Digitales Immobilienmanagement

Tattersall Lorenz, deutschlandweit tätiger Immobilienverwalter und -manager, setzt bei der Betreuung seines 5,2 Mio. m² Mietfläche umfassenden Immobilienportfolios im technischen Property Management auf die modulare Software-Lösung von Cloudbrixx. Die digitalen Tools helfen, Prozesse und Workflows effizienter zu gestalten und die immer größer werdenden Datenmengen systematisch aggregieren und auswerten zu können. Angesichts der steigenden Relevanz von ESG-Reportings wird dies immer wichtiger.

Um die Performance einer Immobilie zu optimieren, arbeiten Asset, Property und Facility Management Hand in Hand. Dazu bedarf neben einer guten Kommunikation auch einen zielgerichteten Informationsfluss. Bei der Menge an Daten, die während des Immobilienbetriebs vor allem im Bereich der (haus-)technische Anlagen anfallen, wie beispielsweise der Verbrauch von Wasser, Strom und Heizenergie oder auch Wartungsintervalle, kann man schnell den Überblick verlieren. Doch diese wichtigen Informationen bieten nur dann einen echten Mehrwert, wenn sie so vorliegen, dass man von überall auf sie zugreifen kann und eine schnelle und einfache Auswertung und Zusammenfassung zu Key Performance Indicators (KPI) möglich ist. Denn Eigentümer und Portfoliomanager benötigen valide Daten als Grundlage für strategische und operative Entscheidungen. Dazu braucht es ein zentrales digitales System, da die Erfassung und Aufbereitung dieser Datenmengen auf analogem Wege schlicht nicht mehr zu bewältigen ist.

Der deutschlandweit tätige Property Manager Tattersall Lorenz treibt bereits seit Jahren die Etablierung digitaler Prozesse im eigenen Unternehmen voran. Für das Technische Property Management nutzt Tattersall Lorenz die modulare Cloudsoftware des Spezialisten für die Workflow-Digitalisierung, Cloudbrixx. Durch den Einsatz von Cloudbrixx konnte Tattersall Lorenz deutliche Verbesserungen nicht nur im Datenmanagement, sondern auch in den Bereichen Kommunikation und Prozessmanagement erzielen. Die dadurch realisierte Zeitersparnis beziffert der Property Manager auf 30 bis 40 Prozent. In einer Branche, die zunehmend unter Margendruck gerät, ist dies ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil.

Ein System für alle relevanten Daten
Durch den modularen Aufbau von Cloudbrixx arbeiten die unterschiedlichen Beteiligten aus dem Asset, Property und Facility Management gemeinsam auf derselben Plattform und speisen somit alle wichtigen Informationen, beispielsweise zu technischen Anlagen, Zählerständen, Zustandsdaten und Wartungsintervallen, in ein zentrales System ein. Mittels App kann die Datenerfassung und -übertragung direkt vor Ort mit dem Smartphone oder Tablet erfolgen. Eine Rechtematrix gewährleistet dabei, dass jeder nur das sehen und verändern darf, wozu er oder sie berechtigt ist. Auf dem Dashboard sind alle relevanten Daten übersichtlich einsehbar und vereinfachen die kennzahlenbasierte Steuerung der betreuten Liegenschaften. Prüf- und Wartungstermine können so nachweislich und termingerecht durchgeführt werden.

Ineffizienter E-Mail-Verkehr wird ersetzt
Die Kommunikation unter den Beteiligten eines Projektes erfolgt über ein Benachrichtigungstool und offenes Ticketsystem. So können auch externe Beteiligte ohne Plattformzugang in den Informationsfluss einbezogen werden. Das ersetzt den ineffizienten E-Mail-Verkehr und erhöht die Übersichtlichkeit, da jeder Projektebeteiligte nur die für seinen Aufgabenbereich relevanten Informationen erhält. Diese Art der Kommunikation hat sich in der Praxis als effizient und äußerst transparent erwiesen und in diesem Zuge das Vertrauen unter den Beteiligten erhöht.

Automatisierte Prozesse beschleunigen Ablauf
Das Modul „Aufträge“ kommt bei Tattersall Lorenz am häufigsten zum Einsatz kommt. Durch den chronologischen und benutzerfreundlichen Arbeitsablauf, mit rollenbasierter Freigabeprozedur und automatischer Dokumentation aller Aktivitäten, konnten Prozesse in diesem Bereich verschlankt und beschleunigt werden. Gegenüber der vorherigen Arbeitsweise ergibt sich dadurch eine erhebliche Zeitersparnis. Zudem ist es möglich, die Auswahl von Auftragnehmern an intern hinterlegte Bewertungen sowie bestimmte Indikatoren zu knüpfen und dann gemäß Qualitätsmanagement bzw. ESG-konform zu steuern.

Kein ESG-Reporting ohne Daten
ESG wird immer relevanter in der Immobilienwirtschaft. Cloudbrixx unterstützt Tattersall Lorenz hinsichtlich der Nachweisführung der ESG-Anforderungen, indem die Softwarelösung einerseits selbstständig Prüftermine für die technischen Anlagen eines Gebäudes auf der Grundlage des Anlagetyps und der liegenschaftsbasierten Bundeslandzuordnung vorschlägt und damit bei der Wahrnehmung der Betreiberverantwortung sowie der Wartungs- und Prüfverpflichtungen hilft. Zum anderen werden alle relevanten Daten während eines Prüftermins automatisch dokumentiert, ins System übertragen und dort auch mit den erfassten Verbrauchsdaten zusammengeführt. Durch Auswertungen lassen sich so die Kennzahlen bilden, die als KPI für die ESG-Strategien des Asset Managers dienen oder aus denen Vorschläge zur Optimierung beispielsweise von Verbräuchen abgeleitet werden können.

Auf dem Weg zum digitalen Ökosystem
Cloudbrixx bündelt und ersetzt unterschiedliche Softwarelösungen, mit denen Tattersall Lorenz früher gearbeitet hat, wie beispielsweise Excel, Outlook sowie ein CAFM- und ein Rechnungs-Tool. Der modulare Aufbau und die Verknüpfung der Module untereinander erzeugen einen durchgängigen Informationsfluss ohne Medienbrüche und bieten die Möglichkeit, das System bei Bedarf um weitere Funktionen auszubauen. Eine schnittstellenoffene Softwarearchitektur und standardisierte Schnittstellen (REST-API) machen Cloudbrixx zudem anschlussfähig an bestehende Systeme und schaffen damit die Voraussetzung zum Aufbau eines digitalen Ökosystems, das darauf abzielt, durchgehende Workflows über alle Phasen des Immobilienlebenszyklus hinweg zu etablieren.

Die Nutzungsrechte wurden The Property Post zur Verfügung gestellt von Cloudbrixx
Erstveröffentlichung: TPP, November 2022