielle Aufwand für die Bewertung von Immobilienportfolios und die Übertragung der Stammdaten bei Immobilientransaktionen. Dies kann als wichtiger und vereinfachender Transaktionsbaustein gesehen werden, der die Bereitschaft der Marktteilnehmer zu Transaktionen begünstigen kann. Mit einer hohen Zahl an Transaktionen bleiben Immobilien eines der interessantesten Anlagegüter.

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von PROMOS consult GmbH
Erstveröffentlichung: September 2014, Der Immobilienbewerter