Agiles Prozessmanagement

Analog war gestern. Das ist in vielen Unternehmen der Immobilienwirtschaft mittlerweile mehr als angekommen. Interne Arbeitsprozesse werden immer mehr digitalisiert. In kaum einem Unternehmen werden Buchhaltung und Abrechnungen heute noch ohne eine spezialisierte Software für das Immobilienmanagement bearbeitet.

Auch die sich dramatisch veränderten Verhaltensweisen und Anforderungen der Mieter und Kunden werden heute häufig schon mit einbezogen. Um aber mit der dynamischen Entwicklung erfolgreich schrittzuhalten, sollten alle internen Prozesse von Immobilienunternehmen regelmäßig auf den Prüfstand gestellt werden. Denn nur wer all seine Prozesse wirklich kennt und den benötigten Arbeitsaufwand dahinter weiß, kann sie effizienter gestalten und dermaßen agil handeln, dass nicht nur Produkte und Leistungen, sondern die gesamten Strukturen, Prozesse und die Unternehmenskultur vollständig einbezogen werden, sodass Kosten gesenkt werden und Margen steigen.

Die Digitalisierung hat Einzug erhalten – aber das war es noch nicht

Viele Unternehmen der Immobilienwirtschaft haben die Zeichen der Zeit verstanden und bilden ihre regelmäßigen Arbeitsprozesse mittlerweile digital ab. Mithilfe von Softwarelösungen für das Immobilienmanagement werden Buchhaltung und Abrechnung abgebildet. Und genauso, wie immer mehr digitale Kommunikationsmittel wie Serviceportale für Mieter zum Einsatz kommen, verschwinden vielerorts die Schränke voller Aktenordner und Papierstapel – denn auch die Dokumente werden digitalisiert und mit digitalen Dokumentenmanagementsystemen verwaltet und bearbeitet.

Agiles Prozessmanagement zur Anpassung an aktuelle Anforderungen

Wer glaubt, die Veränderungen und Anpassungen hören damit auf und der Digitalisierungsprozess ist abgeschlossen, der irrt. Die Digitalisierung von Daten und Dokumenten oder die Automatisierung wiederkehrender Prozesse ist nur der Ausgangspunkt, für das, was noch auf die Immobilienbranche zukommt. Agiles, regelmäßiges Prozessmanagement wird für die Unternehmen der Immobilienwirtschaft daher wichtig sein, um ihre Arbeitsweise stetig weiterzuentwickeln und den aktuellen Marktanforderungen anzupassen. Als Agilität kann dabei zum einen die Fähigkeit eines Unternehmens bezeichnet werden, schnell und adäquat Veränderungen der Umwelt wahrzunehmen. Zum anderen verbirgt sich dahinter die Fähigkeit, sich und seine Arbeitsweise kontinuierlich an die komplexen, dynamischen Anforderungen der Umwelt anzupassen - was bedeutet, flexibel, schnell und vollumfänglich auf Veränderungen reagieren zu können, sobald dies notwendig werden sollte.

Neue Prozesse warten schon

Längst schon stehen in der Immobilienwirtschaft neue Veränderungen im Fokus und die Digitalisierung von komplexen Arbeitsprozessen, die mittlerweile einen beachtlichen Anteil der Tätigkeiten im Immobilienmanagement ausmachen, muss dementsprechend abgebildet werden. Dabei werden Faktoren entscheidend, die einerseits für die Qualität der Arbeit wichtig sind und andererseits von Kunden und Mietern erwartet werden. Die zunehmende Komplexität der Themen, wie beispielsweise Smart Buildings und die daraus resultierenden Möglichkeiten der Datensammlung und -verarbeitung, die Auswirkungen der zunehmenden Digitalisierung sowie ein Werte- und Kulturwandel erzeugen einen externen Druck, der ein stetiges Anpassen von Prozessen in der Immobilienwirtschaft wichtig macht.

Mit den Erwartungen der Kunden und Mieter gehen

Denn die externen Anforderungen an die Unternehmen der Immobilienwirtschaft steigen aufgrund der Nutzererfahrungen mit anderen Branchen immer mehr. Daraus ergibt sich die Frage, was die Immobilienwirtschaft mit anderen Branchen zu tun hat – einiges. Denn es kommt generell nicht darauf an, was die Kunden und Mieter aus der Sicht von Immobilienunternehmen eventuell brauchen. Es kommt vielmehr darauf an, was die Kunden, Mieter und Immobiliennutzer heute erwarten. Das sollte den Unternehmen nicht im Verborgenen bleiben. Gleiches gilt für Mitarbeiter. Um qualifizierte Mitarbeiter halten zu können oder gar anzuwerben, ist es unerlässlich einige der heutigen Standards zu erfüllen. Die Mitarbeiter der Zukunft wollen nicht mit Ordnern und Papier arbeiten. Digitale, smarte Lösungen und effektive Prozesse sind auch hier das Mittel, um qualifiziertes Personal an ein Unternehmen zu binden. In Zeiten des Mangels an qualifizierten Mitarbeitern gilt es daher auch hier, ein Unternehmen technisch so aufzustellen, dass sich Mitarbeiter dafür entscheiden.

Digitale Prozesse ausbauen und Kosten sparen

Unternehmen, die den ersten Schritt der Digitalisierung gegangen sind und ihre Daten sowie Arbeitsprozesse digitalisiert haben, können zukünftig darauf aufbauen. Sie können neu aufkommende Erwartungen erfüllen und mithilfe der Erweiterung von Prozessen Zusatzleistungen anbieten – ohne erheblichen Arbeits- und Kostenaufwand. Denn besonders das mit Zusatzkosten verbundene Anbieten zusätzlicher Dienstleistungen, die sich aus neuen Erwartungshaltungen ergeben, ist für die Unternehmen der Branche oft eine große Hürde. Die Tätigkeit der Verwaltung und Bewirtschaftung von Immobilien ist an sich schon sehr zeit- und personalintensiv – es ist nicht einfach, damit Geld zu verdienen. Und jetzt sollen auch noch neue Anforderungen erfüllt werden? Wie ist das zu leisten und gleichzeitig noch eine entsprechende Marge zu erwirtschaften? Um zusätzliche Aufgaben zu erfüllen und neue Anforderungen abbilden zu können, seien es neue Auflagen des Gesetzgebers oder die Erwartungen von Kunden, müssen Prozesse regelmäßig analysiert sowie bestmöglich gestaltet werden und Mitarbeiter müssen möglichst effizient arbeiten können. Nur auf diese Weise können Immobilienunternehmen am Puls der Zeit bleiben und ihre Erträge steigern.

Das Einsparpotenzial digitaler Arbeitsprozesse nutzen

Um das Potenzial digitaler Arbeitsprozesse vollkommen ausschöpfen zu können ist es demnach wichtig, die internen Prozesse genauestens zu kennen und den dahintersteckenden Arbeitsaufwand beziffern zu können. Womit beschäftigen Mitarbeiter sich am längsten, mit der Verwaltung welcher Immobilie verdient ein Unternehmen wirklich Geld? Diese Daten sollten Unternehmen analysieren und die Prozesse dementsprechend anpassen. Denn der Wettbewerb wird durch die Digitalisierung immer härter und die Margen damit immer kleiner. Die aufgesetzten Prozesse müssen daher so an das jeweilige Unternehmen angepasst werden, dass sie zu einem Mehrwert werden und ein Mehr an Arbeit für das gleiche Entgelt erfüllt werden kann. Das Einsparpotenzial digitaler Prozesse mag auf den ersten Blick vielleicht gering sein, nicht selten lassen sich damit aber nahezu zwei Stunden Arbeitszeit pro Tag und Mitarbeiter einsparen. Auf diese Weise können heute bei der Immobilienverwaltung Kosten gesenkt und durch effektives Arbeiten bessere Margen erzielt werden, die das Unternehmen erfolgreich machen und langfristig bei den Kunden und auf dem Markt etablieren.

Prozesse kennen und digital umsetzen - zukunftsfähig werden

Zukunftsfähig werden demnach nur die Unternehmen der Immobilienwirtschaft sein, die ihre Prozesse regelmäßig an die aktuellen Anforderungen anpassen. Dafür müssen sie ihre interne Kostenstruktur und die tatsächlichen Arbeitsaufwände regelmäßig ermitteln und ihre Prozesse dementsprechend planen und aufsetzen. In der heutigen Zeit ist es beispielsweise ein unnötiger Aufwand und eine unnötige Verschwendung von Arbeitszeit, wenn für die Datenerfassung, Kommunikation und die Erstellung von Berichten oder Protokollen mehr Zeit beansprucht werden muss als nötig. Mithilfe von Softwarelösungen für das Immobilienmanagement und integrierten Zusatzlösungen können viele Prozesse unkompliziert abgebildet und der Arbeitsaufwand somit deutlich reduziert werden.

Beispiele für die Effizienzsteigerung

Daten bei der Abnahme von Immobilien können beispielsweise über eine Lösung für die digitale Objektübergabe gepflegt werden, die direkt in die Software für das Immobilienmanagement integriert ist und über eine Schnittstelle alle Daten austauscht und synchronisiert. Die Kommunikation kann direkt über eine Software für das Immobilienmanagement gestaltet werden, die alle aktuellen Meldungen anzeigt und weiterverarbeiten lässt oder mithilfe einer zusätzlichen Lösung für die Mieterkommunikation, einem digitalen Serviceportal, abgebildet werden. Berichte und Protokolle zu allen notwendigen Kennzahlen des Unternehmens und der Verwaltungsbestände können unkompliziert direkt mit der Software für Immobilienmanagement erstellt werden.

Es gibt viele Lösungen, die regelmäßige Aufgaben einer Immobilienverwaltung automatisieren und die alltägliche Arbeit damit erheblich effizienter gestalten. Herzstück dessen sollte eine Software für das Immobilienmanagement sein, die einen Großteil der geforderten Aufgaben abdeckt und quasi als Plattform dient - hilfreiche Zusatzlösungen, die Immobilienverwaltungen benötigen, können dabei integriert werden und erweitern das System. Auf diese Weise können Arbeitsschritte optimiert und letztendlich die Erträge gesteigert werden.

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von Spacewell Germany
Erstveröffentlichung: Spacewell Germany Blog vom Dezember 2019 (https://blog.spacewell-germany.com/)