Always transaction-ready

Das Life-Cycle-Management von Immobilien ist für viele Asset Manager und Eigentümer von zentraler Bedeutung. Doch nun geraten rund um den Betrieb und vor allem den Werterhalt von Immobilien über deren ganzen Lebenszyklus hinweg auch die Daten in den Fokus. Tatsächlich sind immer mehr Portfolio- und Fondsmanager darum bemüht, langfristige Werte durch standardisierte und nachhaltige Datenvorbereitung zu schaffen. Das ist alles andere als verwunderlich: Laut einer von der Real Estate Advisory Group (REAG) ausgeführten Umfrage führt unklare und/oder unvollständige Transaktionsdokumentation zu Wertverlusten von bis zu 15 Prozent – oder hat zur Folge, dass ganze Transaktionen scheitern.
 

Der Wert von Assets ist somit in hohem Maße von der Qualität der zugrunde liegenden Dokumentation abhängig – je unvollständiger und ungenauer die Dokumentation, umso weniger kann ein Asset wert sein. Es ist also von zentraler Bedeutung, dass alle Informationen und Dokumente zu einem Asset stets verfügbar und auf dem neuesten Stand sind.

Genau deshalb standardisiert die Immobilienbranche in den vergangenen Jahren ihr Asset Management zunehmend. Auch die Digitalisierung schreitet voran. Besonders deutlich wird das im Transaktionsgeschäft: Virtuelle Datenräume als zentrale, sichere Plattformen für den Austausch von Informationen für den Verkauf eines Assets sind heute Standard.

Doch trotz all dieser Verbesserungen sind Eigentümer und Verwalter von Vermögenswerten nach wie vor mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert. Im Hinblick auf Asset-Management-Prozesse zum Beispiel fordern Eigentümer mehr Transparenz von Vermögensverwaltern und Geschäftspartnern. Noch immer ist es ein langer Weg vom eingescannten Vertrag bis zum analysierten Dokument mit richtig kategorisierten und strukturierten Informationen.

Immobilieneigentümer wollen außerdem schnell auf Veränderungen am Markt reagieren können, um keine günstigen Verkaufschancen zu verpassen – bislang ein ressourcenverzehrendes Unterfangen mit hoher Fehleranfälligkeit. Denn für jede Transaktion werden oftmals mühselig zunächst alle Informationen und Dokumente gesammelt und anschließend in einen virtuellen Datenraum überführt.

Immobilien benötigen einen digitalen Zwilling

Auf genau diese Herausforderung ist der Digital Twin eine mögliche Antwort. Digital Twins, also digitale Gebäude-Zwillinge, sind nämlich virtuelle Abbilder der Immobilien mit allen verbundenen Aktionen, Transaktionen und Dokumenten. Der digitale Gebäudezwilling ist dabei mehr als nur eine Excel-Tabelle oder eine Bauwerksdatenmodellierung. Ein Digital Twin ist eine Datenbank, die alle Informationen wie Messwerte, Zustandsbeschreibungen oder Änderungen am Gebäude, aber auch alle Verträge, beinhaltet.  Alle Daten, die das Gebäude betreffen, werden erfasst und das führt zu einer exakten virtuellen Darstellung des physischen Vermögenswertes.

Bei Neubauten sollte der Zwilling von Anfang an planungsbegleitend erstellt und über den gesamten Lebenszyklus der Immobilie weitergeführt werden. Das Ziel ist immer ein genaues Abbild des tatsächlichen Gebäudes. Der gesamte Datenbestand wird kontinuierlich aktualisiert.
 

Der Nutzen liegt auf der Hand: Da der digitale Zwilling eine genaue Nachbildung des physischen Objekts ist, profitieren Bau- und Immobilienbranche besonders von ihrer Einführung. Betreiber und Immobilieneigentümer erhalten eine Entscheidungsgrundlage und können ihren Vermögenswert besser verstehen, Vorhersagen treffen und so auch neue Einkommensmöglichkeiten finden. Hausverwalter und Eigentümer können digitale Zwillinge beispielsweise nutzen, um Betrieb und Verkauf zu optimieren, denn Benutzer können jederzeit während des gesamten Lebenszyklus des Assets einfach und schnell alles über ihre Projekte oder Immobilien erfahren.
 

Bei der Planung, dem Bau und der Bewirtschaftung von Gebäuden jetzt und in der Zukunft wird die Schaffung eines digitalen Zwillings immer wichtiger, um alle relevanten Daten jederzeit in Echtzeit verfügbar zu haben. In Zukunft werden Asset Manager weniger Ressourcen für die Datenerfassung und -strukturierung verwenden müssen und können mehr Zeit auf das eigentliche Immobilienmanagement verwenden. Das Forschungs- und Beratungsunternehmen Gartner prognostiziert folgerichtig, dass in den nächsten 5-10 Jahre die Hälfte der großen Industrieunternehmen digitale Zwillinge für bessere Forschungs- und Entwicklungsergebnisse nutzen werden, und damit ihre Effektivität um zehn Prozent zu verbessern.

PORTFOLIO Lifecycle-Datenräume als zentrale Plattform für den gesamten Lebenszyklus

Die entscheidende Frage stellt sich nun, wo und wie in Zukunft Digitale Zwillinge, verfügbare Tools und alle notwendigen Daten eine möglichst sichere digitale Heimat finden. Die effizienteste Antwort darauf sind virtuelle Datenräume. Warum sollten diese bewährten und sicheren Plattformen erst bei Abwicklung einer Transaktion genutzt werden? Da in vielen Fällen gleich ab Kauftag eines Assets die Absicht zum Weiterverkauf besteht, bietet es sich an, alle Daten zu einem Objekt oder den Digital Twin nicht erst für eine Transaktion, sondern von Anfang an in einem sogenannten PORTFOLIO Lifecycle-Datenraum zu erfassen und dort zu pflegen.
 

Wie der Name bereits verrät, kann dieser als sichere Plattform für die Betreuung des gesamten Lebenszyklus einer Immobilie genutzt werden. Virtuelle Datenräume bieten sich nicht nur für Buy und Sell an, sondern in idealerweise auch für die wichtige Hold-Phase, in der stets alle Informationen gesammelt und Angaben aktualisiert werden sollen. Mit einem PORTFOLIO-Datenraum sind alle Daten auf einer Cloud-Plattform sicher online gespeichert und können entsprechend der jeweiligen Nutzerrechte jederzeit von internen und externen Parteien abgerufen werden.  Bei fremdsprachigen Dokumenten hilft die Übersetzung auf Knopfdruck im Datenraum. Wer einen PORTFOLIO-Datenraum nutzt, hat alle transaktionsrelevanten Dokumente mithilfe eines Digital Twins jederzeit griffbereit und ist stets „transaction-ready“.
 

Mehr noch: Für eine Transaktion können per Knopfdruck alle Dokumente und Informationen in einen entsprechenden neuen TRANSACTION Datenraum überführt werden. Wer einen PORTFOLIO-Datenraum nutzt, verfügt im Hintergrund also auch über eine jederzeit aktivierbare, sichere und effiziente Transaktionsplattform. Die Vorteile liegen auf der Hand.

Und durch die immer stärkere Einbindung künstlicher Intelligenz lassen sich weitere Potentiale heben und einfache Prozesse an KI-Algorithmen auslagern. Stichwort: Auto-Allokation. Mit der automatischen Zuordnung von Dokumenten steht die nächste technische Revolution in den Datenräumen bereit. Konkret heißt das: Dank fortwährenden Lernens der hinter dem Datenraum stehenden KI kann diese das aufwendige Sortieren und Auslesen von Dokumenten übernehmen und so personalintensive Routinearbeiten überflüssig machen. Sobald ein Nutzer Dokumente im Datenraum verschiebt, berücksichtigt dies der Algorithmus für alle weiteren Daten und platziert neue Dokumente entsprechend.

Mehrwert in jeder Lebensphase eines Assets

Mithilfe eines PORTFOLIO-Datenraums können Assets und Portfolios also besser organisiert und Transkationen schneller abgeschlossen werden. Letztlich sind auch höhere Verkaufserträge bei gleichzeitiger Kostensenkung möglich.

Doch außer Kosteneinsparungen bietet die Einrichtung und Führung eines PORTFOLIO-Datenraums noch viele weitere klare Vorteile: Flexibilität, Effizienzsteigerung, bessere Kontrolle und Zugänglichkeit während der gesamten Haltephase eines Assets.

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Erstveröffentlichung: „Immobilien & Finanzierung" im März 2019