CAFM und Smart Office im Fokus

Nutzergesteuerte Klimatisierung, Adaptive Lighting oder automatische Raumbuchung: Die Einsatzmöglichkeiten smarter Technologie und Internet-of-Things in Büros ist vielfältiger denn je. Doch profitiert auch der Endnutzer oder dient alles nur der besseren Vermietung?

Arbeiten im Smart Office wird immer mehr zum Standard in deutschen Büros. Bereits 2018 nutzten 60 % der Mitarbeiter in deutschen Büros mindestens eine intelligente Anwendung in ihrer Arbeitszeit. Dieser Wert hat sich in den letzten Jahren nochmal erhöht. Auch die Möglichkeiten sind noch vielfältiger geworden. Waren anfangs vor allem Rauchmelder oder Lichtsteuerung verfügbar, kommen zunehmend weitere Bereiche des Büroalltags hinzu. Vor allem durch den Einsatz von Softwarelösungen wurden die unterschiedlichen Aspekte der Arbeit digitaler und damit prinzipiell auch effizienter. Ebenso groß sind auch die Erwartungen: Die Beratungsfirma Deloitte ermittelte 2020 immerhin bei 64 % der befragten Akteure eine positive Haltung zu den Verbesserungen durch eine Digitalisierung der Büros.

Verschiedene Kombinationen der zur Verfügung stehenden CAFM-Technologien können den gesamten Arbeitsalltag erleichtern und verbessern. Das beginnt schon bei der Suche nach einem Parkplatz. Durch Sensoren und Apps kann der Nutzer bereits auf dem Weg ins Büro die Verfügbarkeit ermitteln. So wird ihm direkt der beste Weg zum nächstgelegenen freien Parkplatz angezeigt. Auch die Aufzugfahrt wird mit smarter Technologie und einer automatischen Auslastungserkennung einfacher — bis hin zur schlichten Empfehlung, heute einfach mal die Treppe zu nehmen.

Am Arbeitsplatz angekommen ist automatisch die persönliche Idealtemperatur eingestellt und das Licht schaltet sich mit Betreten des Büros auf die individuell angenehmste Lichttemperatur und Helligkeit ein. Gerade diese simplen Maßnahmen steigerten in einer Studie der TU Delft die Mitarbeiterproduktivität. Besonders die Möglichkeit der individuellen Einstellung von Temperatur, Lüftung und Licht erhöhte in den Befragungen die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter in knapp 80 % der Fälle.

Arbeitsplatzbuchung und Sicherheitsarchitektur

Die Nutzung des immer gleichen Arbeitsplatzes ist für einen großen Teil der Mitarbeiter im Büro der Zukunft Vergangenheit. Durch eine smarte Buchung des Platzes — angepasst an die individuellen Bedürfnisse und die Arbeitssituation — wird zum Standard. Durch flexible Home-Office-Regelungen steht damit den Mitarbeitern mehr Fläche zur Verfügung — ebenfalls ein entscheidender Faktor der Zufriedenheit und damit der Produktivität. Auch für Konferenzen oder Meetings lassen sich über smarte Software genau die Räume finden, die den Anforderungen entsprechen. Jedes Stück Mobiliar ist hinterlegt, die Größe des Raumes genauso wie die Beleuchtung und die installierte Technik. Catering kann vorher gebucht werden und steht zum gewünschten Zeitpunkt bereit. Durch automatisierte Wartungsintervalle sind sämtliche Geräte auf dem neusten Stand und einsatzbereit. Schatteneinfall und Sonnenstrahlung sind je nach Tages- und Jahreszeit erfasst. Damit werden überbelichtete und schlecht lesbare Präsentationen vermieden. Die simple Kombination aus smartem Parken und automatischer Arbeitsplatzbuchung führte in einer Untersuchung der Universität Eindhoven zu einer Steigerung der Arbeitseffizienz um 15 %.

Auch die Wartung der Sicherheitsarchitektur findet mit Hilfe von CAFM in automatisierten Intervallen statt. Mitarbeiter können sich darauf verlassen, dass ihr Arbeitsplatz den neusten Standards genügt. Damit wiederum steigt die Zufriedenheit und die Produktivität. Gezielte Verbesserungen des Arbeitsumfeldes, die das Arbeiten angenehmer und erfüllender machen, vermindern nach einer Studie der Continental Automated Buildings Association zusätzlich Krankheiten und Fehlzeiten um 20 %.

Zugang und Entsorgung

Neue Mitarbeiter oder externe Akteure bedeuten häufig eine kurzfristige Verlangsamung der Arbeit. Zumindest der Zugang zu Gebäude und Räumen lässt sich durch smarte CAFM-Lösungen deutlich erleichtern. Ein digitaler Zugangscode landet einfach per Mail auf dem Smartphone — schon stehen die definierten Räume offen, ohne Zugang zu sensiblen Daten oder Bereichen zu ermöglichen. Codefelder als Türöffner ersetzen dann einen Kartenscanner.

Im Anschluss an die Arbeit kann unmittelbar eine Reinigung beauftragt werden. So findet jeder Mitarbeiter bei seiner Buchung einen sauberen Raum vor, der ausreichend gelüftet ist und mit dem vorgesehen Mobiliar ausgestattet. Durch eine automatische Erkennung der Frequentierung einzelner Bereiche lassen sich Reinigungsintervalle bedarfsadaptiert planen und umsetzen. Ebenso beauftragen Abfalleimer mit automatischer Füllstandserkennung dann selbst ihre eigene Leerung.

Die Anwendungsmöglichkeiten neuer Technologien in Kombination mit etablierten CAFM-Softwarelösungen sind ausgesprochen vielfältig geworden. Die Vorteile für die Endnutzer sind nach einer Einarbeitungsphase offensichtlich ebenso variantenreich. Gleichzeitig bedeuten sie nicht nur eine Beschleunigung von Prozessen und Abläufen sondern auch eine Steigerung der Arbeitszufriedenheit. Die damit einhergehende Erhöhung von Produktivität, Effizienz und Mitarbeiterbindung wirkt sich dementsprechend positiv auf das Unternehmen aus. Gleichzeitig gilt es hierbei alle Mitarbeiter ins Boot zu holen. Nur so lässt sich die Digitalisierung mit einem Benefit für die gesamte Mitarbeiterschaft erreichen.

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Erstveröffentlichung: The Property Post, Oktober 2023